Changes: Einfach Ordnung halten

StarFinder DIGITAL ARCHIV

Veröffentlicht am

„Wenn ich das Dokument archiviert habe, muss ich  meinen Kollegen unbedingt noch über die wichtige Neuerung informieren.“ Manches Mal ist man mit dem Kopf schon weiter. Und schwups, schon hat man beim Ablegen die falsche Kategorie gewählt.

Ablagefehler kann es immer geben. Für diesen Fall stehen in StarFinder® DIGITAL ARCHIV verschiedene Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie diese Fehler beheben können.

Verschieben

Ist ein Dokument in der falschen Kategorie, Akte oder Akten-Art gelandet, können Sie das Verschieben einfach über das Bearbeitungsmenü beantragen. Wählen Sie die Kategorie, Akte oder Akten-Art, in die das Dokument tatsächlich gehört.

Verbergen

Haben Sie auch schon einmal mehrere Entwürfe eines Dokuments erstellt und auf dem PC gespeichert? Nicht jede ist für die dauerhafte Archivierung vorgesehen. Trotzdem kann es sein, dass man beim Archivieren die falsche Version erwischt. Um zu vermeiden, dass einem Suchenden das falsche Exemplar in die Finger fällt, können Sie in StarFinder® DIGITAL ARCHIV Dokumente verbergen. So können Sie Folgefehler vermeiden. Über das Bearbeitungsmenü der Suchergebnisliste können Sie das Verbergen einfach beantragen.

Wiederherstellen

Wurde ein Dokument fälschlicher Weise verborgen, ist es möglich dieses Dokument jederzeit über die Changes-Ablage wiederherzustellen. Unter „Verborgene Dokumente“ finden Sie dort alle Dokumente, die auf Ihre Initiative hin verborgen wurden. Aus dieser Liste heraus können Sie die Wiederherstellung bewirken.

Vier Augen sind mehr als zwei

Bei allen Anträgen gilt das Vier-Augen-Prinzip: Sie stellen einen Antrag, ein Verantwortlicher überprüft den Sachverhalt zur Sicherheit noch einmal und entscheidet dann über die Veränderung. Um ihn schnell ins Bild zu setzen, haben Sie die Möglichkeit Ihren Änderungswunsch jeweils kurz zu kommentieren. So können Sie sicherstellen, dass die Ablage nachher korrekt ist.

Mit StarFinder® sind Ihre Dokumente vor Verlust geschützt und unveränderbar archiviert. Und sollte sich trotz aller Sorgfalt ein kleiner Ablagefehler einschleichen, können Sie diesen in StarFinder® jederzeit korrigieren. So bleiben Ihre Arbeitsabläufe reibungsfrei!

Möchten Sie mehr Unterstützung bei Ihren Arbeitsabläufen? Lenken Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen mit Ihren Dokumenten! Finden Sie Ihre Dokumente einfach und schnell und halten Sie Fristen spielend ein!

Sie möchten digital archivieren und kennen StarFinder® DIGITAL ARCHIV nicht? Gerne zeigen wir Ihnen alle Funktionen in einer unverbindlichen Online-Präsentation.

mehr StarFinder®

Teilen Sie diesen Beitrag jetzt datenschutzfreundlich!

Ihr Browser ist stark veraltet! Bitte aktualisieren Sie Ihren Browser auf Browse Happy um sicher und unbeschwert surfen zu können. Eine Initiative von WordPress