4 Tipps zu Notizen in Ihrem StarFinder®

Notizen zu Ihrem Dokument

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Wie oft legt man Dinge irgendwo ab, und wenn man sie braucht, findet man sie nicht. Notizen sind kleine Alltagshelfer mit großer Wirkung. Sie enthalten Informationen, die zu einem späteren Zeitpunkt äußerst hilfreich sind. Lesen Sie hier vier Tipps, wie Notizen Sie bei der Ablage, dem Ordnen und Finden Ihrer Dokumente unterstützen.

1. Angaben ergänzen

Nicht selten kommt es vor, dass in Geschäftskorrespondenzen Angaben fehlen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Mit dem StarFinder® DIGITAL ARCHIV stellt das keine Herausforderung dar. Fehlt beispielsweise die Kunden-Nummer auf der Auftragsbestätigung eines Kunden können Sie die fehlende Angabe beim Archivieren Ihres Dokuments im Notizfeld ergänzen. Suchen Sie zu einem späteren Zeitpunkt nach diesem Dokument, können Sie das auch über diese Angaben tun.

2. Bildern Sprache geben

Sicher haben Sie schon einmal ein Bild in StarFinder® DIGITAL ARCHIV ablegen wollen. Bilder enthalten in der Regel keinen Text und sind daher in erster Linie über den Dateinamen auffindbar. Vielleicht geht es Ihnen ja auch so, dass Sie sich Dateinamen wie PIC005 nur schlecht merken können. Das müssen Sie auch dank der Notiz nicht: Geben Sie bei der Archivierung des Bildes im Notizfeld einfach alles an, was Sie mit dem Bild verknüpfen. Handelt es sich bei dem Bild beispielsweise um ein Produktfoto, können Sie den Produktnamen, den Verwendungszweck oder andere Anmerkungen anfügen, die Ihnen später helfen das Bild zu finden, wenn Sie es brauchen.

3. Inhalte lesbar machen

Hin und wieder werden Papierdokumente durch handschriftliche Anmerkung ergänzt, oder ein Dokument erreicht Ihr Unternehmen mit einem Wasserschaden. Die OCR-Texterkennung kann fast alles auslesen, stößt aber bei Handschriften, außergewöhnlichen Schriftarten oder schadhaften Dokumenten an Ihre Grenzen. Sind Inhalte für das Auffinden eines Dokuments wichtig, können Sie dafür die Notiz-Funktion in StarFinder® DIGITAL ARCHIV nutzen. Hinterlegen Sie dort einfach die Angaben, die für das Wiederfinden des Dokuments wichtig sind.

4. Zugehörigkeiten definieren

Sie können die Notiz auch ergänzend zur Klammerfunktion verwenden. Eine Rechnung können Sie beispielsweise so als zugehörig zu Lieferschein xy markieren. Oder Sie können bei einem Produktbild auf die zugehörigen Produktdaten verweisen.

Sie arbeiten jeden Tag mit Ihren Dokumenten. Verschwenden Sie Ihre kostbare Zeit nicht mit unnötigen Suchtätigkeiten, nutzen Sie die Möglichkeit der Notiz! StarFinder® DIGITAL ARCHIV hält Ihnen den Rücken frei für die Aufgaben, die wirklich wichtig sind.

Sie kennen StarFinder® DIGITAL ARCHIV noch nicht und wollen mehr darüber erfahren?

 

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