Sichert alles – was Sie sollten !


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Alle Unternehmen sind zur Aufbewahrung von Dokumenten verpflichtet. Wie lange dies im Einzelfall erfolgen muss, ist abhängig von der Art des Dokuments. Wer Dokumente, die er meint, nicht mehr zu benötigen, wahllos in den Papierkorb wirft, kann sich am Ende eine Menge Ärger einhandeln. Eine Unternehmensprüfung, bei der angeforderte Unterlagen nicht aufzufinden sind, kann schwerwiegende Folgen nach sich ziehen.

Aber in Unternehmen gibt es auch zahlreiche Dokumente, die nicht aufbewahrungspflichtig sind, deren Archivierung aber dennoch Sinn macht. Dazu gehören beispielsweise betriebsinterne Aufzeichnungen, die keine steuerliche Relevanz haben, wie beispielsweise Arbeits- und Fahrberichte, interne Projektunterlagen, Werbematerial und Präsentationen.

Workflows zur Prozessoptimierung nutzenDarüber hinaus ist es überaus sinnvoll Unterlagen zum Datenschutz und QM-Dokumente zu archivieren und versioniert allen Kollegen zugänglich zu machen.
Die Sicherung von internem Wissen und die Bereitstellung innerbetrieblicher Anweisungen im digitalen Archiv vereinfacht Prozesse ungemein.

Mit entsprechenden Workflows lässt sich auch sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über aktuelle Änderungen informiert werden. Workflows bieten darüber hinaus auch die Möglichkeit, die Kenntnisnahme durch die Mitarbeiter zu protokollieren und nachzuweisen.

Die Archivierung dessen was ein Unternehmen, durch interne und ein- und ausgehende Dokumente, im Laufe der Zeit lernt und somit weiß, ist von unschätzbarem Wert. Ein digitales Archiv stellt somit die Grundlage für die Sammlung, Bereitstellung und Verbreitung von Informationen und Wissen aller Art dar.

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