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Schnell-Check: Sind Ihre Akten sicher untergebracht?

Der Erfolg eines Unternehmens wird vor allem am Wachstum gemessen. Stehen in Ihrem Unternehmen die Zeichen auf Wachstum? Dann ist ein positiver Einstieg ins neue Jahr garantiert! Aber natürlich führt ein Wachstum auch zu Herausforderungen: Wachstum braucht Platz. Die korrekte Lagerung bzw. Archivierung von Papier-Unterlagen muss gemeistert werden. Machen Sie einfach unseren Schnell-Check und stehen Sie auf der sicheren Seite.

1. Schritt: Überblick verschaffen

Jahrelang sammeln sich Akten, Ordner und Unterlagen im Unternehmen an und es werden immer mehr. Viele Dokumente werden im Keller gelagert, andere sind in Archiv-Räumen und ein paar werden in Büroräumen einzelner Mitarbeiter aufbewahrt. Wie ist das in Ihrem Unternehmen? Es kommt nicht selten vor, dass Unterlagen an verschiedenen Plätzen archiviert werden. Daher gilt es sich im ersten Schritt einen Überblick zu verschaffen, wo genau im Unternehmen die Archivräume sind.

Wichtig ist es, jede Abteilung durchzugehen. Die Abteilungsverantwortlichen können bei der Übersicht behilflich sein. So gewinnt das Thema Aufmerksamkeit und gleichzeitig wird eine regelungskonforme Lagerung sichergestellt.

2. Schritt: Plan erstellen

Liegt die Übersicht vor, wo im Unternehmen Dokumente und Aktenordner gelagert sind, müssen im zweiten Schritt die Räumlichkeiten geprüft werden. Es empfiehlt sich einen Plan zu erstellen und sich für die Prüfung der Räumlichkeiten genügend Zeit einzuplanen. Die Ergebnisse sollten schriftlich festgehalten und dokumentiert werden. Im Nachgang gibt es eine Empfehlung an alle Verantwortlichen.

3. Schritt: Art der Daten prüfen

Im nächsten Schritt gilt es zu prüfen, welche Art von Daten archiviert werden, denn je nach Art der Daten gelten spezielle Regelungen. Für personenbezogene Daten muss gewährleistet sein, dass sie gegen Zugriff von Unbefugten, gegen Diebstahl und gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind. Das Gleiche gilt natürlich auch für Unterlagen mit sensiblen Informationen wie z. B. Betriebsgeheimnissen. Ein Verlust durch Zerstörung oder Diebstahl kann im Unternehmen großen Schaden verursachen.

4. Schritt: Lösch- bzw. Aufbewahrungsfristen beachten

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Personenbezogene Daten müssen gemäß den Regeln in § 35 BDSG nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden. Dies unter anderem dann, wenn der für die Speicherung erforderliche Zweck erfüllt ist und keine Aufbewahrungsfristen der Löschung entgegenstehen.

[bctt tweet=”Schnell-Check – Archivierung von Papier-Unterlagen”]

5. Schritt: Sicherheitsrisiken aufspüren

Um sich einen Überblick zu verschaffen, ob der Raum zur Archivierung geeignet ist und welche Risiken bestehen, gilt es folgende Punkte zu prüfen:

  • Sind die Regale/Schränke, die zur Archivierung dienen, aus Holz oder aus feuerfestem Material?
  • Sind Rauchmelder und Feuerlöscher in den Archivierungsräumen vorhanden?
  • Verlaufen im Archiv Wasser- oder Gasleitungen?
  • Sind die Wände, Decken und Böden der Räume frei von Schimmel?
  • Sind die Archivräume dem Schutzbedarf der Daten angemessen verschließbar?
  • Ist ein Konzept zur Zutrittskontrolle vorhanden?
  • Ist es aufgrund der gelagerten Menge an Unterlagen und Datenträgern sinnvoll, diese auf mehrere Räume zu verteilen, um das Sicherheitsrisiko insgesamt zu verringern?

Oder einfach digital archivieren

Können Sie Papierdokumente digitalisieren und in digitale Archivierungssysteme überführen?

Mit der digitalen Archivierung erfüllen Unternehmen nicht nur gesetzliche Vorgaben und höchste Sicherheitsanforderungen, sie verbessern die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse und sparen dazu erhebliche Kosten ein. In einem elektronischen Archiv können alle Dokumente und E-Mails rechtssicher und übersichtlich abgelegt werden – teilweise voll automatisch. Mit elektronischen Akten ist die Ablage kein zusätzlicher Aufwand mehr, sondern spart Material, Räume, Zeit und Geld, weil alle Dokumente schnell und einfach archiviert und indexiert werden.

Sensible Daten sind sicher gespeichert. Gegen Feuer, Wasserschäden und höhere Gewalt helfen Sicherungskopien, die außerhalb des Unternehmens gelagert werden. Den unberechtigten Zugriff verhindern entsprechende Zugriffsberechtigungen. Einfacher erfüllen Sie Ihre Archivierungspflichten nicht!

 

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