Drei Dokumente für das digitale Archiv

Schatzkiste Digitales Archiv

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Informationen und Daten sind für Unternehmen ein großer Schatz. Der Zugriff auf Informationen sollte jederzeit und schnell möglich sein. In einem digitalen Archiv können Unternehmen ihre Unterlagen jederzeit abrufbar ablegen. Dabei gibt es drei Arten von Dokumenten, die ins Archiv gehören.

Das steuerrechtlich relevante Dokument

In jedem Unternehmen gibt es Dokumente, die von steuerrechtlicher Relevanz sind. Diese MÜSSEN archiviert werden.

In den GoBD 2015 (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist festgelegt, dass Dokumente, die in Unternehmen eingehen oder entstehen und von steuerrechtlicher Relevanz sind, vorgehalten werden müssen. Beispiele dafür sind:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Verträge
  • Auftragsangebote, die zum Abschluss geführt haben
  • Auftragsbestätigungen u.v.m.

Aus unternehmenseigenen Interessen halten Sie in Ihrem Unternehmen diese Dokumente ohnehin vor. Die GoBD schafft zusätzlich Klarheit über die Archivierungsmodalitäten. Daten müssen in der Form, in der sie im Unternehmen eingegangen und entstanden sind, aufbewahrt werden. Digitale Daten müssen also digital archiviert werden. Richtig interessant ist für Unternehmen noch ein kleiner Zusatz: Papierbelege dürfen mit der GoBD 2015 ausdrücklich nach ihrer Digitalisierung, z.B. durch Scannen, vernichtet werden. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit für ALLE Dokumente ein zentrales digitales Archiv zu schaffen.

Das Verwaltungs-Dokument

In diesem zentralen Archiv haben auch Dokumente Platz, die Informationen zu Kundenmanagement, Vertragsangelegenheiten und ähnlichen Sachverhalten enthalten. Sie SOLLTEN in einem Unternehmen aufbewahrt werden, weil sie die Grundlage für Geschäfte sind. Zu solchen Dokumenten zählen:

  • Verträge
  • Fahrzeugbriefe
  • Kundendateien
  • Geschäftsberichte
  • Dokumente zum Qualitätsmanagement

Das Know-How-Dokument

Daten zählen heute zum vierten Produktionsfaktor neben Kapital, Rohstoffen und Arbeitskraft. Machen Sie diese Daten für sich nutzbar. Sie KÖNNEN Dokumente, die sich im Unternehmen ansammeln zu großen Wissenspool vereinen. Dokumente dieser Art sind beispielsweise:

  • Protokolle
  • Technische Zeichnungen
  • Kataloge
  • Handbücher

Die papierlose Verarbeitung von Daten und die digitale Archivierung beschleunigen Prozesse, bieten schnellere Zugriffszeiten und die dauerhafte Verfügbarkeit von Dokumenten und Daten. Damit liefern sie auch einen wichtigen Beitrag zur Kostenreduktion.

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