Boyn – Büromaschinen mit Archivfunktion aus einer Hand

Boyn-Bürogeräte mit Archivfunktion

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Boyn Bürokommunikationssysteme GmbH ist ein herstellerunabhängiger Anbieter von Büromaschinen mit Sitz in Heilbronn. Kunden und Partner schätzen das Unternehmen aufgrund seiner Services, einer überzeugenden Qualität und stimmigen Konzepten zu hochwertigen multifunktionalen Kopier- und Drucksystemen sowie Faxgeräten.

Von ihrem Motto geleitet „Effizienz durch Kompetenz“, unterstützt Boyn Unternehmen mit seinen Lösungen darin, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die Produktivität zu steigern. Seit 2015 gehört auch StarFinder® DIGITAL ARCHIV zur Angebotspalette von Boyn, die das System auch selbst nutzen. Wir haben mit Kai Schäfer, Vertriebleiter bei Boyn, darüber gesprochen.

Mit welcher Erwartung sind Sie auf die Suche nach einem digitalen Archivierungssystem gegangen?

K. Schäfer: Effizienz ist uns in unserem Unternehmen wichtig. Für Kunden suchen wir immer nach Lösungen, die Sie bei Ihren Arbeitsabläufen unterstützen und entlasten. Für uns selbst legen wir die gleichen Maßstäbe an. Wir haben nach einer Lösung gesucht, unsere interne Organisation effizienter zu gestalten. Dabei ist die Ablage als erstes in den Fokus geraten.

Eine Papierablage braucht einfach Zeit. Das beginnt bei der Suche nach bereits abgelegten Dokumenten. Und das geht dann bei Dokumenten, die sich gerade im Umlauf befinden, genauso weiter. Sie wissen nie, wo genau in der Ablage das Dokument gerade liegt. Deshalb wollten wir eine Lösung, die uns Zeit frei macht und mit der wir unsere Dokumente jederzeit sofort zur Hand haben, wenn wir sie brauchen. Das leistet StarFinder® in jedem Fall. Mit der Eingabe eines Stichwortes finden wir jetzt jedes gesuchte Dokument sekundenschnell. Und auch unsere dokumentgetragenen Prozesse sind mithilfe der Workflow-Funktion des StarFinders® deutlich schneller geworden.

Wie sind Sie auf StarFinder® aufmerksam geworden?

K. Schäfer: Über einen gemeinsamen Leasing-Partner sind wir auf Netcontrol und StarFinder® aufmerksam geworden. Wir haben uns das digitale Archiv zeigen lassen und sind zu Partnern geworden.

Warum haben Sie sich für StarFinder® entschieden?

K. Schäfer: Wir haben ein digitales Archiv für unsere interne Organisation gesucht. Aber als Unternehmen vertreiben wir Bürogeräte. Deshalb hatten wir uns zusätzlich das Ziel gesetzt, ein Ablagesystem zu finden, das wir in unser Produktrepertoire aufnehmen können. Zeitersparnis ist wichtig, aber ein System muss auch von Mitarbeitern und Kunden angenommen werden. Deshalb haben wir uns StarFinder® aus verschiedenen Blickwinkeln genauer angeschaut. Wichtig waren da auch die technischen Aspekte des Systems: StarFinder® lässt sich ohne Aufwand in die vorhandene IT-Struktur integrieren und ist sofort einsatzbereit. Das war schon ein Plus. Die intuitive Bedienung, die ohne Schulungsaufwand einfach möglich ist, und der kaufmännische Aspekt, also das Preis-Leistungsverhältnis, haben das Gesamtbild rund gemacht.

Was hat Sie persönlich an StarFinder® am meisten überzeugt?

K. Schäfer: Effizient arbeiten können Sie nur mit einem System, das leicht zu bedienen ist. Und das zeichnet StarFinder® definitiv aus. Kaum ein System ist so einfach zu handhaben. Da steckt ein großes Potenzial darin. Gerade auch im Hinblick auf unsere Kunden. Mit StarFinder® haben wir eine Archivlösung, die wir unseren Kunden ergänzend zu unseren multifunktionalen Kopier- und Drucksystemen anbieten können. Und das tun wir auch gerne, weil wir selbst von der Qualität überzeugt sind.

Wie setzen Sie StarFinder® aktuell ein?

K. Schäfer: Unser Archiv ist mit der Firma gewachsen. Derzeit organisieren wir unsere Dokumente und Prozesse in den Bereichen Vertrieb und Marketing in StarFinder®. Das funktioniert so gut, dass wir jetzt auch weitere Dokumente wie Rechnungen und Verträge in StarFinder® archivieren wollen.

Welche Erfahrungen haben Sie als Partner von Netcontrol und StarFinder® gemacht?

K. Schäfer: Als Kunde und Partner von Netcontrol GmbH fühlen wir uns wertgeschätzt. Das zeigt sich in der guten Beratung und Betreuung, in unserem Fall durch Herrn Laskovski. Wenn Fragen auftreten, bekommen wir immer Hilfe. Und das ist uns auch wichtig.

Und auch die Rückmeldungen unserer Kunden ist positiv. Die Einfachheit des Systems und der geringe technische Aufwand sind einfach bestechend. In diesem Sinne setzen wir weiter auf eine gute Zusammenarbeit und Partnerschaft für die Zukunft.

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