email digital archivieren

Was jedes Unternehmen über E-Mail-Archivierung wissen sollte

Die Archivierung von E-Mails ist heute für Unternehmen, schon aus rechtlichen Gründen, eine zwingende Notwendigkeit. Dennoch werden in den meisten kleineren und mittleren Unternehmen E-Mails nur unzureichend archiviert und nur ein geringer Teil der KMU verfügt über eine rechtskonforme Lösung.

Aber was muss eigentlich archiviert werden und wie? Hier finden Sie ein paar grundlegende Antworten.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Jedes Unternehmen muss die komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. Betroffen von dieser Regelung sind natürlich auch alle empfangenen und gesendeten E-Mails inklusive aller Anhänge. E-Mails, die als Handelsbriefe einzustufen sind, müssen gemäß § 238 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB) archiviert werden. Ebenso sind gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) sonstige E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug aufzubewahren. Sinnvoll ist es also, die Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens per E-Mail grundsätzlich für zehn Jahre zu archivieren. Danach sollte diese gelöscht werden. Nicht archiviert werden müssen Spam-Mails, Werbemails und Newsletter.

Welche E-Mails dürfen nicht archiviert werden?

Private E-Mails von Mitarbeitern dürfen aus Datenschutzgründen auf keinen Fall archiviert werden. Wenn Sie also alle E-Mails automatisiert archivieren möchten, empfiehlt es sich die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Kontos zu verbieten. Alternativ können Sie auch für jeden Mitarbeiter ein Zweitkonto anlegen das nicht archiviert wird.

Müssen E-Mails verschlüsselt archiviert werden?

Vom Gesetzgeber wird keine Verschlüsselung verlangt. Zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff empfiehlt es sich E-Mails auf einem verschlüsselten Server abzulegen. Dabei muss aber sichergestellt sein, dass bei einer Prüfung auf die Daten in unverschlüsseltem Format zugegriffen werden kann.

Reicht das Speichern in einer Exchange-Umgebung aus?

E-Mails werden häufig in Exchange-Umgebungen gesichert. Aber hier ist Vorsicht geboten. Zum einen sind die so gesicherten Daten schwer zu verwalten, zum anderen sind sie weder vor Diebstahl, Datenverlust oder Manipulationen geschützt.

Fazit

Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Speichertechnologie vor. Wenn Sie aber geschäftliche E-Mails inklusive Anhänge, wie vom Gesetzgeber gefordert, manipulationssicher und untersuchbar speichern möchten, empfiehlt es sich ein geeignetes digitales Archiv wie StarFinder zu nutzen. Dabei ist zu beachten, dass die digitale Archivierung für die Beurteilung der Revisionssicherheit alleine nicht ausreicht. Vielmehr muss der komplette Archivierungsprozess betrachtet und dokumentiert werden.

 

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