ordung im büro frank hirtler improwin

Warum sich Ordnung rechnet!

Gast-Beitrag von Frank Hirtler, Geschäftsführer von improwin und StarFinder-Berater im Bereich Workflows

Viele denken bei Ordnung im Büro an einen leeren Schreibtisch, aufgeräumte Schränke oder gut sortierte Daten auf einem Server. Dabei will auch Kommunikation im Unternehmen geordnet bzw. kultiviert sein. Wussten Sie, dass laut einer Gallup-Studie knapp 27% profitabler gearbeitet wird, wenn alleine die Kommunikation im Unternehmen stimmt? Nicht gemeint sind jedoch langwierige, ungeplante Besprechungen. Diese stellen eher einen zusätzlichen Zeitkiller dar. Hinzu kommt eine Flut von Mails, die tagtäglich direkt oder indirekt verschickt werden. Diese blähen den Kommunikationskanal unnötig auf. Schön wäre es, wenn wertvolle Informationen für alle auffindbar und zentral abgelegt werden. Das spart wertvolle Zeit und hilft Kommunikation auf das Wesentliche, nämlich lösungsorientiert, durchzuführen.

40 Minuten täglich für Dokumentensuche

Aus einer Studie des Fraunhofer Institutes ist bekannt, dass durch Suchen, Nachfragen und mehrfaches Beginnen von Aufgaben wegen Unterbrechungen mindestens 20% der täglichen Arbeitszeit in Verwaltungen verloren geht. Neuere Studien zeigen einen ähnlich verschwenderischen Umgang von Zeit: z. B. wird bis zu 40 Minuten täglich digital nach Dokumenten gesucht. Gerade bei einer dezentralen Ablage (z. B. auf persönlichen Festplatten oder mobilen Speichereinheiten) macht es der Gesamtheit der Mitarbeiter schwer, Dokumente wiederzufinden. Sobald man fündig geworden ist, stellt sich die nächste Frage: Ist das auch die aktuelle Version? Beim Schreiben von E-Mails mit Vorlagen kann man viel Zeit sparen, wenn dazu geeignete Vorlagen existieren bzw. diese gut auffindbar abgelegt sind.

Einigen Unternehmen ist dieser Umstand grundsätzlich bewusst, jedoch scheitern etliche Optimierungen am Durchhaltevermögen, der fehlenden Vision oder schlicht weg an der ausbleibenden Führung und Kommunikation aus Zeitgründen. Oder es wird vergessen, dass Vorbereitung 80% der Arbeit ausmacht und essentiell für nachhaltigen Erfolg ist.

Situation erkennen und besser machen

Schlussendlich kann durchschnittlich gut und gerne ein Viertel der Arbeitszeit sinnvoller genutzt werden. Lästige Überstunden, ärgerliches Suchen, verzögerte Rechnungsläufe, unnötige Fluktuation, etc. sind vermeidbar. Hier kommen jährlich Unsummen von Zeit und damit auch von Geld zu Stande. Und alles nur, weil keine Zeit für eine ordentliche Ablage und einheitliche Kommunikationskultur besteht. Oder weil die richtige Idee fehlt, wie es besser gehen kann. Technische Lösungen für wenige hundert Euro sind schnell amortisiert. Gepaart mit Hilfe von außen kann dabei eine ungeahnte Quelle geöffnet werden. Denn die Einsparung dient zur Zufriedenheit aller Beteiligten sowie zur Sicherung des Unternehmens.

Die Lösung liegt in dem Erkennen der Situation und dem Willen, es ab sofort besser machen zu wollen. Und an der Auswahl eines geeigneten Partners.

Bringen Sie mit dem digitalen Archiv StarFinder® Ordnung ins Unternehmen

StarFinder® ist das digitale Archiv, mit dem Sie Ihre Dokumente revisionssicher und GoBD-konform ablegen und archivieren können. Mit einem digitalen Archiv schaffen Sie Ordnung und Übersicht im Unternehmen und auf Ihrem Schreibtisch. Speichern Sie Ihr Unternehmenswissen digital an einem Ort. Nutzen Sie das vollständig webbasierte Archiv, in dem Sie orts-, zeit- und netzwerkunabhängig schnell Dateien und Dokumente finden. Suchen Sie einfach wie bei Google und StarFinder® zeigt Ihnen Ihr Suchergebnis in Bruchteilen von Sekunden. Statt Stunden mit der Suche zu verbringen, konsultieren Sie einfach Ihr Archiv und finden innerhalb kürzester Zeit das, wonach Sie suchen.

Das improwin-Team von Frank Hirtler steht für kompetente Unternehmensberatung und begleitet Unternehmen im Bereich Lean Management und Organisationsoptimierung. Informieren Sie sich jetzt: http://www.improwin.de/ueber-uns/

 

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