World Paper Free Day 2015

World Paper Free Day 2015

Wussten Sie, dass am 6. November 2015 World Paper Free Day war? WPFD – vier Buchstaben mit gewaltiger Bedeutung. Das sagt John Mancini, Präsident der Association for Information and Image Management (AIIM), einer weltweiten Community für Informationsspezialisten anlässlich des World Paper Free Day diesen Monats.

Was bedeutet WPFD?

Das „W“ steht für „World“: Die Welt, die wir schützen und für unsere Kinder erhalten möchten.

Das „P“ steht für „Paper“. Das nützliche Medium, um Informationen festzuhalten – egal ob privat oder im Berufsalltag. Doch heutzutage, in der digitalen Welt angekommen, verlangsamt es Arbeitsabläufe und kostet Raum, Zeit und Geld.

Das „F“ steht für „Free“. Geschäfts- und Arbeitsabläufe sollen frei von Papierzwang sein: digital, sicher, organisiert und effizient.

Das „D“ steht für „Day“. Damit ist ein besonderer Tag gemeint, an dem von 0 bis 24 Uhr das Verwenden von Papier vermeidet werden soll.

Paper-free? In jedem dritten Büro stapelt sich das Papier

Hört man „World Paper Free Day”, denkt man sofort an das papierlose Büro. Die Digitalisierung der Arbeitswelt wird und hat den Arbeitsalltag zunehmend verändern. In Zeiten von Notebook, Tablet oder Smartphone müsste das Papier doch eigentlich vollständig verdrängt sein. Ist das so? Nein!

Jeder dritte Geschäftsführer gibt zu, dass sich in seinen Büroräumen noch Papierdokumente stapeln. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der Association for Information and Image Management (AIIM), die anlässlich des World Paper Free Days veröffentlicht wurde. Das von der Informationsmanagement-Industrie gesponserte AIIM-Whitepaper kommt zum Ergebnis, dass nur 17 Prozent in einer Arbeitsumgebung tätig sind, die man als papierlos bezeichnen könnte. Laut AIIM gehen dadurch wichtige Vorteile in Sachen Produktivität, Informationszugriff und Compliance verloren.

Empfohlen wird eine Paper Light-Strategie

Es gibt noch viele Gründen, warum Unternehmen damit zu kämpfen haben, das Papier aus ihrer Arbeitsumgebung zu verbannen: 56 Prozent der befragten Unternehmen nehmen an, dass Verträge, Aufträge und Buchungsformulare immer noch zwingend auf Papier zu unterschreiben sind. Weitere 40 Prozent glauben, Ausdrucke von wichtigen Dokumenten zur späteren Verwendung archivieren zu müssen. 49 Prozent der Unternehmen wollen nicht auf die Verwendung von Papier verzichten, weil ihre Angestellten das entweder so wünschen oder es an Eigeninitiative fehlt. In 39 Prozent der Fälle führt es auf mangelnde Kenntnis über papierlose Alternativen zurück.

Wie man an den Ergebnissen der AIIM-Studie erkennen kann, ist das Papier nicht vollständig aus unserem Arbeitsleben verschwunden. Oft ist die Situation auf Grund technischer Hemmnisse, fehlender Ressourcen oder rechtlichen Anforderungen festgefahren. Das Erste, das Unternehmen auf dem Weg dorthin machen sollten, ist einen Ansatz zu verfolgen, den wir Paper Light nennen“, erklärt Hans-Günter-Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.

„Paper Light kann erreicht werden, indem man jegliche für Geschäftszwecke benötigte Papierakte digitalisiert und diese denjenigen Personen, die sie benötigen, zugänglich macht. Falls die originalen Papierakten nicht vernichtet werden können oder falls kein digitales Image aller Akten erforderlich ist, empfiehlt sich die Auslagerung der Akten an einen externen Dienstleister. Bei dieser platz- und zeitsparenden Lösung kann dann je nach Bedarf gescannt werden. Dies ermöglicht Mitarbeitern, schneller zu arbeiten und Kunden einen besseren Service anzubieten“, so Börgmann weiter.

Falls sich ein Unternehmen noch keine Gedanken über die Digitalisierung von Papierdokumenten gemacht hat, lohnt sich ein Blick auf das digitale Archiv StarFinder®. Idealerweise sollte überlegt werden, welche Dokumente sofort benötigt werden, welche regelmäßig anfallen und welche Personen darauf Zugriff haben sollen. Anschließend kann das ursprüngliche Dokument – abhängig von der jeweiligen Aufbewahrungsfrist – vernichtet oder sicher archiviert werden.

Das AIIM-Whitepaper kann unter folgendem Link kostenlos heruntergeladen werden: http://info.aiim.org/paper-free-progress-measuring-outcomes

 

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