Wissen ist Macht 2 - Elektronisches Archiv als Datenbasis

Wissen ist Macht: Digitale Archivierung ohne Grenzen

„Wissen ist Macht“ – das wusste der Philosoph Francis Bacon bereits im 16. Jahrhundert. Wissen ist die Basis aktiven Handelns, sei es in Bezug auf die Wirtschaft, Gesellschaft oder das eigene Leben.

Für Unternehmen bringt Wissen aber nur entscheidende Wettbewerbsvorteile, wenn es schnell gefunden wird. Es gilt also, alle wesentlichen Informationen von den Computern und aus den Köpfen der Mitarbeiter zu archivieren und im Unternehmen zu teilen.

Wissen verfügbar machen

Jedes Unternehmen kennt folgende Situation: Kurz bevor ein langjähriger Mitarbeiter geht, bricht auf einmal Panik aus. Den Vorgesetzten und Kollegen wird klar, auf welches Wissen und welche wertvollen Erfahrungen sie zukünftig verzichten müssen. In den meisten Fällen wird spontan ein junger Kollege ausgewählt, an den das Wissen weitergegeben werden soll, damit es im Unternehmen bleibt. Wer kann jedoch in ein paar Wochen das eigene Know-how vollständig an den Nachwuchs übertragen? Und wie lange bleibt der junge Kollege dem Unternehmen treu?

Das Wissen einzelner Mitarbeiter dient nur so lange, wie sie dem Unternehmen zur Verfügung stehen. Für Unternehmen ist es äußerst wichtig, das Wissen aller Mitarbeiter verfügbar zu machen. An einer systematischen Archivierung aller Informationen führt kein Weg vorbei – strategisch und rechtlich.

Wissen digitalisieren, archivieren und finden

Die meisten Informationen im Unternehmen sind heutzutage elektronisch vorhanden. Vor allem die E-Mail-Postfächer enthalten viel nützliches Wissen. Denn bereits Rechnungen und Verträge werden heutzutage elektronisch versendet. Umso verwunderlicher, dass es in vielen Unternehmen nach wie vor kein einheitliches digitales Archiv für Dokumente und E-Mails gibt. Häufig werden sogar komplette E-Mail-Postfächer gelöscht, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

In andere Firmen wird das Abspeichern von relevanten Dokumenten und E-Mails den Mitarbeitern überlassen. Der Rest geht verloren. Viele Mitarbeiter haben gar nicht genug Zeit, neben dem Tagesgeschäft eine gewissenhafte Archivierung zu führen. So verschenkt das Unternehmen wertvolles Potenzial und verstößt dazu gegen rechtliche Vorschriften.

Die systematische Archivierung aller handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektronischer Form ist ein Thema, mit dem sich Unternehmen zwangsläufig beschäftigen müssen. Denn diese unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften und müssen laut den GoBD korrekt aufbewahrt werden. Der Aufwand lohnt sich, auch für kleine und mittelständische Unternehmen, denn ein digitales Archiv ist die Basis für effektives Wissensmanagement.

Digitale Archivierung ohne Grenzen

StarFinder® ist ein innovatives, digitales Archivierungssystem, in dem Sie orts-, zeit- und netzwerkunabhängig archivieren und arbeiten können. Alle Dateien, Dokumente und E-Mails legen Sie einfach und revisionssicher ab und finden Sie bei Bedarf blitzschnell wieder.

Das digitale Archiv kann mehr als “nur” Dokumente verwalten. Es eignet sich auch hervorragend zur E-Mail-Archivierung. E-Mails werden dauerhaft gesichert, schnell wiedergefunden und lassen sich einfach in Workflows einbinden.

Sind E-Mails mit Anhang im digitalen Archiv integriert, können sie wie Dokumente im Volltext oder nach Metadaten durchsucht werden und die gewünschten Informationen stehen in Sekundenschnelle zur Verfügung. Werden z. B. alle E-Mails eines Kunden in der entsprechenden Kundenakte archiviert, kann die vollständige Historie der elektronischen Kommunikation nachvollzogen werden.

Mit einem digitalen Archiv entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, bündeln Ihr komplettes Unternehmenswissen an einem Ort und sparen erhebliche Kosten ein. Alle Mitarbeiter sind auf dem gleichen und aktuellsten Wissenstand!

 

Teilen Sie diesen Beitrag jetzt datenschutzfreundlich!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

  Newsletter abonnieren (Jederzeit wieder abbestellbar)