Digitale Archivierung Kostenvorteile

Qualitätsverbesserungen im Unternehmen durch ein digitales Archiv

Ein digitales Archiv unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Archivierungspflichten. Aber nicht nur das! Die Einführung eines DIGITAL ARCHIVs wirkt sich dazu noch deutlich positiv auf die Qualität im Unternehmen aus. Wir haben Ihnen die acht ausschlaggebenden Vorteile für Ihre Qualität im Unternehmen zusammengefasst.

8 ausschlaggebende Vorteile für digitale Archivierung

  • Kundenzufriedenheit erhöhen

    Durch die raffinierte Suchfunktion eines digitalen Archivs werden Dokumente in Sekundenschnelle gefunden. Der Suchaufwand für Mitarbeiter nach Dokumenten in Aktenschränken und die eventuelle Wartezeit für den Kunden am Telefon, entfällt. Durch das digitale Archiv können schnell die gewünschten Informationen für alle Kunden bereitgestellt werden.

  • Strukturierte Dokumentenverwaltung

    Beim Archivieren eines Dokumentes im DIGITAL ARCHIV erhält das Dokument bestimmte Attribute. Der Benutzer muss für das Dokument eine passende Kategorie auswählen. Das Dokument bekommt eine Struktur, dadurch wird es vom Benutzer einfacher und schneller gefunden. Optional können zusätzliche Informationen gespeichert werden, die ebenfalls zur Verschlagwortung des Dokumentes zählen.

  • Vermeidung von Medienbrüchen

    Durch den Einsatz eines digitalen Archivs wird vermieden, dass mehrere verschiedene IT-Systeme im Unternehmen benötigt werden. Ein Medienbruch liegt vor, wenn sich das Informationsmedium eines Dokumentes verändert. Die Einhaltung eines einheitlichen Informationsmediums hilft dabei, dass Prozesse transparenter gemacht, Dokumente nicht mehrfach archiviert und für den Benutzer schneller gefunden werden.

  • Sicherheit durch Zugriffskonzepte

    Um Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen, gibt es eine ausgefeilte Benutzerverwaltung. So sieht jeder nur das, was für ihn bestimmt ist. Dokumente können nicht direkt gelöscht oder verändert werden. Verschlüsselte Festplatten verwehren jeden unbefugten Zugriff.

  • Datensicherung

    Durch Spiegelungen der Dokumentenarchive ist der Verlust von Dokumenten nahezu ausgeschlossen.

  • Reduzierung von Raum- und Lagerkosten

    Durch das elektronische Archiv reduzieren sich Raum- und Lagerkosten erheblich. Durch die elektronische Archivierung entfällt der physikalische Papierbestand. Dazu verringert sich der Platzbedarf, der für die Lagerung der Dokumente benötigt wird. Das heißt, mögliche Mietkosten entfallen.

  • Senkung des Papierverbrauchs und der Druckkosten

    Durch das digitale Archiv und die entsprechenden Druck-, Scann- und Versende-Funktionen, die das System bietet, lässt sich der Papierverbrauch enorm verringern. Druck- und Mietkosten können minimiert werden.

  • Schulungskosten

    Bei den meisten Dokumenten-Management-Systemen sind Schulungen für die Mitarbeiter nötig, da es sich hier um Systeme mit komplexen Funktionen handelt. Auf der Benutzeroberfläche befinden sich oftmals redundante Funktionen im Widget-Content oder Header-Bereich einer webbasierten DMS-Lösung. Dies sorgt für eine unübersichtliche Benutzeroberfläche, was die meisten Benutzer zunächst einmal abschreckt und diese das System nicht annehmen bzw. nicht effizient damit arbeiten können und wollen. Deshalb sind bei vielen DMS-Anbietern Schulungen durch Systemberater (Consultants) nötig.

    Wenn man Dokumente effizient und ohne funktionsüberflutete Eingabemaske verwalten möchte, dann bietet Netcontrol mit StarFinder hier eine angenehme Lösung für den User.

     

    Durch den einfachen Aufbau findet man sich schnell in der Anwendung zurecht. Die benötigten Grundfunktionen wie Upload, Archivierung, Prozess (Workflow generieren) und Suchen sind auf einen Blick zu sehen. Wählt man z.B. den Funktionsreiter Detailsuche aus, so öffnet sich ein Eingabeframe, in dem weitere Parameter ausgewählt werden können, nachdem das System die Suche filtert. Da das System vom Frontend ähnlich aufgebaut ist wie die Suchmaschine von Google, empfinden die meisten Benutzer mit der Systemumgebung als bereits vertraut und müssen nicht eingelernt werden. Auch die Präsentation der gesuchten Ergebnisse wird in Miniaturansichten (Thumbnails) angezeigt und bietet wie Google auch eine Dokumentenvorschau, nachdem der Mauscursor auf das Objekt geführt wird.

    Aufgrund des selbsterklärenden Frontends des revisionssicheren Archivs StarFinder sind keine Schulungskosten für die Anwendung vorgesehen.

Das DIGITAL ARCHIV StarFinder® steigert die Qualität im Unternehmen

Die Vorteile haben Sie überzeugt? Und Sie möchten die Qualität in Ihrem Unternehmen verbessern? Das einzigartige DIGITAL ARCHIV StarFinder® ist intuitiv bedienbar, revisionssicher, GoBD 2015-konform und TÜV-zertifiziert. Unternehmen können mit StarFinder® E-Mails und alle anderen Arten von Dokumenten und Dateien digital ablegen. Steigern Sie die Qualität in Ihrem Unternehmen und testen Sie StarFinder® unverbindlich in Ihrem Unternehmen.

 

[button style=”btn-danger btn-lg btn-block” icon=”glyphicon glyphicon-star” align=”left” type=”link” target=”true” title=”Jetzt kostenlos testen!” link=”http://starfinder-dms.de/starfinder-dms-kostenlos-testen/”]

 

 

Teilen Sie diesen Beitrag jetzt datenschutzfreundlich!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

  Newsletter abonnieren (Jederzeit wieder abbestellbar)