Sind Papiertiger vom Aussterben bedroht?

Sind Papiertiger und mit ihnen deren natürlicher Lebensraum, der Aktenschrank und das Archiv, vom Aussterben bedroht?

Es wird wohl noch etwas dauern, bis sich auch im letzten Unternehmen die papierlose Archivierung durchgesetzt hat. Trotz zunehmender Digitalisierung unseres Lebens, stapeln Unternehmen noch immer Massen von Papier und Aktenordnern in Schubladen, Schränken und Lagerräumen. Selbst Unternehmen, die bereits digital archivieren, haben meist noch einen nicht unerheblichen Rückstand an Dokumenten, die noch nicht elektronisch gesichert wurden.

Aber beim Anblick durchgebogener Aktenregale, berstender Aktenschränke und horrender Mieten für Lagerräume erkennen nach und nach mehr Unternehmen die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements. Die Rodung des Dokumenten-Dschungels schafft Platz für neue Ideen und bringt Licht ins Dunkel verschollener Aktenberge.

Sie wollen den Bestand des Papiertigers noch immer schützen? Dann sollten sie sich Gedanken über ein paar grundlegende Vorteile machen, die mit dem Verschwinden dieser Gattung Einzug in Ihr Unternehmen halten werden.

Einfachheit

Wer sich schon einmal auf der Suche nach einem bestimmten Schriftstück durch ein komplettes Jahresarchiv von Dokumenten gekämpft hat, wird zu schätzen wissen, wenn es ausreicht die richtigen Suchbegriffe einzugeben und zu finden was man sucht. Dank OCR können die Texte von archivierten Dokumenten ausgelesen und anschließend wiedergefunden werden. Archiviert wird heute per Drag & Drop vom Desktop, direkt vom Scanner oder per E-Mail. Alles ganz unkompliziert.

Geschwindigkeit

Die Suche nach dem richtigen Ordner kostet sowohl bei der Ablage, als auch bei der Suche Zeit. Dokumente werden geheftet, gelocht und einsortiert. Ordner werden in Kartons verpackt, gesucht, geöffnet und wieder abgelegt. Diese ganze Arbeit kostet Zeit und Geld. Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem wie StarFinder ist es in vielen Fällen ausreichend zu wissen, um was es im gesuchten Dokument ging, damit es innerhalb von Sekundenbruchteilen wieder zu finden ist.

Sparsamkeit

Digitale Archivierung spart aber nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für die Lagerung. In einem digitalen Archiv können Sie die Inhalte ganzer Lagerhäuser an Akten sichern. Es gibt wahrhaft sinnvollere Dinge, die Sie mit Ihrem Geld machen können, als teure Büroräume für die Archivierung Ihrer Dokumente zu mieten.

Sicherheit

Ein weiterer, häufig weniger beachteter Vorteil ist, dass es viel sicherer ist, Dokumente digital zu speichern. Viele Unternehmen machen sich kaum Gedanken über die Sicherheit Ihrer wertvollen Daten. Akten werden häufig an Orten gelagert, die einem bei genauerem Hinsehen unter Sicherheitsaspekten schon abenteuerlich erscheinen. Garagen, Keller und Büroräume mögen für die private Postkartensammlung ausreichen. Aber spätestens wenn ihr physischer Dokumentenbestand Feuer fängt, können Sie buchstäblich sehen, wie Ihre wichtigsten Daten in Rauch aufgehen.

Mit einem digitalen Archivierungssystem wie StarFinder schützen Sie Ihre Daten mit Passwortschutz und verschiedenen Benutzerberechtigungen vor unbefugten Zugriffen und durch die Speicherung auf einer NAS ist die Wiederherstellung von Daten zwar kein Kinderspiel, aber doch einfach und schnell erledigt.

Erlegen Sie den Papiertiger

Der Papiertiger frisst Zeit, Geld und Platz und ist damit einer der fürchterlichsten Feinde eines effizienten Unternehmens. Im Gegensatz zum Vorzimmerdrachen oder dem Bücherwurm bietet er keinerlei Nutzen für seine Umwelt.  Ist er erst einmal verschwunden, zeigen sich die Ergebnisse sehr schnell. Eine höhere Effizienz, schnellere Reaktionszeiten und ein Gewinn an Arbeitsqualität sind Folgen seines Aussterbens.

Wir helfen Ihnen bei der Planung und unterstützen Sie gerne bei Ihrer Jagd durch den dichtesten Papier-Dschungel.

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