Daten elektronisch archivieren - Archivierungskonzept

Thema Aufbewahrungspflichten: Digitales Archiv besiegt Papierflut

Wussten Sie, dass Sie Buchungsbelege für Essensmarkenabrechnungen zehn Jahre lang archivieren müssen? Unternehmen und Behörden müssen gesetzliche Aufbewahrungspflichten von mehreren Jahren und Jahrzehnten beachten. Wichtige Daten und Dokumente müssen über ihre Aufbewahrungsdauer vorschriftsgemäß archiviert werden und bei Bedarf unverzüglich vorgelegt werden können. Daraus resultieren bergeweise Akten und Ordner, volle Archivräume, eine riesige Papierflut und demotivierte Arbeitnehmer. Außerdem ist das Ganze kosten- und platzintensiv. Der administrative und organisatorische Aufwand steigt stetig.

Elektronische Archivierung

Die elektronische Archivierung löst alle Probleme in einem Zug. Ein digitales Archiv ist wirtschaftlich sinnvoll und bringt Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von Vorteilen. Durch die digitale Aufbewahrung werden Kosten, Räumlichkeiten und Zeit eingespart. Mitarbeiter gelangen schnell zu den Dokumenten, die sie zur Arbeit benötigen und sind dadurch zufriedener. Dazu werden Arbeitsprozesse beschleunigt und optimiert.

Wussten sie, dass Dokumente, die Sie in digitaler Form erhalten haben, auch digital archiviert werden müssen? Ein digitales Archiv schafft Rechtssicherheit. Dokumente, die einmal digital archiviert wurden, können nur unter bestimmten Voraussetzungen und ausschließlich von dazu berechtigten Personen gelöscht werden. Vor unbeabsichtigtem Löschen schützt ein Back-up der kompletten Daten und Dateien.

Die erstaunlichsten Aufbewahrungspflichten in Deutschland

Dauerhafte Aufbewahrungspflicht

Gerichtsurteile, Baupläne

110 Jahre Aufbewahrungspflicht

Personenstandsdaten

>100 Jahre Aufbewahrungspflicht

Lebensversicherungspolicen

30 Jahre Aufbewahrungspflicht

Haftungsfälle, Krankengeschichte, Röntgenbehandlung

10 Jahre Aufbewahrungspflicht

Rechnungen, Gehaltslisten, Personaldaten, Prozessakten, Journale, Jahresabschlüsse, Kassenbücher, Kontoauszüge, Lieferscheine, Grundbuchauszüge, Behandlungsakten

6 Jahre Aufbewahrungspflicht

Geschäftsbriefe, Protokolle, Gutachten, Zollbelege, Angebote, Preislisten, Handelsbriefe, Schriftwechsel, Reklamationen, Verträge

4 Jahre Aufbewahrungspflicht

Finanzaudit bei AG nach Prüfung

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