Digitale Ablage - So legen Sie Ihre Unterlagen optimal ab

Wie Sie Ihre Unterlagen optimal ablegen

Bei einer systematischen, effizienten Ablage von Unterlagen, muss nicht lange gesucht werden. Eine Ablage ist aber erst dann effizient, wenn man genau weiß, wo man ein Dokument ablegen kann und vor allem, wo man es schnell wiederfindet.

Wie gut funktioniert die Ablage in Ihrem Unternehmen? Finden Sie gewünschte Dokumente und Informationen innerhalb einer Minute? Hat man ein funktionierendes System, entfällt das Suchen und die Ablage geht schnell, einfach und macht Spaß.

Durchschnittlich 13 % Suchzeiten – in Papier & Elektronik

Durchschnittlich 6,5 Prozent der Arbeitszeit werden allein mit dem Suchen von Papierunterlagen verbracht. Die Suche nach digitalen Informationen beansprucht nochmals 6,5 Prozent. Das hat die größte Online-Befragung zur Arbeitseffizienz mit über 1.500 befragten Büroangestellten, Selbstständigen und Chefs ergeben.

Anteil der Zeit, die durch Ablenkungen verschwendet wird

6,51 % klingt erstmal recht wenig. Doch hochgerechnet auf ein Jahr ergibt das bei einer durchschnittlichen Arbeitszeit ganze drei Wochen – d. h. einen vollen Sommerurlaub.

Versuchen Sie es mit den 6-W-Fragen

1. Warum soll das Dokument abgelegt werden?

Ist es notwendig, dass das Dokument abgelegt wird oder kann es direkt in den Papierkorb wandern? Unnötig aufbewahrte oder abgespeicherte Dokumente, machen den Arbeitsplatz unübersichtlich.

Doch Achtung: Für viele Dokumente gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen!

2. Wo soll das Dokument abgelegt werden?

Welche Mitarbeiter brauchen Zugriff auf diese Information? Zentrale Ablage oder geschützter Bereich?

3. Wie soll das Dokument abgelegt werden?

  • Kategorie/Unterkategorie/Akten-Art/Akte
  • Müssen bestimmte Archivierungspflichten beachtet werden?

4. Wie lange soll das Dokument abgelegt werden?

Unternehmen und Behörden müssen gesetzliche Aufbewahrungspflichten von mehreren Jahren und Jahrzehnten beachten. Wichtige Daten und Dokumente müssen über ihre Aufbewahrungsdauer vorschriftsgemäß archiviert werden und bei Bedarf unverzüglich vorgelegt werden können.

5. Wer soll das Dokument ablegen?

Eine klare Ablaufstruktur bei der Ablage von Dokumenten vermeidet unnötige Doppelablagen. Sprechen Sie deshalb innerhalb der Abteilungen ab, wer bestimmte Dokumente ablegt.

6. Was kann/soll/muss zentral abgelegt werden?

Rechnungen, Bewerbungsunterlagen, etc. Fassen Sie alles zusammen und kommunizieren Sie dies im Unternehmen.

Die rechtssichere, digitale Ablage

Bei einer zentralen Ablage im Unternehmen eignet sich die digitale Ablage. Durch die digitale Aufbewahrung werden Kosten, Räumlichkeiten und Zeit eingespart. Mitarbeiter gelangen schnell zu den Dokumenten, die sie zur Arbeit benötigen.

Wussten sie, dass Dokumente, die Sie in digitaler Form erhalten haben, auch digital archiviert werden müssen? Das digitale Archiv schafft Rechtssicherheit. Dokumente, die digital archiviert wurden, können nur unter bestimmten Voraussetzungen und ausschließlich von berechtigten Personen gelöscht werden. Vor unbeabsichtigtem Löschen schützt ein Back-up der kompletten Daten und Dateien.

Mit StarFinder® legen Sie Ihre Unterlagen optimal und gesetzeskonform ab!

 

Teilen Sie diesen Beitrag jetzt datenschutzfreundlich!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

  Newsletter abonnieren (Jederzeit wieder abbestellbar)