Bücherstapel als synonym für große datenmengen

Aufbewahrungspflichten: Digitales Archiv besiegt Papierflut


Wussten Sie, dass Buchungsbelege für Essensmarken zehn Jahre lang archiviert sein müssen? Unternehmen und auch Behörden müssen gesetzliche Aufbewahrungspflichten von mehreren Jahren und Jahrzehnten beachten. Es bedeutet, dass wichtige Daten und Dokumente in der Dauer der Aufbewahrung vorschriftsgemäß archiviert werden müssen. Und bei Bedarf müssen sie entsprechend direkt vorgelegt werden können. Das Resultat daraus sind bergeweise Akten und Ordner, volle Archivräume und insgesamt eine riesige Papierflut. Dies zu organisieren ist kostenintensiv und braucht viel Platz. Der administrative und organisatorische Aufwand steigt stetig. Doch dieses Dilemma können Sie rechtssicher lösen und dabei jederzeit die Übersicht behalten: mit der elektronischen Archivierung.

Digitale Aktenverwaltung

Die digitale Aktenverwaltung löst die genannten Probleme auf einen Streich. Denn weil ein digitales Archiv wirtschaftlich sinnvoll ist und eine Vielzahl von Vorteilen schafft, sparen Sie Kosten Platz und Zeit. Gleichzeitig stärkt diese Art von Struktur die Motivation der Mitarbeitenden. Mit digitaler Archivierung, und damit ist die revisionssichere Dokumentenarchivierung gemeint, vereinfachen sich Arbeitsprozesse. Denn Sie haben schnell zur Hand, was Sie zur Arbeit benötigen und optimieren wie beschleunigen einzelne Arbeitsabläufe.

Wussten Sie es? Dokumente, die Sie in digitaler Form erhalten haben, müssen auch genau so digital archiviert werden. E- Akten in einem digitalen Archiv sind für die Ewigkeit geschützt. Sind sie unveränderbar, also revisionssicher abgelegt, erfüllen sie die notwendige Rechtssicherheit. Dokumente, die einmal digital archiviert wurden,sind vor unabsichtlichem Löschen sicher. Denn nur unter bestimmten Voraussetzungen und ausschließlich von dazu berechtigten Personen ist dies durchführbar. Zudem schützt ein Back-up die kompletten Daten und Dateien.

Die erstaunlichsten Aufbewahrungspflichten in Deutschland

Dauerhafte Aufbewahrungspflicht

Gerichtsurteile, Baupläne

110 Jahre Aufbewahrungspflicht

Personenstandsdaten

>100 Jahre Aufbewahrungspflicht

Lebensversicherungspolicen

30 Jahre Aufbewahrungspflicht

Haftungsfälle, Krankengeschichte, Röntgenbehandlung

10 Jahre Aufbewahrungspflicht

Rechnungen, Gehaltslisten, Personaldaten, Prozessakten, Journale, Jahresabschlüsse, Kassenbücher, Kontoauszüge, Lieferscheine, Grundbuchauszüge, Behandlungsakten

6 Jahre Aufbewahrungspflicht

Geschäftsbriefe, Protokolle, Gutachten, Zollbelege, Angebote, Preislisten, Handelsbriefe, Schriftwechsel, Reklamationen, Verträge

4 Jahre Aufbewahrungspflicht

Finanzaudit bei AG nach Prüfung

Erfüllen Sie Ihre Archivierungspflichten mit StarFinder®

und ganz nebenbei sind Sie auf der sicheren Seite. Mit StarFinder® könne Sie Ihre Belege rechtssicher digital archivieren.

Möchten Sie ein paar Argumente? Dann machen Sie sich auf lauter gute gefasst! Zunächst einmal besteht ein nur geringer Platzbedarf für die e-Akten, dementsprechend sparen Sie Aufwand und Kosten. Außerdem leistet StarFinder® den schnellen Informationszugriff, denn das digitale Archivsystem hält alle Dokumente über eine Such- und Filterfunktion jederzeit verfügbar. Wohlweislich haben Sie sie in weniger als einer Sekunde zur Hand und finden sie so einfach wie bei Google. Künftig gibt es kein frustrierendes Suchen mehr! Doch das reicht noch nicht, es gibt noch mehr gute Gründe!

Darüber hinaus …

Mögen Sie strukturierte Arbeit? Dann haben wir hier was für Sie! Denn mit der Funktion definierter Workflows bearbeiten und lenken Sie Dokumente zielsicher durch Ihr Unternehmen. Damit sie jedem Arbeitsprozess Übersicht und nachvollziehbare Struktur geben können. Und sozusagen ganz nebenbei macht StarFinder® das rechtssicher nach GoBD. Hiermit ist selbstverständlich auch die Verfahrensdokumentation verbunden. Denn wir wollen, dass Sie über Datensicherheit und Datenschutz nicht nachdenken müssen. Weil Sie sich ganz einfach dessen sicher sein können.

Probieren Sie es einfach aus

Im StarFinder® DIGITAL ARCHIV sind Dokumente vor unbefugtem Zugriff sicher. Die Schutz Ihrer Daten ist jederzeit gewährleistet. Doch gleichzeitig haben Sie die Daten zur Arbeit jederzeit verfügbar. Haben wir es schon erwähnt? StarFinder® DIGITAL ARCHIV schafft für Ihr Unternehmen wesentliche Erleichterungen im Arbeitsalltag, reduziert Kosten, steigert Produktivität. Und ganz von selbst stellt sich mehr Arbeitsfreude ein.

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Foto von David Riaño Cortés von Pexels

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