Diese Dokumente und Akten müssen archiviert werden

Aufbewahrungspflichten und Archivierung

Egal ob digitales Archiv, Dokumentenmanagementsystem oder Papierarchiv. Durch die im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) festgelegte Pflicht geschäftliche Unterlagen aufzubewahren, sind Unternehmen zur Archivierung bestimmter Unterlagen verpflichtet. Wer die gesetzlichen Vorgaben nicht beachtet verstößt gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Nach § 257 HGB muss jeder der im Handelsregister registriert ist folgende Unterlagen archivieren und 10 Jahre aufbewahren.

  • Eröffnungsbilanzen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Handelsbücher,
  • Inventare,
  • Lageberichte,
  • Buchungsbelege

Darüber hinaus müssen empfangene und versendete Handelsbriefe mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.

Die jeweiligen Fristen beginnen übrigens nicht mit dem Tag der Erstellung oder der Archivierung sondern zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres.

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