Digitales Dokumentenmanagement für eine bessere Zusammenarbeit

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Ein digitales Dokumentenmanagement unterstützt Sie maßgeblich dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu optimieren, und lässt Sie somit jeden Tag viel Zeit und Geld sparen. Wie Sie eine digitale Dokumentenablage nutzen können, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen effizienter, transparenter und erfolgreicher zu gestalten können, erfahren Sie im Folgenden.

Nutzen Sie eine digitale Dokumentenablage, um Informationen zu bündeln!

Vielleicht kennen Sie die Situation, dass Sie eine Lieferung entgegennehmen, den Auftrag hierfür aber nicht selbst erteilt haben. Um die Eingangskontrolle korrekt vorzunehmen, müssen Sie also zunächst den abgehefteten oder anderweitig abgelegten Auftrag finden, um die tatsächliche Lieferung mit der Bestellung abzugleichen. Hierzu müssen Sie wiederum wissen, wo Ihr Kollege das Dokument abgelegt hat.

Dieselbe Problematik taucht auf, wenn in Ihrem Unternehmen an einem Projekt gearbeitet wird, an dem verschiedene Abteilungen beteiligt sind. Die einzelnen Mitarbeiter müssen für die verschiedenen Aufgaben auf dieselben Dokumente zugreifen. Da diese Dokumente zum Teil während des Prozesses bearbeitet, weiterentwickelt und verändert werden, muss gewährleistet sein, dass jeder Beteiligte immer auf die aktuelle Version zugreifen kann.

Um diesen Herausforderungen gerecht werden zu können, müssen Unternehmen die Informationen und Dokumente für ihre Mitarbeiter immer schnell greifbar und zugänglich machen. Indem Sie eine digitale Dokumentenablage nutzen, können Sie sämtliche Informationen zentral an einem Ort bündeln, auf den die Mitarbeiter jederzeit flexibel zugreifen können. Wenn Sie ein digitales Dokumentenmanagement nutzen, können nicht nur Ihre Mitarbeiter vor Ort auf sämtliche Unterlagen zugreifen, sondern auch Mitarbeiter im Home-Office, in einer Zweigniederlassung oder im Auslandseinsatz. Dank einer digitalen Dokumentenablage hat jeder Ihrer Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die aktuelle Version der Dokumente und kann sie von überall auf der Welt aufrufen.

Mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagements kann die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen reibungslos organisiert werden. Hiervon profitiert das Unternehmen enorm: Abläufe werden beschleunigt, die Fehlerquote nimmt ab und Prozesse werden transparenter.

Digitales Dokumentenmanagement fördert die Zusammenarbeit in Unternehmen jeder Größe

Unternehmen aller Größen stehen vor derselben Herausforderung: Dokumente müssen so organisiert werden, dass alle Mitarbeiter reibungslos zusammenarbeiten können. Wo Arbeitsbereiche aufgeteilt sind, gibt es auch immer Schnittstellen zu anderen Bereichen. Häufig werden in Handwerks-, Pflege- und anderen Dienstleistungsunternehmen die Buchhaltung und die abzurechnende Dienstleistung voneinander getrennt. Können alle Mitarbeiter zentral auf sämtliche Dokumente zugreifen, erleichtert dies die Abläufe enorm und erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern so manches Missverständnis.

Digitales Dokumentenmanagement mit StarFinder®

Optimieren Sie Ihr digitales Dokumentenmanagement und archivieren Sie Ihre Dokumente ganz einfach und zentral im StarFinder® DIGITAL ARCHIV, um Vorgänge, Projekte und Prozesse in Ihrem Unternehmen zu beschleunigen. Alle Mitarbeiter können zu jeder Zeit auf die aktuellen Dokumente zugreifen, die sie für Ihre Aufgaben benötigen.

Mithilfe dieser digitalen Dokumentenablage mit Workflow-Funktion können Sie wiederkehrende Arbeitsabläufe einfach strukturieren und gezielt durch die Hände der beteiligten Mitarbeiter lenken. Die klaren Aufgaben und Zuständigkeiten schaffen Transparenz und steigern die Effizienz Ihrer Unternehmensprozesse.

Für abteilungsübergreifende Aufgaben steht Ihnen im StarFinder® DIGITAL ARCHIV auch die Funktion des Taggings zur Verfügung. Bündeln Sie Ihre Dokumente mit Tags und versehen Sie einzelne Tags mit speziellen Zugriffsrechten. So können Ihre Mitarbeiter alle nötigen Unterlagen in der digitalen Dokumentenablage einsehen und Ihre Aufgaben zielführend und erfolgreich erledigen.

Wenn Sie mehr über das StarFinder® DIGITAL ARCHIV wissen möchten, zeigen wir Ihnen gerne alle Funktionen und Vorteile des StarFinder® DIGITAL ARCHIVs in einer kostenlosen Online-Präsentation. Gerne geben wir Ihnen zudem die Möglichkeit, das digitale Dokumentenmanagement 30 Tage lang kostenlos zu testen und sich selbst zu überzeugen: Finden macht glücklich!

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