Verfahrensdokumentation – Hohe Hürde für kleine Unternehmen

Viele kleine Unternehmen empfinden die GoBD als kaum oder schwer verständlich. Darüber hinaus erscheint gerade kleinen Unternehmen der Aufwand für interne Kontrollsysteme und die Verfahrensdokumentation als zu hoch. Und auch die umfassenden Vorgaben hinsichtlich der Verfahrensdokumentation bereiten den Unternehmen Sorge. Die zahlreichen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation sind für viele kleine Unternehmen kaum zu bewältigen und lösen ein Übermaß an Bürokratie und Ressourcenverbrauch aus.

Zu dieser Erkenntnis kommt nicht nur, wer täglich mit dem Thema beschäftigt ist, sondern auch eine Umfrage des DIHK zum Thema GoBD unter 732 Unternehmen.

Digitale Archivierung inkl. Verfahrensdokumentation

Das digitale Archiv StarFinder® bietet Unternehmen ab sofort die Möglichkeit, schnell und einfach eine Verfahrensdokumentation zur digitalen Ablage nach GoBD zu generieren.

Durch die Integration eines Plugins kann jedes Unternehmen in StarFinder®, auf Basis einer standardisierten Verfahrensdokumentation, schnell und einfach eine Verfahrensdokumentation erstellen und zugleich innerhalb des digitalen Archivs ablegen.

Nach der Erstellung wird die Verfahrensdokumentation als PDF-Gesamtdokument archiviert und kann jederzeit abgerufen werden. Bei Änderungen und Korrekturen wird eine neue Verfahrensdokumentation generiert und als neue Version abgelegt. Alle Vorgängerversionen des Dokuments werden dabei revisionssicher archiviert und können bei Bedarf jederzeit eingesehen und überprüft werden.

Die hohen Anforderungen der Politik an die Verfahrensdokumentation sind ein entscheidender Faktor dafür, dass elektronische Rechnungen, trotz des großen Einsparpotenzials, von kleinen Unternehmen noch immer nicht verwendet werden. Mit unserem Plugin wird der Schritt in die digitale Zukunft vereinfacht, indem wir eine bürokratische Hürde für kleine und mittelständische Unternehmen entfernen und damit Raum und Zeit für wichtige Dinge schaffen.

 

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Informationen zur Verfahrensdokumentation

Seit 1. Januar 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz „GoBD“. Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden. Damit ist der Weg frei für Unternehmen, die bei der Verwaltung von Akten auf das papierlose Büro setzen und Raum, Zeit und Geld sparen möchten.

Wesentliche Inhalte

Die GoBD legt zum einen fest, dass ab sofort alle in einem Unternehmen elektronisch erzeugten Dokumente zwingend elektronisch archiviert werden müssen. Darüber hinaus fordert die GoBD aber auch eine Verfahrensdokumentation.

In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Die seit 1. Januar 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fordern für zahlreiche Bereiche Verfahrensdokumentationen von den steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft auch die geordnete und sichere Belegablage.

Die gesetzlichen Grundlagen für die Verfahrensdokumentation sind vielfältig. Sie werden in der GoBD beschrieben und kommentiert und ergeben sich darüber hinaus aus HGB, AO, BGB, UStG, BDSG und anderen mehr.

Keine neue Idee

Bereits 1995 heißt es in den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung bzw. Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), dass »für jedes DV-gestützte Buchführungssystem eine Verfahrensdokumentation auf das Papier gebracht werden muss«.

2001 rückte, durch die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), die Verfahrensdokumentation kurzzeitig in den Brennpunkt der steuerlichen Prüfung. Durch die GDPdU wurde beschlossen, dass alle Anlagen mit steuerlich relevanten Informationen, in einer Verfahrensdokumentation mit eingebracht werden müssen.

Dabei sollte die Verfahrensdokumentation dem Nachweis und der Transparenz der Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben und Anforderungen dienen und den Ablauf des Abrechnungsverfahrens zwischen der Entstehung bis zum Wiederauffinden der Daten beschreiben. Darüber hinaus sollte in der Verfahrensdokumentation die sachlogische und die programmtechnische Lösung beschrieben werden, außerdem die Wahrung der Programm-Identität und der Datenintegrität. Enthalten sein sollte auch eine Arbeitsanweisung für die Anwendung und Archivierung des Programms.

Die Gründe für die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation sind leicht nachzuvollziehen. Aber gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation häufig überfordert. Es fehlt ihnen sowohl an zeitlichen als auch personellen Ressourcen.

Dokumentation gefordert

Mit den seit 1. Januar 2015 geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ist die Verfahrensdokumentation wieder in den Fokus gerückt.

Die GoBD fordern unmissverständlich eine Verfahrensdokumentation von steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft auch die geordnete und sichere Belegablage.

Die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation ziehen sich wie ein roter Faden durch die GoBD. Bei vielen Einzelthemen wird wiederholt auf die Notwendigkeit einer Dokumentation verwiesen. Eine konkrete Definition der Inhalte einer Verfahrensdokumentation wird jedoch auch in den GoBD nicht gegeben.

Forderung der Finanzverwaltung

Das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an die  IT-gestützte Buchführung zusammen und stellt unter Kapitel 3.1 Absatz 34 klar:

„Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation…, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.“

Das heißt schlicht nichts anderes, als dass die digitale Buchführung von einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit prüfbar sein soll. Als Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens sieht die Finanzverwaltung eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, die alle zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile, Daten und Dokumentbestände beschreibt.

In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen, entsprechend Kapitel 10.1. des BMF-Schreibens, deshalb so genau wie möglich beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll also nichts weiter, als den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens so darstellen, dass der automatische Buchungsvorgang nachvollziehbar ist.

Inhalte der Verfahrensdokumentation

Die technische Ausführung und die Art der Gestaltung einer Verfahrensdokumentation sind dem Buchführungspflichtigen überlassen. Sie kann also sowohl in Papierform oder als digitales Dokument erstellt werden und vorliegen. Allerdings muss sichergestellt sein, dass Veränderungen an der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sind. Eine Versionierung und die Vorhaltung vergangener Versionen sind daher unerlässlich. Die Verfahrensdokumentation muss immer die aktuellen, wie auch die historischen Verfahrensinhalte nachweisen.

Unter einer Verfahrensdokumentation versteht die Finanzverwaltung die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses. Das heißt, dass beispielsweise bei der Verarbeitung von elektronischen Dokumenten der gesamte Prozess, von der Entstehung über die Ablage, Verarbeitung und Archivierung bis zum Wiederfinden und der maschinellen Lesbarkeit nachvollziehbar beschrieben sein soll. Darüber hinaus muss in der Verfahrensdokumentation auch definiert sein, wie Belege gegen Verlust, Veränderung und Reproduktion gesichert werden.

Welche Inhalte eine Verfahrensdokumentation benötigt, wird in den GoBD nicht abschließend definiert. Eine Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung (Zielsetzung und Überblick), einer Anwenderdokumentation (Verfahren und Maßnahmen), einer technischen Beschreibung (Hard- und Software) und der Betriebsdokumentation.

Beschreibung der Inhalte

  • Allgemeine Beschreibung

Die allgemeine Beschreibung beinhaltet Informationen zu den Rahmenbedingungen, Zielsetzungen und den Anwendungsbereich der Verfahrensdokumentation. Dies umfasst insbesondere eine kurze Beschreibung des Unternehmens, der betroffenen Organisationsbereiche, des Gegenstands der Digitalisierung und Archivierung und der verwendeten Softwarelösungen. Darüber hinaus sollten in diesem Abschnitt die Verantwortlichkeiten geregelt werden.

  • Anwenderdokumentation

Die Anwenderdokumentation erklärt die Verfahren und Maßnahmen die bei der Verarbeitung von Belegen zu beachten sind. Sie beschreibt insbesondere wie Daten erfasst, erstellt, geprüft, vorbereitet, digitalisiert, abgelegt, archiviert und vernichtet werden. Darüber hinaus regelt die Anwenderdokumentation auch die Verfahren zur Kontrolle und die entsprechenden Verantwortlichkeiten.

  • Technische Beschreibung

Die technische Systemdokumentation enthält alle erforderlichen Informationen zur im Verfahren eingesetzten Hard- und Software. Soweit keine intern entwickelten Lösungen zum Einsatz kommen, sollte bezüglich der Spezifikationen der einzelnen Komponenten auf Handbücher und technische Beschreibungen der Hersteller verwiesen werden.

  • Betriebsdokumentation

In der Betriebsdokumentation sind typischerweise Anweisungen und Dokumentationen zum IT-Betrieb enthalten. In diesem Teil sollten die relevanten, firmenspezifischen Architekturen, Vorgehensweisen, Abhängigkeiten und Einstellungen von IT Systemen. Dazu gehören auch Informationen zur IT-Sicherheit wie Zugriffsrechte und Datensicherung.

Aufgrund von Überschneidungen sind die einzelnen Bereiche nicht immer klar abgrenzbar. Da jedoch keine formellen Vorgaben zur Verfahrensdokumentation bestehen, sind Unternehmen in der Strukturierung nicht gebunden.

Ebenso können relevante Teile der Verfahrensdokumentation bereits im Unternehmen vorliegen. Die Verfahrensdokumentation kann durchaus aus mehreren Dokumenten bestehen oder auf andere Dokumente verweisen, beispielsweise auf Handbücher, Arbeitsanweisungen, Anwenderdokumentation, auf Testdokumentationen oder IT-Sicherheitsrichtlinie usw.).

Checkliste

  • Sind alle relevanten Prozesse und Tätigkeiten durch Verfahrens- und Arbeitsanweisungen dokumentiert?
  • Sind alle relevanten Bearbeitungsschritte bekannt und dokumentiert?
  • Liegen aktuelle interne Verfahrensübersichten bzw. ein Verfahrensverzeichnis vor?
  • Liegt eine  Anwenderdokumentation  und  technische  Systemdokumentation für sämtliche IT-Systeme im Unternehmen  vor?
  • Sind alle involvierten Mitarbeiter bezüglich der Abläufe geschult?
  • Sind IT-Richtlinien im Unternehmen vorhanden?
  • Können Veränderungen zeitnah eingepflegt werden?
  • Liegen Dokumentationen der Hersteller zu den verwendeten Softwarelösungen (Benutzerhandbuch, Administrationshandbuch usw.) vor?
  • Wurden die vom Hersteller gelieferten Dokumentationen durch die Darstellung der individuellen Anpassungen ergänzt?

Revisionssicherheit

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite. Die Anforderungen der GoBD sind, sofern eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist, komplett erfüllt.

Wir unterstützen sie gerne bei der Erstellung Ihrer „Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“.

Rechtlicher Hinweis

Diese Website dient allein der Information zur Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Sie stellt keine Rechtsberatung dar und kann eine Rechtsberatung nicht ersetzen.

Die auf diese Website zur Verfügung gestellten Informationen werden nach Möglichkeit aktuell gehalten. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen wir keine Gewähr.

 

Verfahrensdokumentation nach GoBD: Das müssen Sie wissen und umsetzen

Ein äußerst wichtiger Punkt der geltenden GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Alle steuerpflichtigen Unternehmen müssen in der Verfahrensdokumentation genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gilt grundsätzlich, unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens.

Das müssen Sie wissen und umsetzen

  • Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens müssen vollständig und schlüssig ersichtlich sein.
  • Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die in den GoBD enthaltenen Anforderungen und Ordnungsvorschriften Beachtung finden.
  • Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist eine aussagekräftige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.
  • Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.
  • Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.
  • Das Verfahren der elektronischen Erfassung von Papierdokumenten (Scan-Vorgang) muss in der Verfahrensdokumentation niedergelegt werden.
  • Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
  • Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) und der Vorgehensweise zur Datensicherung sind Bestandteile der Verfahrensdokumentation.
  • Der automatische Buchungsvorgang muss nachvollziehbar sein.
  • Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten.
  • Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.

Kurze Checkliste zur Verfahrensdokumentation

  • Sind alle relevanten Prozesse und Tätigkeiten durch Verfahrens- und Arbeitsanweisungen dokumentiert?
  • Sind alle relevanten automatischen Bearbeitungsschritte dokumentiert?
  • Liegen aktuelle interne Verfahrensübersichten bzw. ein Verfahrensverzeichnis vor? Werden diese bei Veränderungen zeitnah gepflegt?
  • Liegt eine  Anwenderdokumentation  und  technische  Systemdokumentation für sämtliche IT-Systeme im Unternehmen (Benutzerhandbuch, Administrationshandbuch usw.) vor?
  • Wurden die vom Hersteller gelieferten Dokumentationen durch die Darstellung der individuellen Anpassungen ergänzt?

Inhalte einer Verfahrensdokumentation

Der Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation werden nicht vorgeschrieben. Die Verfahrensdokumentation kann in Papierform, in elektronischer Form oder auch in Kombination geführt und aufbewahrt werden. Doch welche Bestandteile enthält die Verfahrensdokumentation?

Im BMF-Schreiben werden vier Bestandteile zu einer Verfahrensdokumentation gefordert:

  • eine allgemeine Beschreibung,
  • eine Anwenderdokumentation,
  • eine technische Systemdokumentation und
  • eine Betriebsdokumentation.

 

Musterverfahrensdokumentation zum Download

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite. Die Anforderungen der GoBD sind, sofern eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist, komplett erfüllt.

 

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