Das sollten Sie zu Betriebsprüfungen wissen

Sicher Archivieren mit StarFinder DIGITAL ARCHIV

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Viele Unternehmen wähnen sich in Sicherheit, wenn es um Betriebsprüfungen geht. Was vielen allerdings nicht klar ist: Sie werden zunehmen. Im Fokus steht dabei neben der Buchhaltung die Aufbewahrung von Dokumenten. Und da ist schnell etwas falsch gemacht. 

Die Finanzbehörde wird digital

Als die GoBD 2015 in Kraft trat, war die Aufregung in Unternehmen sehr groß. Und das aus gutem Grund. Denn die GoBD hat die Weichen zur digitalen Finanzverwaltung gestellt.

Mit der Digitalisierung wird die Finanzbehörde auch strukturell umgebaut. Bis zum 31.12.2022 wird sich die Finanzverwaltung von der Papierbearbeitung komplett trennen. Steuererklärungen und Gewinnermittlungen werden dann digital abgegeben, voll automatisiert geprüft und abschließend bearbeitet.

Dadurch hat das Finanzamt neue Kapazitäten, um den Außendienst zu intensivieren. Und das ist gleichbedeutend mit einer verstärkten Überprüfung von Betrieben.

Kennen Sie die Kriterien zu einer ordnungsgemäßen Aufbewahrung der steuerrechtlich relevanten Dokumente?

10 Kriterien für die Aufbewahrung von Dokumenten

Geschäftsrelevante Dokumente müssen Sie revisionssicher aufbewahren. Das bedeutet grundsätzlich, dass Ihre Dokumente nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und manipulationssicher gesichert werden müssen.

Bei der Aufbewahrung Ihrer Dokumente müssen Sie daher folgendes beachten:

  • Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
  • Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
  • Jedes Dokument muss mithilfe geeigneter Techniken (z. B. durch das Indexieren mit Metadaten) wiederauffindbar sein.
  • Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
  • Kein Dokument darf während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
  • Jedes Dokument muss in genau der Form, in der es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
  • Alle Dokumente müssen zeitnah verfügbar sein.
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
  • Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
  • Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.

Die Herausforderung, die in diesen Anforderungen steckt, zeigt sich am besten in einem praktischen Beispiel:

Erstellen Sie eine Rechnung in einer Exel-Datei – und damit digital, muss diese auch digital aufbewahrt werden. Und zwar so, dass keine Änderungen vorgenommen werden können, das Dokument dauerhaft vor Verlust geschützt ist und jederzeit griffbereit ist. Damit fällt das Ablegen auf Ihrem Computer, das Umwandeln in PDF oder ein Ausdruck weg.

Eine falsche Aufbewahrung kann mit einer Geldbuße von bis zu 25 000 Euro geahndet werden. Hinzuschätzungen sind da noch nicht eingerechnet. Die einzige Lösung, das Dokument sicher vor Veränderungen und Verlust aufzubewahren, ist ein digitales Archiv. Darin können Sie auch Ihre Papierdokumente archivieren, denn ersetzendes Scannen ist erlaubt.

Unternehmen müssen digital arbeiten

Täglich erzeugen Unternehmen elektronische Daten, die von steuerlicher Bedeutung sein können. Und die digitale Ausrichtung der Finanzverwaltungen macht deutlich, dass diese Daten von und in Unternehmen in den Fokus der Überprüfung rücken. In Zukunft wird es verstärkt zu digitalen Betriebsprüfungen kommen. Und Unternehmen sollten sich dafür wappnen. Ein digitales Archivierungssystem und die passende Verfahrensdokumentation sind dafür unumgänglich.

Vorsicht Verfahrensdokumentation

Alle steuerpflichtigen Unternehmen müssen in einer Verfahrensdokumentation genau darlegen, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Durch die Verfahrensdokumentation kann sich die Finanzbehörde einen Einblick in die Struktur und Organisation von Unternehmen verschaffen. Und sie ist Pflicht! Liegt der Finanzverwaltung keine Verfahrensdokumentation vor, hat sie eine Schätzungsbefugnis. Damit drohen Unternehmen Hinzuschätzungen von bis zu 10% des Umsatzes!

Nummer sicher

Gehen Sie auf Nummer sicher! Mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV schaffen Sie kostengünstig Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen. Legen Sie Ihre Dokumente in einem revisionssicheren Archiv ab, und optimieren Sie nebenbei Ihre Ablage und Prozesse. Für die Verfahrensdokumentation steht Ihnen in StarFinder® ein Plugin zur Verfügung. Damit können Sie eine Verfahrensdokumentation passgenau auf Ihr Unternehmen erstellen.

Sie wollen mehr über StarFinder® DIGITAL ARCHIV wissen? Gerne zeigen wir Ihnen alle Funktionen in einer unverbindlichen Online-Präsentation. Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit uns!

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