12 gute Argumente für die digitale Archivierung

Der vermeintlich große Aufwand und hohe Kosten sorgen dafür, dass einige kleine und mittelständische Unternehmen selbst im Jahr 2020 noch damit zögern, sich der Digitalisierung Ihres Unternehmens zu widmen. Erfahren Sie, wie und warum die Investition in digitale Archivierung Ihr Unternehmen voranbringt.

Was ist digitale Archivierung?

Digitale Archivierung bedeutet grundsätzlich die systematische, unveränderbare und nachhaltige Speicherung von Dokumenten auf einem digitalen Datenträger. Dabei kann es sich um digitalisierte, ehemals papiergebundene Dokumente handeln. Es können aber auch bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente archiviert werden,
beispielsweise E-Mails, elektronische Rechnungen oder Bilddateien.

Verglichen mit der Aufbewahrung der Dokumente in Lagerräumen, Regalen und Aktenordnern ist die digitale Archivierung ist wesentlich kostengünstiger. Außerdem eignet Sie sich besser zur langfristigen Aufbewahrung von Informationen.

Ein digitales Archiv verbessert und beschleunigt nicht nur die einfache und platzsparende Aufbewahrung hinaus, sondern aber auch die Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und Bereitstellung von Informationen.

Was hindert Unternehmen an einer Umstellung auf digitale Archivierung?

Die häufigsten Faktoren, die Unternehmen an einer Umstellung auf die vollständige elektronische Aufbewahrung hindern können:

  1. Organisatorische Abläufe müssten umgestellt werden.
  2. Archivierung in Papierform hat sich bewährt.
  3. Rechtliche Grundlagen und Buchführungsgrundsätze sind nicht oder nur teilweise verständlich.
  4. Zweifel an der Akzeptanz elektronischer Belege durch die Finanzverwaltung.
  5. Rechtsunsicherheiten bei der Archivierung von E-Mails.

(Quelle: Bericht zu dem BMF-Projekt „Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken“)

Vorteile der elektronischen Aufbewahrung

Was aber, wenn das alles gar nicht so schlimm ist, wie es vielen Unternehmen auf den ersten Blick erscheint? Sehen wir uns doch mal an, welche Vorteile Unternehmen durch die elektronische Aufbewahrung sehen.

  • Durch schnellen Datenzugriff, schnelle Ablage und digitale Weiterverarbeitung Zeit sparen,
  • Zugriff von verschiedenen Orten
  • Material, Miete und Platz sparen
  • Aktualität/Verfügbarkeit
  • Transparenz/Dokumentation
  • Sicherheit
  • Personalkosten sparen

(Quelle: Bericht zu dem BMF-Projekt „Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken“)

Alles in Allem sind die Vorteile als solche sicherlich groß genug um die häufig befürchteten Nachteile auszugleichen.

Weitere Vorteile von StarFinder® DIGITAL ARCHIV

  • Individuelle Workflows erhöhen die Akzeptanz:
    Optimierte und individuelle Workflows an die gewohnten Arbeitsabläufe angepasst werden. Dies erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern erheblich.
  • Rechtssicherheit:
    Die digitale Archivierung von Belegen ist zulässig, sofern sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Wenn Sie also Belege nicht mehr in Papierform aufbewahren möchten, benötigen Sie ein Archivsystem, das revisionssicher ist.
  • Kostenreduktion:
    Sie können davon ausgehen, dass sich die digitale Archivierung innerhalb eines halben Jahres in Ihrem Unternehmen lohnen wird.
  • Sicherheit und Datenschutz:
    StarFinder® gibt es als Komplettlösung inklusive Server und NAS. Das heißt, Sie haben die Möglichkeit alle Ihre Daten auf einem Server innerhalb Ihres Unternehmens zu archivieren.
    Der Zugriff von außen erfolgt über eine sichere VPN-Verbindung. Um Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen, gibt es eine ausgefeilte Benutzerverwaltung. So sieht jeder nur das, was für ihn bestimmt ist.

DMS oder digitales Archiv mit DMS-Funktionen?

Das Pareto-Prinzip kann gut auf die Kalkulationssoftware Excel angewendet werden: 80 % der Verwender von Excel nutzen etwa 20% der gebotenen Möglichkeiten. Genau so verhält es sich bei Dokumentenmanagementsystemen der Extraklasse. 80% der dort vorhandenen Anwendungsmöglichkeiten werden nicht genutzt.

80% der Dokumente in Ihrem Unternehmen werden Sie wahrscheinlich nur einmal verwenden und niemals wieder suchen. Ist es also wirklich notwendig alle Dokumente in einem aufwendigen Ablage-Workflow zu verwalten? Mit Ihrem digitalen Archiv bestimmen Sie welche Dokumente einfach archiviert werden und welche einen individuellen Workflow benötigen. Und unabhängig von der Art der Ablage finden Sie 100% der abgelegten Dokumente jederzeit wieder.

Das StarFinder® DIGITAL ARCHIV enthält alles was Sie wirklich benötigen. StarFinder® ist intuitiv bedienbar und bedarf daher keiner aufwendigen Schulung.

Sie können StarFinder® übrigens unverbindlich und kostenlos 30 Tage testen.

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