Tatort E-Mail-Postfach in KMU

Tatort E-Mail-Postfach: 10 Tipps zur E-Mail-Organisation

Die Anzahl der täglich empfangenen geschäftlichen E-Mails nimmt seit Jahren zu. Ständig ist man auf der Suche nach versteckten E-Mails und benötigten Informationen im E-Mail-Postfach.

Damit der Posteingang nicht überquillt und man in der stetig steigenden E-Mail-Flut nicht untergeht, ist ein gutes Ablage- und Ordnungssystem äußerst wichtig. Wir verraten Ihnen ein paar Regeln und Tricks wie Sie im Kampf gegen das Chaos gewinnen.

1. Feste E-Mail-Bearbeitungszeiten einrichten

Jede E-Mail innerhalb von 10 Minuten zu beantworten, ist nicht sinnvoll und auch gar nicht notwendig. Dadurch wird man unnötig von der wichtigen Arbeit abgelenkt. Richten Sie sich feste E-Mail-Bearbeitungszeiten ein. Sinnvoll ist es, seine E-Mails direkt am Morgen zu bearbeiten.

Es empfiehlt sich die 3-Minuten-Regel: Bearbeiten Sie sofort, was sich innerhalb von 3 Minuten erledigen lässt.

2. “Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.” Kurt Tucholsky

E-Mails, die uninteressant oder unnötig sind, sofort löschen.

Wenn täglich mehrere SPAM-E-Mails im Posteingang landen, lohnt es sich, mit den Kollegen aus der IT-Abteilung zu sprechen und spezielle SPAM-Filterregeln einzurichten! Diese filtern SPAM-E-Mails automatisch raus.

3. Der Posteingang: Meine ToDo-Liste

Der Posteingang muss als Durchgangsstelle genutzt werden und nicht als Sammelordner. E-Mails im Posteingang sollten die offenen Punkte einer ToDo-Liste sein, so verschafft man sich leicht Überblick über seine Aufgaben. Wurden die E-Mails gelesen/bearbeitet/beantwortet, wandern Sie am besten in einen entsprechenden Unterordner oder direkt ins Archiv.

4. Posteingang aufräumen: Organisation durch Unterordner

Unterordner schaffen Ordnung im E-Mail-Postfach. Aber weniger ist mehr: Muss man sich erst durch lange und verzweigte Ordnerpfade klicken um eine E-Mail zu finden, ist nichts gewonnen. Als Richtwert gilt eine Sortierung mit höchstens drei Ebenen als optimal.

Nehmen Sie sich zuvor kurz Zeit um eine sinnvolle Ordnerstruktur für Ihren Aufgabenbereich zu bestimmen.

5. Reihenfolge der Ordner festlegen

E-Mailprogramme stellen die erstellten Unterordner in alphabetischer Reihenfolge dar, was jedoch nicht immer optimal ist. Ein einfacher Trick um dies zu beeinflussen, ist die Unterordner zu nummerieren. So kann man leicht seine optimale Reihenfolge festlegen und schnell wieder anpassen.

6. E-Mails markieren und Überblick behalten

E-Mails sollten nie in die Ordnerstruktur verschoben werden, wenn sie noch nicht abgeschlossen sind. In Outlook können wichtige E-Mails schnell und einfach farbig hervorgehoben werden. So hat man einen besseren Überblick.

7. Filter-Regeln für mehr Freiraum

Für eine Vorsortierung der E-Mails können in E-Mail-Programmen verschiedene Regeln erstellt werden. Mit Hilfe von Filterregeln werden bestimmte E-Mails automatisch in den korrekten Ordner abgelegt und somit wertvolle Zeit eingespart.

Zum Beispiel: Lassen Sie Ihre Newsletter doch alle direkt in einen Unterordner schieben!

Filterregeln sollten zuvor genau geprüft und wohl dosiert eingesetzt werden.

8. Social-Media im E-Mail-Postfach

Ablenkung durch E-Mails, die nicht dringend sind, kennt jeder. Wer z. B. soziale Netzwerke nutzt, bekommt immer wieder E-Mails mit Kontaktanfragen, Geburtstagserinnerungen oder verschiedene andere Benachrichtigungen.

Richten Sie sich einen „Social-Media“-Ordner ein. Dort können alle Benachrichtigungen und ähnliche E-Mails rein – per Regel voll automatisch. Diese E-Mails können dann im Block z. B. einmal die Woche, gelesen und ggf. bearbeitet werden.

9. Gesendete und empfangene E-Mails nicht trennen

Gesendete und empfangene E-Mails sollten in einem Ordner abgelegt werden. Dadurch hat man die komplette Korrespondenz beisammen und sieht auf einen Blick, auf welche E-Mail welche Antwort folgt. Ohne langes Suchen kann man einen Vorgang oder ein Projekt überblicken und recherchieren.

10. Archivierung von E-Mails

Die Archivierung von E-Mails ist heute für Unternehmen, schon aus rechtlichen Gründen, eine zwingende Notwendigkeit. Außerdem vermeiden Sie so, dass die sorgfältig angelegte Ordnerstruktur nicht überquillt und die Daten nicht verloren gehen. In den meisten Unternehmen ist in der Regel bereits ein klarer Archivierungsprozess definiert.

Wenn Sie geschäftliche E-Mails inklusive Anhänge, wie vom Gesetzgeber gefordert, manipulationssicher und untersuchbar speichern möchten, empfiehlt es sich ein geeignetes digitales Archiv wie StarFinder® zu nutzen.

 

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