E-Rechnungen

DMS – Der erste Schritt hin zum digitalen Unternehmen

DMS

Die Digitalisierung Ihres Unternehmens ist unabdingbar, wenn Sie auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben wollen. Umso erschreckender ist es, dass laut der Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ der Bitkom e.V. lediglich 19% aller Unternehmen für die Digitalisierung gerüstet sind. Der Begriff jedoch ist weitreichend, denn die Digitalisierung betrifft so gut wie alle Bereiche des Unternehmens. Kommunikation, interne Vorgänge wie die Prüfung von Rechnungen oder Verträgen, der digitale Arbeitsplatz inkl. Home-Office und vieles mehr – die Liste notwendiger Veränderungen scheint unendlich und die Frage, mit was man denn am Besten anfängt, ungeklärt. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen mit Hilfe eines DMS zukunftstauglich machen.

Welche Fragen Sie zunächst klären sollten

Um mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens zu Beginnen, sollten Sie zunächst die Rahmenbedingungen des Projekts festlegen. Zu klären ist dabei unter anderem:

  • Welche Systeme benötigen wir? z.B. DMS/ECM, ERP, branchenspezifische Programme
  • Welche Voraussetzungen müssen die Systeme erfüllen? z.B. Anbindung an Drittsysteme, einfache Bedienung
  • Wie hoch ist das Gesamtbudget / das Budget für die einzelnen Programme?
  • Wie schnell möchten wir mit der Umsetzung beginnen?

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Die Umstellung auf eine digitale Dokumentenverwaltung und elektronische Archivierung bildet die Grundlage für eine neue, digitale Unternehmenskultur. Die Flut an Informationen, die es im Geschäftsalltag zu verarbeiten gilt, ist enorm und ohne eine gute Struktur nicht bewältigbar. Folglich ist die Einführung eines digitalen Ablagesystems der erste wichtige Schritt, um Ihr Unternehmen erfolgreich auf Industrie 4.0 vorzubereiten. Ziel ist es, die Zettelwirtschaft vollständig durch digitale Informationssysteme abzulösen – so können Sie in einer schnelllebigen Arbeitswelt flexibel auf Veränderungen reagieren.

Was muss ein gutes DMS können?

Je nach dem, wie Sie das System in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, müssen unterschiedliche Funktionen durch das DMS gewährleistet werden. In der Regel sollte das System jedoch folgendes beinhalten:

  • Volltext-OCR und Volltext-Suche (dadurch wird eine Google-artige Suche ermöglicht)
  • Kategorisierung von Dokumenten
  • Workflow-Funktion
  • Individuelle Rechtevergabe
  • Versionsverwaltung
  • Revisionssichere Archivierung sämtlicher Dateiformate
  • E-Mail-Archivierung
  • Schnittstelle zu anderen im Unternehmen eingesetzten Systemen (z.B. zum ERP-System)

Was kostet ein DMS?

1. Anschaffunfgskosten: Implementierung

In der Regel wird das System entweder über ein Rechenzentrum (Cloud) oder einen Server im Unternehmen (On-Premises) betrieben – ersteres geht meist mit geringeren Implementierungskosten einher.

2. Laufende Kosten: monatliches Mietmodell

Die Kosten eines solchen Systems variieren selbstverständlich. Je nach Anbieter, Leistungsumfang und Dauer sollten bei einem monatlichen Mietmodell ca. 30-60€/User pro Monat eingeplant werden. Bei 10 Nutzern liegen die Kosten pro Jahr zwischen 3600€-7200€.

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