Papierloses Büro: In 5 Schritten zur digitalen Buchhaltung

Papierloses Büro – wer hat diese Aussage noch nicht gehört? Doch sind wir mal ehrlich: Haben Sie nicht auch Notizzettel auf Ihrem Schreibtisch? Drucken Sie wichtige Informationen nochmal aus, damit sie nicht in Vergessenheit geraten?
Eine aktuelle Studie ergab, dass trotz der erheblichen Vorteile das vollständig papierlose Büro nicht umsetzbar ist. Auf Grund der schnelleren Datenverarbeitung, sowie der geringeren Druck- und Portokosten, liegt laut der Europäischen Kommission das Einsparpotenzial bei E-Rechnungen europaweit jährlich bei 40 Milliarden Euro.

Die Umsetzung zum papierlosen Büro setzt Disziplin und Struktur voraus. Ebenso scheuen sich vor allem kleine und mittelständische Unternehmen davor, da sie sich in Bezug auf die Datensicherheit, die Gesetzeskonformität und die Akzeptanz des eigenen Steuerberaters unsicher sind. Die Angst ist jedoch spätestens seit der Abschaffung der digitalen Signatur unbegründet.

5 Schritte zur digitalen Buchhaltung 

Die Vorteile, welche sich aus papierlosem Arbeiten ergeben, sind enorm und dürfen somit nicht unterschätzt werden. Es ermöglicht nicht nur das Einsparen von Kosten, nebenbei ist das papierlose Arbeiten auch noch umweltfreundlich und das wohl wichtigste Argument ist die Zeitersparnis. Die gesuchten Dateien und Dokumente werden viel schneller aufgefunden, wodurch die eingesparte Zeit in andere Aufgaben investiert werden kann.
Zudem ist die Bearbeitung der eigenen Aufgaben nicht mehr ortsgebunden. Das papierlose Büro ermöglicht Ihnen jederzeit den Zugriff auf die Dateien, was die Mobilität wesentlich unterstützt.
Die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung lohnt sich und ist mit geringem Aufwand umsetzbar.

  • Durchbrechen gewohnter Verhaltensmuster

Dass Rechnungen und Belege weiterhin ausgedruckt und abgeheftet werden, ist der reinen Gewohnheit geschuldet. In unseren Köpfen ist diese Vorgehensweise eingeprägt, weshalb wir Papierrechnungen und elektronische Rechnungen nicht auf eine Ebene setzen. Viele Unternehmen wissen nicht, dass alles, was elektronisch an das Unternehmen gesendet wird, auch elektronisch weiterverarbeitet und revisionssicher archiviert werden muss. Dokumente, welche in Papierform eingehen, dürfen gescannt werden und müssen anschließend auch in elektronischer Form weiterverarbeitet werden. Umgekehrt ist dies allerdings nicht möglich.

  • Etablieren eines “innerbetrieblichen Kontrollverfahrens”

Durch den Gesetzgeber wird das Einhalten von Kriterien und Strukturen vorausgesetzt. Meist werden diese allerdings bereits in dem Unternehmen angewendet oder sind ohne großen Aufwand erstellbar. Der Gesetzgeber fordert:

– Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren
– Ein datensicheres und revisionssicheres Archivierungssystem
– Datenzugriff z.B. für eine Steuerprüfung

Hierdurch soll geprüft werden, ob die Rechnung mit der Leistung übereinstimmt und der Rechnungsbetrag somit angewiesen werden kann. Zur Prüfung ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren möglich.
Dieses wird bereits erfolgreich durchgeführt, wenn die Rechnung mit der Auftragsbestätigung, dem Lieferschein, einem Kaufvertrag oder einem Zahlungsbeleg abgeglichen wird.

  • Etablieren papierloser Prozesse

Die Unternehmen müssen ihre internen Prozesse prüfen und überarbeiten. Ziel ist hierbei das papierlose Arbeiten. Dies gelingt unter anderem, wenn Ordner digital angelegt werden. Die Ordner können nach dem Bearbeitungsstatus untergliedert werden, wie z.B. „eingegangen“, „bearbeitet“ und „bezahlt“. Wichtig ist hierbei eine Rechtestruktur, denn es dürfen nur befugte Mitarbeiter Zugriff haben. Oft ist der Zugang jedoch schon durch einen passwortgeschützten PC eingegrenzt.

Der wohl größte Aufwand besteht jedoch darin, wie mit Dokumenten in Papierform, welche üblicherweise in Ordner abgeheftet werden, verfahren wird. Die Dokumente müssen eingescannt und somit digitalisiert werden. Die Unternehmen müssen also intern besprechen, wer die Digitalisierung vornimmt.

  • Buchhaltung als Teil der digitalen Arbeitswelt etablieren

Die digitale Welt nimmt uns Menschen immer mehr ein. Kurze Nachrichten werden schnell via Social Media versendet und der Kalender wird unterwegs auf Termine geprüft. Aufgaben ohne digitale Unterstützung durchzuführen ist nahezu unmöglich geworden. Ziel ist gewohnte Prozesse einfacher, schneller und papierloser zu gestalten. Dies ist jedoch noch nicht in der Buchhaltung angelangt und muss somit noch umgesetzt werden.

Auch heute noch werden von den meisten Unternehmen die Rechnungen mit Word oder Excel erstellt und anschließend auf Papier gedruckt. Um eine digitale Buchhaltung einführen zu können, bedarf es einer digitalen Lösung zum Schreiben von Rechnungen, zur Archivierung von Belegen und der Weitergabe elektronischer Dokumente.

  • Einbeziehen des eigenen Steuerberaters

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihr Steuerberater die Rechnungen, Belege und Kontoauszüge in Papierform benötigen. Dies ist ein Irrtum, welcher sich auf Grund der Gewohnheit eingeschlichen hat. In einem gemeinsamen Gespräch stellt sich oftmals heraus, dass der Steuerberater mit der digitalen Übergabe einverstanden ist, da dieser nicht die Dokumente an sich benötigt, sondern nur folgende Informationen:

– Was ist wann an Umsatz oder Ausgaben angefallen?
– Was wurde wann von welchem Konto bezahlt?
– Was steckt hinter den einzelnen Transaktionen (z.B. Gebühr, Erlös aus Dienstleistungen mit 19% MwSt.)?

Grundlegend muss also nicht gleich ein Programm wie DATEV eingeführt werden, da eine einfache Übergabe der Dokumente in digitaler Form ausreichend ist.
Zur Umsetzung des papierlosen Büros ist die Abstimmung mit dem Steuerberater ein wichtiger Schritt.

Der Beginn eines papierlosen Büros erfolgt in den Köpfen!

Die Vorteile des papierlosen Büros liegen klar auf der Hand: Zeitsparend, umweltschonend und kostensenkend. Zur Umsetzung sind also Disziplin, Durchführung und auch die Erkennung der Ziele notwendig.
Warten Sie nicht, setzen Sie die aufgeführten Schritte um. Diese müssen nicht alle gleichzeitig umgesetzt werden. Oftmals führen auch schon die kleinen Schritte ans Ziel. Denn letztendlich ist die Umsetzung zum Großteil reine Kopfsache!

 

Mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV können Sie alle eingehende E-Mails, welche beispielsweise an eine E-Mail-Adresse in der Form „rechnung@meinefirma.de“ gesendet werden, automatisiert archivieren lassen. Dies ermöglicht Ihnen ein automatisiertes Verfahren, wodurch kostbare Zeit eingespart werden kann.

Ebenso ermöglicht Ihnen StarFinder® DIGITAL ARCHIV in Form des Workflow-Creators Ihren firmeninternen Ablauf als Prüfprozess zu hinterlegen. Somit können Ihre Eingangsrechnungen schnell und digital geprüft und freigegeben werden.

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