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Mit StarFinder® die interne Kommunikation verbessern


interne Kommunikation ;
digitale Archivierung

Die digitale Kommunikation via Messenger oder E-Mail wird heutzutage häufig gegenüber einem Telefonat bevorzugt. Was im privaten Umfeld schon Gang und Gäbe ist, nimmt allerdings auch im beruflichen Alltag immer mehr zu. Die zu bewältigende Masse an Informationen im Geschäftsalltag ist jedoch deutlich höher. Den Überblick zu behalten ist nicht immer einfach.
Wollen Sie die interne Kommunikation Ihres Unternehmens optimieren und dadurch die Flut an Informationen in den Griff bekommen? Wir zeigen wir Ihnen deshalb in 4 simplen Schritten, wie digitale Archivierung Ihre interne Kommunikation verbessert.

1. Ein gemeinsames System für digitale Archivierung schafft Struktur

Im Zeitalter der Digitalisierung nutzen wir alle immer häufiger unterschiedlichste Systeme zur Kommunikation. Folglich existieren eine Vielzahl verschiedener Daten innerhalb eines Unternehmens. Ein Beispiel ist der E-Mail-Server und die damit einhergehende Kommunikation. Die E-Mails liegen zuerst unsortiert in einem Postfach, das E-Mail Postfach zu strukturieren ist noch nicht umgesetzt. Folglich ist einer der größten Nachteile bei der Archivierung im E-Mail-Postfach, dass beispielsweise Abwesenheiten aufgrund von Krankheit den Zugriff auf die E-Mails erschweren.

Wünschen Sie sich eine unkomplizierte Lösung für dieses Problem? Dann ist die Lösung in greifbarer Nähe: das DIGITAL ARCHIV von StarFinder® ist Ihre Trumpfkarte für dieses Problem. Alle Mitarbeiter können Zugriff auf das elektronische Archiv erhalten. So können sie die Vorteile elektronischer Archivierung umsetzen. Um die E-Mails archivieren zu können, nutzen Sie ganz unkompliziert eine Schnittstelle zu Ihrem E-Mail-Programm. Zusätzlich profitieren Sie von der revisionssicheren elektronischen Archivierung.

2. Nutzen Sie die Aktendigitalisierung für Ihren Posteingang

Abhängig von der Größe des Unternehmens kann es oft mehrere Stunden in Anspruch nehmen, bis die Post in Papierform die jeweiligen Empfänger erreicht hat. Grund hierfür ist die Sortierung und die manuelle Verteilung. Hat ein Brief mehrere Empfänger, dann verzögert sich dieser Prozess. Das Dokument muss zunächst von einer Person zur nächsten gereicht werden muss. Hierbei kann es durchaus passieren, dass sich der Mitarbeiter nicht zuständig fühlt und das Dokument deshalb in der Ablage untergeht. Jedoch auch wenn das Dokument ordentlich abgeheftet wurde, beansprucht die Suche viel zu viel Zeit.

Nutzen Sie mit StarFinder® ein elektronisches Archiv, dass zur optimalen Digitalisierung des Posteingangs beiträgt. So ordnen Sie die Dokumente schnell in einem papierlosen Archiv und der Empfänger wird innerhalb von Sekunden über den Eingang informiert. Außerdem können mehrere Nutzer gleichzeitig auf das digital hinterlegte Archiv zugreifen und es bearbeiten. Das Auslesen der Dokumente, mit Hilfe eines OCR-Verfahrens, ermöglicht dazu eine einfache Suche anhand von Stichwörtern. Die nervenaufreibende Suche in analogen Archiven oder auch Akten gehört der Vergangenheit an.

Mit dem StarFinder® DIGITAL ARCHIV sind Sie und Ihr Unternehmen bereit in der immer schneller werdenden Kommunikation den Überblick zu behalten.

3. Nutzen Sie die Möglichkeit der digitalen Workflows

Digitalisierte Dokumente, wie beispielsweise eingescannte Dokumente, E-Mails oder Anhänge, leiten Sie gezielt an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Das geschieht durch individualisierte Workflows. Gibt es für ein Dokument mehrere Empfänger, dann wählen Sie die Reihenfolge der Bearbeitenden aus. Zusätzlich zu dem großen Vorteil der schnelleren Bearbeitung, kann bei den Workflows auch der aktuelle Status geprüft werden. Sollte die Bearbeitung eines Dokuments trotzdem in Vergessenheit geraten, so geht dieses durch regelmäßige Prüfung nicht unter. Deshalb ist gerade bei Rechnungsprüfungen ein optimaler Workflow sinnvoll und effizient. StarFinder® bietet Ihnen hier bestmögliche Anwendungsmöglichkeiten.

4. Interne Kommunikation durch digitale Archivierung verbessern

Führen Sie darum zur Verbesserung der internen Kommunikation StarFinder® DIGITAL ARCHIV ein! Durch individuell gestaltbare Workflows können beispielsweise Rechnungen schnell archiviert werden. Anschließend können sie zur internen Prüfung freigegeben werden. In einer Übersicht können Sie des Weiteren den aktuellen Stand der Prüfung einsehen. Wichtige Hinweise oder Notizen für den nächsten Bearbeiter können bei den archivierten Dokumenten hinterlegt werden, dadurch sind relevante Infos sind somit auf einen Blick erkennbar.

Wenn während eines internen Kommunikationsprozesses das digital hinterlegte Dokument verändert wurde, stellt dies kein Problem dar. Durch die Revisionssicherheit von StarFinder® bleiben die bereits archivierten Dokumente stets in original digitalisierter Form erhalten. Das Dokument wird folglich weder gelöscht, noch verändert.

Sie haben Fragen zu unserem digitalen Archiv oder interessieren sich für eine kostenlose und unverbindliche Onlinepräsentation unserer Lösung für papierlose Archivierung?

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