Tipps für eine gelungene Urlaubsübergabe

Sommer, Sonne, Urlaubszeit: Tipps für eine gelungene Urlaubsübergabe

Mit dem Sommer kommt auch die Urlaubszeit. Ein wichtiges Thema, bevor es in den wohlverdienten Urlaub geht, ist eine ordentliche Urlaubsübergabe. Wer richtig entspannen will, sollte seinen Kollegen eine übersichtliche Übergabe hinterlassen. So versinken diese nicht im Chaos, Kunden warten nicht vergeblich auf einen Rückruf und man selbst kann richtig abschalten und den Urlaub genießen.

Zwischen Chaos und Urlaub

Der Reiseführer liegt zwischen Zeitschriften, Briefen und Notizzetteln auf dem Schreibtisch vergraben. Einige Kollegen warten noch auf wichtige Dokumente und auf eine übersichtliche, verständliche Urlaubsübergabe.

Wir haben Ihnen ein paar Tipps für eine reibungslose Urlaubsübergabe zusammengestellt.

  • Vorbereitung

Über eine gute Urlaubsübergabe sollte man sich schon einige Wochen vorher Gedanken machen und bereits Stichpunkte/Projekte schriftlich festhalten. So kann man zum Schluss die Punkte streichen, die man selbst noch erledigen konnte. Damit die Urlaubsvertretung nicht überfordert wird, sollte man möglichst viele Aufgaben vor Urlaubsantritt selbst erledigen.

Eine schriftliche Übergabe an die betroffenen Kollegen ist sehr wichtig – aber ein ausführliches Gespräch gehört auch dazu.

  • Kommunikation

Wichtig ist es, die Kollegen rechtzeitig über den anstehenden Urlaub zu informieren und vorher zu organisieren, wer in der Abwesenheit, welche Aufgaben/Projekte übernehmen kann.

  • To Do-Liste

Die anstehenden Aufgaben müssen ordentlich priorisiert werden. Ein genauer Zeitrahmen muss festgelegt werden. Kollegen müssen definiert werden, die dafür zuständig sind. Am besten ist es, alle To Do’s, verantwortlichen Personen und Deadlines übersichtlich aufzulisten.

Für einen guten Überblick dient hierbei eine Tabelle – diese kann kurz vor Urlaubsantritt per E-Mail an die Kollegen versendet und im digitalen Unternehmensarchiv abgelegt werden. So geht sie nicht verloren.

  • Prozesse erklären

Wo findet man welche Dokumente? Wie bediene ich bestimmte Tools? Lange Erklärungen und Beschreibungen kosten zu viel Zeit.  Wenn alle Dokumente zentral im Unternehmen gespeichert sind, werden Sie auch bei Urlaubsvertretungen schnell und direkt gefunden. Um die Bedienung eines bestimmten Programms zu erklären, reichen Bilder, Screenshots oder eine kleine Grafik meistens schon aus.

  • Abwesenheitsnotiz

Die rechtzeitige Kommunikation der Abwesenheit und Eintragung im Kalender ist für die Kollegen wichtig. Während des Urlaubs weist eine zuvor eingestellte Out-of-Office-Meldung auf die Dauer der Abwesenheit und die Kontaktdaten der Urlaubsvertretung/en hin.

So könnte eine Abwesenheitsnotiz aussehen:

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht!
Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie erreichbar. Meine E-Mails werden in dieser Zeit nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Maxima Mustermann (E-Mail:
maxima.mustermann@website.com, Telefon: 01234-5678)

 Vielen Dank & Freundliche Grüße

Wissensmanagement ist immer gut

Durch die zentrale, digitale Ablage aller Dokumente im Unternehmen werden Kosten, Räumlichkeiten und Zeit eingespart. Mitarbeiter gelangen schnell zu den Dokumenten, die sie zur Arbeit – und auch zur Vertretung abwesender Kollegen – benötigen. So läuft auch in der Urlaubszeit alles schnell und reibungslos ab.

Das NETCONTROL-Team wünscht Ihnen erholsame und sonnige Urlaubstage!

 

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