7 Mythen über die E-Mail-Archivierung


E-Mail Archivierung revisionssicher

Digitaler Postversand ist tagtäglicher Standard. Doch wie ist es mit dem elektronischen Archivieren? Denn die Archivierung der E-Mails wird leider meist nicht so ernst genommen, wie die Ablage von Dokumenten in Papierform. Weil nur ein geringer Anteil der Unternehmer für die Archivierung eine rechtskonforme Lösung nutzt, gibt es unnötige Fallstricke. Doch wie behandeln Sie das Thema der E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen?

Die sieben Mythen der E-Mail Archivierung

1. Jede Mail muss archiviert werden

Die meisten Unternehmen denken, jede E-Mail müsse archiviert werden, ob es nun Auftragsbestätigungen oder Werbemails sind. Es stimmt zwar, es muss die komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre, je nach Art des Dokuments, ab Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden. Spam, Werbemittel oder Newsletter sind hiervon allerdings nicht betroffen. Diese E-Mails müssen nicht archiviert werden.

2. Jede Mail darf archiviert werden

Hatten wir es nicht eben schon angedeutet? So ist zwischen E-Mails, welche archiviert werden können und denen, die archiviert werden müssen zu unterscheiden. Dennoch gibt es auch E-Mails, die unter keinen Umständen archiviert werden dürfen. Vielleicht gibt es bei Ihnen im Unternehmen den Ausnahmefall, dass private E-Mail-Nutzung gestattet ist. Wenn das so ist, achten Sie darauf, dass die diese privaten Nachrichten nicht gespeichert werden. Denn das ist einfach nicht erlaubt.

3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen

Viele Unternehmen sehen davon ab, private E-Mails zu verbieten. Hierfür gibt es Gründe, denn mittlerweile ist die Social-Media-Nutzung in die Arbeit miteinbezogen. Die Nutzung von Netzwerken wie Facebook oder Twitter erfordert meist die E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit. Demnach ist es effektiver als ein Verbot davon, den Mitarbeitern andere Möglichkeiten für die E-Mail-Nutzung zu bieten. Wenn zum Beispiel die Mitarbeiter ein weiteres, separates E-Mail-Konto besitzen. Doch vielleicht ist Ihnen die Nutzung von Freemail-Accounts auch gestattet, denn dann besteht keine Gefahr der fehlerhaften Archivierung.

4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein

Oftmals ist die Suche nach einem den Vorgaben entsprechenden Passwort die größte Hürde. Doch ist diese Hürde auch positiv, denn die eigenen Daten sind hierdurch vor Verlust oder Missbrauch geschützt. Obwohl es keine gesetzliche Vorgabe dazu gibt, dass Sie Ihre Daten verschlüsseln müssen, ist es dennoch im eigenen Interesse genau dies tun. Dazu soll es rechtskonform sein. Eine gesetzeskonforme, also revisionssichere Lösung bietet Ihnen die digitale Archivierung bei StarFinder® zur Sicherung Ihrer Daten. Mitarbeiter, welche Zugriff auf die E-Mails brauchen, können durch Rechtevergabe oder Eingabe des Passworts ganz leicht auf die entsprechenden Daten zugreifen.

5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen

Nahezu alle E-Mail-Anbieter bieten nicht nur den Mailversand und –empfang an. Oft können auch Termine im Kalender sowie die eigenen Kontakte im Adressbuch gespeichert werden. All diese Daten werden auf dem E-Mail-Server gesichert. Durch zusätzliche Sicherung auf dem Endgerät des Anwenders, wird zwar die Datenmenge auf dem Mail-Server reduziert, die Compliance wird allerdings nicht geboten. Die Daten sind vor fremden Zugriff demnach nicht gesichert und für den Administrator ist die Verwaltung von hohem Aufwand geprägt. Deshalb ist es notwendig, alle E-Mails revisionssicher, also unveränderbar, zu speichern. Hierfür ist eine serverbasierte Lösung optimal.

6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität

Gerade die neueren Systeme steigern die Motivation zur rechtskonformen Archivierung. Allerdings liegt es immer an der Art der Bearbeitung und digitalen Ablage der E-Mails. Archivsysteme dienen demnach zwar der Speicherung, doch muss letztendlich jeder darauf achten, dass die E-Mails vor unberechtigtem Zugriff geschützt und revisionssicher archiviert sind.

7. E-Mail-Archivierung erfolgt nur aus juristischen Gründen

Grundsätzliche Sicherungen von Daten sind empfehlenswert, auch wenn dies nicht gesetzlich geregelt ist. Versehentlich gelöschte oder durch einen Komplett-Absturz des Mailservers verlorene E-Mails können schnell und einfach wieder gefunden werden. Zusätzlich ermöglicht Ihnen eine Archivierung der E-Mails den schnellen Erfolg der gesuchten E-Mail, dies ist für Ihre Mitarbeiter gewonnene Zeit.

StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen nicht nur die serverbasierte und revisionssichere E-Mail-Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails. Sie können bereits vorab auswählen, in welche Dokumenten-Kategorie die E-Mails archiviert werden. Zudem ermöglicht Ihnen die OCR-Auslesung eine einfache Volltext-Suche.

Nicht jeder soll auf die archivierten E-Mails Zugriff haben? Kein Problem! Durch die Rechtevergabe können Sie selbst entscheiden, welche Ihrer Mitarbeiter auf die E-Mails zugreifen dürfen.

Sie wollen die Vorteile der digitalen Aktenverwaltung nutzen? Sie haben Fragen? Gerne zeigen wir Ihnen StarFinder® DIGITAL ARCHIV in Form einer kostenlosen Online-Präsentation!

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