Dokumentenarchiv: Die Vorteile für Ihr Unternehmen

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Ein Dokumentenarchiv kann Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten. Überzeugen Sie sich selbst und erfahren Sie im Folgenden, wie Sie die Erfolge Ihres Unternehmens steigern können, indem Sie Ihre Dokumente archivieren.

Zeitersparnis durch digitales Dokumentenarchiv

Die Zeit Ihrer Mitarbeiter kostet Ihr Unternehmen jeden Monat viel Geld. Daher wünschen Sie sich sicher auch, dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit möglichst effizient und produktiv nutzen, nicht wahr?

In der Regel bezahlen Unternehmen Ihre Mitarbeiter schließlich nicht nur für die Ergebnisse, die sie liefern, sondern für jede Stunde, die sie bei der Arbeit im Büro verbringen.

Indem Sie ein digitales Dokumentenarchiv nutzen, um Ihre Dokumente zu archivieren, können Sie jeden Monat viel Zeit einsparen – und Ihre Mitarbeiter können sich mit ihren wesentlichen Aufgaben beschäftigen.

Mithilfe eines Dokumentenarchivs können Ihre Mitarbeiter besonders schnell auf alle relevanten Daten zugreifen und ihre Suchzeiten verkürzen, da alle Dokumente zentral an einem digitalen Ort gesammelt werden.
Sie können ihre Dokumente schneller ablegen als bisher und sie ganz einfach online abspeichern anstatt die Dokumente auszudrucken, zu lochen und abzuheften.

Die Zeit, die beim Drucken, Lochen und Abheften verloren geht, mag auf den ersten Blick vernachlässigbar erscheinen, doch überlegen Sie nur mal, welche Vielzahl an Dokumenten im Unternehmensalltag genutzt wird. Während Miet-, Pacht- und Leasingverträge in der Regel nur zu Beginn der Vertragslaufzeit benötigt und anschließend für einen längeren Zeitraum nur abgeheftet werden, muss auf andere Dokumente regelmäßig zugegriffen werden.
Neben dem Ablegen und Suchen von Dokumenten geht mit einem Dokumentenarchiv auch die Vernichtung der Akten schneller vonstatten. Wenn Sie ein Dokument nicht mehr benötigen bzw. wenn die gesetzlich vorgeschriebene Zeit zur Archivierung Ihrer Belege verstrichen ist, können Sie die Dokumente ganz einfach und unkompliziert löschen anstatt einen Ihrer Mitarbeiter damit zu beauftragen, die veralteten Dokumente zeitaufwendig zu schreddern.

Prozessoptimierung durch digitales Dokumentenarchiv

Indem Sie den Dokumentenzugriff in Ihrem Unternehmen so einfach und schnell wie möglich gestalten, desto verlässlicher können Sie Ihre Prozesse optimieren. Ein digitales Dokumentenarchiv stellt hierfür eine hervorragende Möglichkeit dar. Ihre Mitarbeiter finden sämtliche Dokumente zentral an einem digitalen Ort, können Arbeitsabläufe durch Workflows gezielt steuern und Ihre Effizienz somit erfolgreich steigern.

Dokumente archivieren, Ordnung schaffen, Platz sparen

Sämtliche Rechnungen, die Sie empfangen und verschicken, müssen gemäß der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierungsfristen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Selbst wenn in Ihrem Unternehmen jeden Tag nur 10 Rechnungen generiert werden, haben Sie nach 10 Jahren bereits 36.500 Dokumente angesammelt. In der Regel dürfte die Anzahl an Dokumenten, die Sie täglich erstellen und anschließend archivieren müssen, weit über den beispielhaften 10 Stück liegen.

Wenn Sie sich bisher gegen ein Dokumentenarchiv entschieden haben, müssen all diese Dokumente in Aktenordnern abgeheftet und in Aktenschränken untergebracht werden. Diese Archivierung in Papierform nimmt unglaublich viel Platz Ihrer Räumlichkeiten in Anspruch.

Wenn Sie hingegen ein digitales Dokumentenarchiv nutzen, können Sie auf diese platzraubenden Aktenordner verzichten, es fliegen keine losen Dokumente in Ihrem Unternehmen herum, die früher oder später verloren gehen, und Sie können sich einen super ordentlichen Arbeitsplatz schaffen.

Ein digitales Dokumentenarchiv hilft Ihnen somit, die Ordnung in Ihrem Unternehmen zu bewahren und mehr Platz für Konzentration und kreative Arbeit zu schaffen.

Kosten sparen


Im Durchschnitt erstellt ein Mitarbeiter im Büro täglich über 30 Seiten Papier. Wenn Sie kein digitales Dokumentenarchiv nutzen, müssen diese durchschnittlichen 30 Seiten von jedem Ihrer Mitarbeiter ausgedruckt werden. Dafür geht nicht nur Zeit verloren, sondern Sie müssen zudem Papier, Druckerpatronen und Aktenordner kaufen, die Dokumente ausdrucken, lochen und abheften und die Dokumente anschließend in teuren Aktenschränken unterbringen. Die Aktenschränke wiederum müssen irgendwo in Ihrem Unternehmen stehen, wodurch ein Teil Ihrer Bürofläche verloren geht.
Wenn Sie ein digitales Dokumentenarchiv nutzen, können Sie somit Ihre Kosten für Papier, Druckerpatronen, Aktenordner, Aktenschränke und gegebenenfalls sogar für Ihre Miete drastisch verringern. Außerdem sparen Sie Personalkosten, da Ihre Mitarbeiter einen geringeren Zeitaufwand für Ihre Büroarbeit aufbringen müssen.

Erhöhte Transparenz & Besseres Controlling

Mithilfe eines digitalen Dokumentenarchivs können Sie die Transparenz sämtlicher Arbeitsabläufe und Prozesse extrem erhöhen. So schaffen Sie verbesserte Controllingmöglichkeiten, haben den Fortschritt einzelner Projekte jederzeit im Blick und können die Prozesse in Ihrem Unternehmen gezielt steuern. Wenn Sie ein digitales Dokumentenarchiv nutzen, um Ihre Dokumente zu archivieren, können Sie Fehler, Probleme oder andere Auffälligkeiten in Ihren Prozessen bemerken, den Erfolg einzelner Maßnahmen messen und gezielt eingreifen.

Fehlervermeidung durch aktuelle Dokumente

Wenn Sie Ihre Dokumente archivieren und über ein zentrales Archiv auf all Ihre Unterlagen zugreifen können, können Sie nicht nur Zeit, Platz und Kosten sparen, sondern gleichzeitig Fehler vermeiden. Denn Ihre Mitarbeiter haben alle Zugriff auf die aktuellste Version Ihrer Dokumente. Auf diese Weise können Missverständnisse und Fehlkommunikation vermieden werden. Ihre Mitarbeiter sind auf dem aktuellen Stand der Dinge und können fehlerfrei und sicher arbeiten.

Unkomplizierter Zugriff von überall

Während die Arbeit im Home Office immer beliebter wird und immer mehr Unternehmen mit Mitarbeitern im Ausland zusammenarbeiten, wird auch ein digitales Dokumentenarchiv immer wichtiger.

Wenn ein Teil Ihrer Mitarbeiter von Zuhause aus arbeitet oder Sie mit Menschen in anderen Ländern zusammenarbeiten, ist es schwierig, jedem Mitarbeiter alle relevanten Dokumente zur Verfügung zu stellen, wenn Sie kein digitales Dokumentenarchiv verwenden. Vor allem ein Onlinearchiv bietet sich an, um Ihre Dokumente archivieren und allen Mitarbeitern rund um den Globus problemlos zugänglich machen zu können.

Sicherer Zugriff durch klar definierte Rechteverteilung


Während es bei Aktenordnern und Dokumenten in Papierform schwierig ist, klar zu definieren, welcher Mitarbeiter welche Akten einsehen oder auch bearbeiten und verändern darf, bietet ein digitales Dokumentenarchiv den Vorteil, dass Benutzerrechte eindeutig zugeordnet werden können. Mit einem Dokumentenarchiv entscheiden Sie selbst, welcher Mitarbeiter welche Dokumente ansehen und/oder bearbeiten darf.

Rechtssicherheit


Mit dem richtigen Dokumentenarchiv können Sie Ihre Dokumente rechtssicher archivieren. Hierzu muss Ihr Dokumentenarchiv den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD) entsprechen.

Dokumente archivieren mit StarFinder

Das StarFinder Dokumentenarchiv vereint alle genannten Vorteile eines digitalen Archivs. Sie können die Zeit für das Suchen, Drucken, Lochen und Abheften Ihrer Dokumente sparen und somit Ihre Personalkosten sowie auch die Kosten für Papier, Druckerpatronen, Aktenordner und Aktenschränke drastisch reduzieren. Mit dem StarFinder Dokumentenarchiv können Sie die Transparenz in Ihrem Unternehmen erhöhen, Prozesse gezielt optimieren und ein umfassendes Controlling einführen, mit dem Sie sämtliche Prozesse in Ihrem Unternehmen jederzeit im Blick behalten und Fehler erfolgreich vermeiden können. Außerdem ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern überall auf der Welt einen unkomplizierten Zugriff auf alle relevanten Dokumente und können klare Zugriffsrechte definieren.

Das StarFinder Dokumentenarchiv ist revisionssicher und ermöglicht Ihnen hierdurch eine rechtssichere Aufbewahrung aller unternehmerischen Unterlagen.

Gerne geben wir Ihnen die Möglichkeit, das StarFinder Dokumentenarchiv 4 Wochen lang kostenlos zu testen und sich selbst zu überzeugen. Wenn Sie sich für unsere Archivierungslösung interessieren, freuen wir uns, Ihnen eine Präsentation sämtlicher Funktionen und Vorteile des StarFinder Dokumentenarchivs zukommen zu lassen. Erfahren Sie die Vorteile unseres Dokumentenarchivs und überzeugen Sie sich selbst: Finden macht glücklich!

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