7 Wege ein Dokument zu archivieren

7 Wege Dokumente zu archivieren

Veröffentlicht am

Bekommen Sie Geschäftsunterlagen per E-Mail? Ihre Belege erreichen Sie in Papierform? Erstellen und speichern Sie Ihre Dokumente an Ihrem Rechner? Je nach Ablageort, der Art eines Dokuments und der Arbeitsweise einzelner Nutzer sind die Bedürfnisse beim Archivieren von Dokumenten in Ihrem StarFinder® DIGITAL ARCHIV sehr unterschiedlich. Deshalb stellt Ihnen StarFinder® DIGITAL ARCHIV sieben Varianten zur Verfügung, Ihre Dokumente zu archivieren:

1. Archivieren aus der Inbox

Ihre technische Zeichnung ist fertig und soll ins Archiv. Per Drag-and-Drop oder über Ihren Dateimanager können Sie das Dokument einfach in die Inbox hochladen und dort die Archivierungsmodalitäten festlegen.

Das Archivieren soll schnell und nebenbei gehen? Für diesen Fall können Sie Ihr Dokument schnell mit der Quick-Archiv-Funktion archivieren. Geben Sie dafür einfach die Kategorie an, in der das Dokument abgelegt werden soll.

Ihre technische Zeichnung ist nur eines von mehreren Dokumenten, die ins Archiv müssen? StarFinder® DIGITAL ARCHIV kann auch mehrere Dokumente zeitgleich archivieren. Setzen Sie ein Häkchen vor diese Dokumente und Drücken Sie den Archivierungsbutton. Sie können dann definieren, wohin die Dokumente archiviert werden sollen.

2. Archivieren per E-Mail

Viele Rechnungen werden Ihnen per Mail zugeschickt? Lassen Sie sie an eine speziell dafür eingerichtete E-Mail-Adresse schicken. Von dort aus werden die Rechnungen dann direkt in der dafür vordefinierten Kategorie archiviert.

3. Archivieren über Outlook-Addin

Nicht nur Rechnungen gehen per Mail ein. Auch andere wichtige Geschäftsunterlagen, die ins Archiv gehören, erreichen Sie heute per E-Mail. Daher gibt es auch die Möglichkeit, E-Mails über ein Outlook-Addin zu archivieren. Der Vorteil daran ist, dass Sie die unterschiedlichen Dokumente den jeweils passenden Kategorien zuordnen können.

4. Archivieren über den Scanner

Nutzen Sie Ihren Scanner, um Ihre Dokumente zu archivieren. Mit den GoBD 2015 ist es ausdrücklich erlaubt auch diese Dokumente digital zu archivieren. Sie können Ihren Scanner ans Netzlaufwerk anschließen und Ihre Dokumente per Scan in den dafür vorgesehenen Ordner scannen. Die Dokumente werden von dort automatisch abgeholt und in StarFinder® DIGITAL ARCHIV abgehängt.

5. Archivieren über einen Workflow

Ihr Vertrag muss verschiedene Hände durchlaufen und geprüft werden? Sie können direkt einen Workflow zu Ihrem Dokument starten. Damit wird das Dokument archiviert und sie vereinfachen nebenbei Ihre Prozesse.

6. Archivieren über das Netzlaufwerk

Sie erstellen viele Dokumente auf Ihrem PC und möchten diese schnell und ohne Aufwand in StarFinder® DIGITAL ARCHIV ablegen? Sie können Ihre Dokumente einfach per Drag & Drop in dem dafür angelegten Archivordner ablegen. Dateien, die sich darin befinden, werden automatisch aus dem Ordner abgeholt und archiviert.

7. Archivieren als neue Version

Ihr Prozessablauf hat sich geändert? Sie möchten eine neue Version Ihres Dokuments im digitalen Archiv ablegen? Mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV ist das schnell und einfach gemacht. Von Ihrer alten Version ausgehend können Sie die Archivierungsmodalitäten für Ihre neue Version festlegen.

Egal welchen Weg Sie wählen Ihre Dokumente zu archivieren, mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV sind Ihre Dokumente revisionssicher abgelegt und Sie können Sie jederzeit google-einfach wiederfinden!

Sie kennen StarFinder® DIGITAL ARCHIV noch nicht? Gerne zeigen wir Ihnen mehr in einer unverbindlichen Online-Präsentation.

 

Teilen Sie diesen Beitrag jetzt datenschutzfreundlich!

Ihr Browser ist stark veraltet! Bitte aktualisieren Sie Ihren Browser auf Browse Happy um sicher und unbeschwert surfen zu können. Eine Initiative von WordPress