Papier vernichten - dokumente elektronisch archivieren

So wird das papierlose Büro rechtssicher

Mit den GoBD 2015 (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist der Weg frei für Unternehmen, die bei der Verwaltung von Akten auf das papierlose Büro setzen und Raum, Zeit und Geld sparen möchten. Bevor sie auf das papierlose Büro umsteigen und alle Dokumente vernichten, sollten Sie jedoch einige Vorschriften beachten.

Das Blätterchaos loswerden

Papierablagen sind teuer. Räume mit Regalen voller Ordner müssen bereitgestellt werden. Zusätzlich müssen Mitarbeiter da sein, die sich um das Papierarchiv kümmern und bei Bedarf nach vielen Jahren noch Belege, Rechnungen oder Briefe heraussuchen.

Bei einer digitalen Verwaltung der Unterlagen, hat jeder einzelne Mitarbeiter schnellen Zugriff auf alle Dokumente und kann sie direkt an Kunden, Finanzämter oder Kollegen weitergeben. Egal, ob es elektronische Rechnungen, geschäftliche E-Mails, Fotos vom Handy oder Informationen aus Alt-Akten sind.

Mit dem richtigen Scanner schaffen Sie Platz und Ordnung im Unternehmen. Eine Bildauflösung von mindestens 300 dpi ist Pflicht. Wer jedoch nur ab und zu Dokumente elektronisch erfasst, ist auch mit einem einfachen Flachbettscanner bedient. Unternehmen, die sämtliche Rechnungen, Verträge und Bestellungen archivieren und die Originale danach vernichten möchten, benötigen ein hochwertigeres Gerät.

Akzeptieren Finanzämter digitale Unterlagen?

Alle Dokumente, die für das Finanzamt erforderlich sind, akzeptieren Prüfer in elektronischer Form. Mit den GoBD 2015 besteht sogar die Pflicht alle handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente in elektronischer Form korrekt aufzubewahren und vorweisen zu können. Wichtig: Die Dokumente müssen nach den vorgegebenen Regeln gescannt und archiviert werden.

Bereits heute finden schon strenge Betriebsprüfungen in Unternehmen statt, wo der Prüfer ins Haus kommt und direkt fragt: „Wie und wo legen Sie Ihre elektronischen Belege ab?“. Bei einer nicht korrekten Antwort, verlässt der Prüfer das Unternehmen und ein Mahnbescheid ist garantiert.

Wichtige Urkunden und Verträge, über die vor Gericht womöglich gestritten werden könnte, sollten zur Sicherheit im Original aufbewahrt werden. Ein paar Dokumente akzeptieren Behörden nur in Papierform: beispielsweise Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile, die durch Prägungen extra gesichert sind.

Rechtssicher abspeichern – Papieroriginal vernichten

Das Wichtigste ist eine „ordnungsgemäße Buchführung“ gemäß GoBD. Die Archivierung darf jedoch keinesfalls in Windows-Ordnern auf der Festplatte erfolgen, sondern in einem professionellen GoBD-konformen digitalen Archiv, das jeden Scan automatisch mit sogenannten Metadaten wie z. B. dem Einlese-Datum, dem Namen des Bearbeiters und der Art des Dokuments versieht. Sind diese Anforderungen erfüllt, können Unternehmer Papieroriginale vernichten.

Archivieren Sie revisionssicher und GoBD-konform

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