Das Handwerk digital entlasten

Handwerk entlasten mit StarFinder

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Das Handwerk, Kernstück der deutschen Wirtschaft, befindet sich derzeit in einem Konjunktur-Hoch. Handwerksbetriebe bekommen zahlreiche Anfragen und Aufträge, während sie sich gleichzeitig mit der Herausforderung des Fachkräftemangels konfrontiert sehen.

Umso wichtiger ist es für die Betriebe Abläufe neu zu denken, um mehr Zeit für das eigentliche Kerngeschäft zu schaffen, denn Zeiteinsparung und Effizienz ermöglichen es den Betrieben teilweise fehlende Fachkräfte auszugleichen und Kosten zu senken.

Durch Effizienz Zeit sparen

Digitale Lösungen helfen, die Arbeit mit Dokumenten schnell und effizient zu erledigen.

Besonders empfehlenswert ist es, die Ablage bzw. das Archiv zu digitalisieren. Lochen und Abheften von Dokumenten ist äußerst zeitintensiv. Hinzu kommt, dass Angebote, Rechnungen und Auftragsbestätigungen heute ohnehin in der Regel digital erstellt werden.

Mit einem digitalen Archiv schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie haben einen Ort, wo Sie Ihre Geschäftsbriefe sicher aufbewahren können und gewinnen Zeit: Denn Sie haben die benötigten Dokumente über ein Schlagwort sekundenschnell und jederzeit zur Hand. Das spart langwieriges Suchen und unterstützt Sie darin, Ihre Aufgaben schnell und zielgerichtet zu erledigen.

Bearbeitungszeiten und Anfragen lassen sich mit einem Digitalen Archiv einfach beschleunigen. Prozesse wie beispielsweise eine Rechnungsprüfung kann mithilfe der Workflow-Funktion transparent und schnell gestaltet werden.

Digitales Erinnerungsvermögen

Neben Geschäftsbriefen und Verträgen können Handwerksbetriebe auch alle anderen Dokumente, die im Betrieb anfallen, in ihrem digitalen Archiv ablegen. Das können technische Zeichnungen, Handbücher oder Broschüren sein. Damit entsteht eine unternehmenseigene Suchmaschine, ein digitales Erinnerungsvermögen im doppelten Wortsinn. Möchten Sie ein Angebot mit einer Broschüre oder den passenden Bildern ergänzen, finden Sie alles schnell, einfach und zentral an einem Ort. So können Sie Bearbeitungs- und Reaktionszeiten verkürzen und erreichen damit gleichzeitig eine höhere Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.

Steuerrechtliche Vorgaben abhaken

Nebenbei kommen Betriebe mit der digitalen Archivierung Ihren Pflichten bei der Aufbewahrung steuerrelevanter Dokumente nach. Denn die GoBD 2015 macht ein digitales Archiv notwendig. In den Bestimmungen der GoBD ist festgelegt, dass steuerrelevante Dokumente in der Form aufbewahrt werden müssen, in der Sie Unternehmen erreichen oder verlassen. Erhalten Sie also E-Rechnungen im Anhang einer E-Mail muss diese auch im Originalformat archiviert werden. Und das sicher vor Manipulation und Verlust.

Für Betriebe ist es von entscheidendem Vorteil, dass die Pflicht zur digitalen Archivierung mit der expliziten Erlaubnis zum ersetzenden Scannen einhergeht. Das macht eine doppelte Ablage überflüssig. Dokumente, die Sie in Papierform erreichen, können Sie einfach einscannen, in Ihrem digitalen Archiv ablegen und anschließend vernichten. So haben Sie alle Dokumente zentral in einem Archiv beisammen.

Verfahrensdokumentation

Mit einem digitalen Archiv ergänzt durch eine Verfahrensdokumentation, in der Sie genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, können Sie einer Steuerprüfung entspannt entgegensehen.

Ein freier Rücken mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV

Bei der Wahl eines digitalen Archivs sollten Sie neben den Kosten und GoBD-Konformität auf die Bedienungsfreundlichkeit achten. Mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV sind Sie bestens beraten:

Legen Sie Ihre Dokumente in StarFinder® DIGITAL ARCHIV ab. Machen Sie sich Ihre Ablage und die Organisation Ihrer Dokumente einfach und finden Sie wann immer Sie wollen, google-einfach und intuitiv. Finden macht glücklich, weil es Ihnen den Rücken für Ihr Kerngeschäft freihält. Verkürzen Sie Bearbeitungs- und Reaktionszeiten mit Hilfe von StarFinder® und seinen nützlichen Funktionen wie Workflow oder Wiedervorlage. Und darüber hinaus erfüllen Sie mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV die gesetzlichen Vorgaben der GoBD einfach mit. Auch für die Verfahrensdokumentation hält StarFinder® ein nützliches Plugin bereit, mit dem Sie eine Verfahrensdokumentation passgenau auf Ihr Unternehmen erstellen können.

Sie möchten mehr über StarFinder® erfahren? Gerne zeigen wir Ihnen StarFinder® mit allen Funktionen in einer unverbindlichen Online-Präsentation. Oder testen Sie StarFinder® einfach 30 Tage lang kostenlos selbst.

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