Workflows in der digitalen Archivierung DMS

Prozessoptimierung durch passenden Workflow

„Ein Arbeitsablauf (englisch: workflow) ist eine definierte Abfolge von Aktivitäten in einem Arbeitssystem einer Organisation.“ Quelle: Wikipedia

Laut einer aktuellen Studie, der bitkom Research Group, arbeitet jeder zweite Mitarbeiter an einem Computer. Bei Dienstleistern sind es sogar mehr als 85% die täglich an oder mit einem Computer arbeiten. Das Problem: nur rund 40% der Unternehmen haben eine Strategie für die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse und besitzen daher keinen optimalen Workflow.

Kaum ein Unternehmen kann heutzutage auf die Unterstützung durch Computer verzichten. Dabei wird das Potenzial, das unsere Rechner aufweisen, nur in den wenigsten Fällen vollständig ausgenutzt.

Die meisten Arbeitsabläufe sind in Computerprogrammen erfasst und werden auf digitalem Weg bearbeitet. Mit einem digitalen Archiv inkl. einer intelligenten Workflow-Funktion wird das Arbeiten einfacher, schneller und vor allem auch effektiver. Alle Unternehmensdokumente sind in einer Quelle abgelegt und können mit den passenden Workflows bequem und schnell verarbeitet und weiterbearbeitet werden.

Wie digitale Workflows den Arbeitsalltag erleichtern

Mit einem digitalen Archiv werden verschiedenste Prozesse automatisiert: zum Beispiel die Rechnungsbearbeitung, die Digitalisierung von Papierpost und deren Durchlauf durch das Unternehmen oder die Anlage von Verzeichnissen in einer elektronischen Akte.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Ein über das digital Archiv organisierter Workflow verursacht weniger Fehler als ein Mensch und vor allem vergisst er nichts! Ein Workflow vergisst keine Notizen, keine Termine, keine Informationen, die einmal eingegeben wurden.

Workflow: Rechnungsfreigabe

Die typische Situation der Rechnungsfreigabe ist in jedem Unternehmen bekannt. Es liegt eine Lieferantenrechnung mit mehreren Posten vor, die von verschiedenen Mitarbeitern bestellt und deswegen auch von jedem einzelnen geprüft werden muss. Die Rechnung wird bequem eingescannt, dadurch im digitalen Archiv abgelegt und kann von dort in den Kreditoren-Workflow geleitet werden. Hierbei können schnell und einfach alle Mitarbeiter eingegeben werden, die an diesem Workflow teilnehmen sollen. Wenn sich ein Mitarbeiter im Urlaub befindet oder krank ist, kann man die entsprechende Vertretung auswählen. Den entsprechenden Mitarbeitern wird sofort gemeldet, dass ein Rechnungsworkflow eingegangen ist. Jeder kann sich nun den Workflow mit der Rechnung auf den Bildschirm holen, prüfen und gegebenenfalls freigeben.

Auf diese Weise geht keine Rechnung mehr in einem Papierstapel unter oder wird vergessen, denn im Workflow wurde auch das Zahlungsziel bzw. die Skontofrist hinterlegt. Per E-Mail erhalten die Mitarbeiter im gewünschten Rhythmus eine Übersicht, der noch zu erledigenden Workflows.

DIGITAL ARCHIV inkl. Workflowfunktion

Mit einem automatischen Workflow bleibt nichts liegen, was termingerecht erledigt werden muss. Die Rechnungsfreigabe ist nur ein Beispiel für einen Workflow im Unternehmen. Es gibt noch zahlreiche andere Möglichkeiten, Dokumente, Informationen und Aufgaben mit einem Workflow effizient durch das Unternehmen zu bewegen.

Mit StarFinder® archivieren Sie alle Arten von Dokumenten digital und rechtssicher. Sichern Sie sämtliche Daten und Dokumente Ihres Unternehmens in Ihrem elektronischen Archivierungssystem. So verwandelt StarFinder® im Handumdrehen Ihr passives Aktenlager in einen aktiven Know-how-Pool für alle Mitarbeiter. In diesem durchsuchen Sie google-artig das ganze Unternehmenswissen nach relevanten Inhalten. Mit der individuellen Workflow-Funktion steigern Sie die Effizienz um ein Vielfaches.

Wir entwickeln kundenspezifische Workflows und auf Wunsch passen wir unser Archivierungssystem auch an individuelle Anforderungen an. Seien Sie jetzt dabei und nutzen Sie die schlanke und intuitiv bedienbare Software zur digitalen Archivierung, mit allem was Sie benötigen.

 

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