Dokumente in Akten und Tags formieren

Dokumente in StarFinder formieren

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Wo sind die Dokumente zum Firmen-Fahrzeug? Wie kann ich mir einen Überblick zu meinem Kunden verschaffen? Was muss ich zum gerade laufenden Projekt wissen? Alle diese Fragen führen direkt in das Ablage- und Archivsystem des Unternehmens. In Ihrem StarFinder® DIGITAL ARCHIV finden Sie die Antworten auf Ihre Fragen in Form von aktuellen und vollständigen Dokumenten.

Um Dokumente in Ihrem StarFinder® DIGITAL ARCHIV zu einem bestimmten Thema wie beispielsweise einem Firmenfahrzeug zu bündeln, stehen Ihnen in StarFinder® verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können Dokumente mit Hilfe von Tags oder Akten formieren.

Was kann die Akte?

Benötigen Sie Informationen zu einem speziellen Dienstfahrzeug, ist es praktisch, wenn Sie diese gebündelt an einem Ort finden. So können Sie sich schnell einen Überblick verschaffen, wissen wann der TÜV fällig ist, oder wann der Leasingvertrag ausläuft, oder was immer Sie wissen müssen.

Um die Dokumente wie in einem herkömmlichen Ablagesystem zu einem bestimmten Thema wie beispielsweise einem Dienstfahrzeug zu sortieren, können Sie Ihr Dokument beim Archivieren in StarFinder® DIGITAL ARCHIV einer Akte zuordnen.

Möchten Sie Ihre Dokumente gesammelt einsehen, können Sie sich alle Dokumente über eine nach der Akte gefilterten Suche in Ihrem StarFinder® anschauen.

Über Ihre Aktenübersicht können Sie alle Dokumente gesammelt herunterladen.

Was können Tags?

Ein Dokument in verschiedenen Sammlungen

Im alltäglichen Gebrauch stößt man mit Akten hin und wieder an Grenzen. Was machen Sie beispielsweise mit einem Dokument, das sowohl einem Kunden, als auch einem Projekt zugeordnet werden muss?

Mit der Tagging-Funktion in StarFinder® DIGITAL ARCHIV ist diese Frage schnell beantwortet: Sie können Ihr Dokument in der Akte des Kunden ablegen, es aber gleichzeitig mit einem Tag für Ihr laufendes Projekt versehen. So ist jede Dokumentensammlung ohne Umwege vollständig.

Geregelter Zugriff auf Dokumenten-Bündel

Ein weiterer Unterschied zwischen Akten und Tags zeigt sich in der Rechtefunktion. Der Zugriff auf Dokumente, die in einer Akte liegen, wird über die Zugriffsberechtigung der Kategorie geregelt. Legen Sie Dokumente aus verschiedenen Kategorien in einer Akte ab, kann ein Nutzer unter Umständen nur Teile der Akte einsehen.

Um bei dem Beispiel des Projekts zu bleiben: Arbeitet ein Mitarbeiter mit begrenzten Zugriffsrechten an einem kategorienübergreifenden Projekt mit, fehlen ihm möglicherweise aufgrund der Zugriffsrechte Informationen.

Für diesen Fall bieten Tags eine Lösung. Tags haben eine Rechtefunktion. Sie können festlegen, wer das Dokumentenbündel einsehen darf. Damit können Sie jedem Mitarbeiter, auch externen Mitarbeitern, einen einfachen aber gezielten Zugriff auf relevante Dokumente geben.

Mit StarFinder® sind Sie immer gut beraten! Machen Sie sich die Ablage Ihrer Dokumente einfach. StarFinder® DIGITAL ARCHIV unterstützt Sie bei Ihren Ablagetätigkeiten, damit Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können.

Sie kennen StarFinder® noch nicht und wollen StarFinder® live erleben? Vereinbaren Sie einen Termin für eine unverbindliche Online-Präsentation.

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