revisionssicher digital archivieren

Was ist revisionssichere Archivierung?

Eine revisionssichere Archivierung in Bezug auf elektronische Archivsysteme muss in Deutschland mehreren Vorgaben entsprechen. Sowohl im Handelsgesetzbuch (§ 239. 257 HGB), in der Abgabenordnung (§ 146, 147 AO), als auch in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind diese Anforderungen gesetzlich genannt.

Außerdem müssen sowohl die gesetzlichen Bestimmungen (HGB, BDSG etc.), als auch die betrieblichen Bestimmungen des Nutzers in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz sichergestellt sein.

Revisionssicherheit von elektronischen Dokumenten

Der Verband Organisations- und Informationssysteme hat zehn Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Dokumenten so definiert:

  • Jedes Dokument wird unveränderbar archiviert.
  • Kein E-Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument muss mit geeigneten Techniken (zum Beispiel durch das indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein.
  • Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
  • Kein Dokument darf während der vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie sie erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
  • Alle Dokumente müssen zeitnah wiedergefunden werden können.
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
  • Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
  • Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
[Quelle: www.voi.de]

Um Revisionssicherheit herzustellen sind sichere und dokumentierte Abläufe, interne Organisation, ordnungsgemäße Nutzung, sicherer Betrieb und der Nachweis einer Verfahrensdokumentation unerlässlich.

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten daher folgende Kriterien:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Sind all diese erforderlichen Anforderungen für ein sicheres Archiv gegeben, ist dieses revisionssicher!

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3 Gedanken zu „Was ist revisionssichere Archivierung?“

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