Belege digital archivieren – Das müssen Sie beachten!


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Belege digital archivieren bedeutet, dass alle eingehenden elektronischen Handels- bzw. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie im Unternehmen eingegangen. Ein digitales Archiv ermöglicht es Ihnen dadurch, eine GoBD-Konforme Buchhaltung in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Es gibt kaum eine Person, welche den Buchungsgrundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ nicht kennt. Doch was bedeutet das für Sie als Unternehmer? Für jeden Geschäftsvorfall muss ein sachlich korrekter Beleg vorliegen, sodass der Zusammenhang zwischen dem Vorgang und der Buchung hergestellt und auch nachvollzogen werden kann. Die Belege schaffen also die Basis für die Richtigkeit von buchhalterischen Aufzeichnungen und unterliegen der Aufbewahrungspflicht.

Was ist ein Beleg?

Als Beleg wird grundsätzlich ein schriftlicher Nachweis über einen Geschäftsvorfall im Unternehmen bezeichnet. Für die Buchführung dient dieser als Beweis für den Zusammenhang zwischen einem Vorgang und der erforderlichen Aufzeichnung. Beleg ist demnach der Oberbegriff für diverse Belegarten wie beispielsweise Rechnungen, Aufträge oder Quittungen über Barzahlungen. Ebenso zählen zu den Belegen

  • Rechnungen
  • Verträge
  • Barquittungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Zahlungsbelege

Warum müssen Belege digital archiviert werden?

Gemäß den GoBD müssen alle steuerlich relevanten Dokumente im Original aufbewahrt werden. Gescannte Papierdokumente können hierbei allerdings das Original ersetzen. Wichtig ist jedoch, dass Belege, welche als PDF eingehen, auch als PDF aufbewahrt werden müssen. Die Belegsicherung bzw. Belegarchivierung dient also als Beweiskraft. Beachten Sie, dass Belege meist eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren haben und erst nach Ablauf dieser vernichtet werden dürfen.

Digitale Belegarchivierung

Die Finanzbehörden akzeptieren Belege in digitaler Form, weshalb Belege, die in elektronischer Form eingehen, nicht extra nochmal ausgedruckt und eingescannt werden müssen. Das Gesetz gibt aber vor, dass die digitalen Belege ebenfalls archiviert werden müssen. Wie oben bereits angesprochen, müssen alle eingehenden elektronischen Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie im Unternehmen eingegangen sind.

Gemäß der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) müssen alle Belege wie folgt archiviert werden:

  • Vollständig
  • Übereinstimmend mit dem Original
  • Für die Dauer von 6 bzw. 10 Jahren (je nach Art des Dokuments)
  • Ordnungsgemäß
  • Mit Berechtigung einsehbar
  • Vernichtung erst nach Ablauf der Archivierungspflicht
  • Frühestmöglich

Belege mit Starfinder® digital archivieren

Starfinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen die Möglichkeit, nicht nur Papierbelege zu archivieren, sondern auch Belege, die Sie elektronisch erhalten haben. Mit der automatischen E-Mail-Archivierung können dann alle Belege direkt und automatisiert in Starfinder® importiert werden.
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