E-Rechnungen

Elektronische Rechnungen – diese wesentlichen Kriterien müssen Sie kennen!


E-Rechnungen

Unternehmen können mit elektronischen Rechnungen Kosten einsparen, so wie Arbeitsabläufe beschleunigen und verbessern. Dazu ist es sinnvoll auch eingehende Belege digital zu archivieren. Zudem erreichen immer mehr Rechnungen den Adressaten inzwischen per E-Mail. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Sie sind schnell erstellt und versendet. Dabei ist auch wesentlich, eine revisionssichere Aufbewahrung zur Verfügung zu haben. Denn der Gesetzgeber fordert Revisionssicherheit. Wenn Sie mehr dazu wissen wollen, lesen Sie auch hierzu: GoBD 2020. Lassen Sie uns zu den Fakten über elektronische Rechungen kommen.

Was aber sind E-Rechnungen?

Elektronische Rechnungen sind definiert als Rechnungen, die in elektronischem Format ausgestellt, übertragen und empfangen werden. Ebenso vielfältig wie die Übermittlungsmöglichkeiten der elektronischen Rechnungen (z.B. E-Mail, DE-Mail oder Computer-Fax) ist die Struktur von E-Rechnungen. Neben strukturierten Daten wie z.B. EDI oder XML, die der maschinellen Auswertung dienen, gibt es auch unstrukturierte Daten wie PDF-/TIF-JPEG-/ Word-Format oder den E-Mail-Text und hybride Daten wie ZUGFeRD.

So variantenreich das Format der E-Rechnung ausfallen kann, rechtlich müssen Sie bei der elektronischen Rechnungsabwicklung diese sieben Kriterien erfüllen:

1. Steuerrechtliche Pflichtangaben auf der E-Rechnung

Jede E-Rechnung muss dieselben steuerlichen Pflichtangaben beinhalten wie Papierrechnungen. Das umfasst:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Artikel bzw. der Dienstleistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Entgelt, nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt
  • Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
  • Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Der Begriff „Gutschrift“ bei Abrechnung per Gutschrift

Hinweis über Aufbewahrungsfrist, bei Werkslieferung oder sonstigen Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück ausgeführt werden.

2. Zustimmung des Empfängers

Anders als bei Papierrechnungen muss Ihr Rechnungsempfänger der Übermittlung von E-Rechnungen zustimmen. Das kann er in zwei Varianten tun. Entweder er akzeptiert die E-Rechnung stillschweigend durch Bezahlen der Rechnung, oder Sie schließen mit dem Rechnungsempfänger im Vorfeld eine schriftliche Einverständniserklärung ab. Bei dieser Variante haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, gemeinsam die Rahmenbedingungen abzuklären. Beispielsweise können Sie so festlegen, in welchem Format die E-Rechnung gestellt, oder ob sie verschlüsselt übermittelt werden soll.

3. Aufbewahrung im Originalformat

E-Rechnungen enthalten ebenso wie Papierrechnungen steuerrelevante Angaben und müssen entsprechend der GoBD 2015 im Originalformat aufbewahrt werden. Da sie sich bereits im digitalen Format befinden, sind sie auch digital zu archivieren. Eine Rechnung im PDF-Format muss auch als PDF aufbewahrt werden. Ist die Rechnung textlich in einer E-Mail versendet worden, muss die E-Mail mit dem kompletten Rechnungstext archiviert werden.

4. Unveränderbarkeit

Bei der Archivierung Ihrer E-Rechnungen sollten Sie unbedingt darauf achten, dass Dokumente dauerhaft vor Veränderungen geschützt sind. Damit ist die Revisionssicherheit gemeint. In der Praxis bedeutet das, dass Sie eine fehlerhafte Rechnung nicht einfach korrigieren dürfen. Sie müssen eine zweite neue Rechnung stellen oder verlangen und als korrigierte Version aufbewahren. Wird auf der ersten Rechnung eine Korrektur vorgenommen, wertet die Behörde das bei einer Kontrolle als Urkundenfälschung. Möchten Sie sicherstellen, dass Manipulationen ausgeschlossen sind, fällt das Ablegen des Dokuments auf Ihrem Computer, das Umwandeln in PDF oder ein Ausdruck weg. In einem digitalen Archiv werden Änderungen an Dokumenten jederzeit rechtskonform und nachvollziehbar protokolliert. Somit bietet die Führung der elektronischen Akte nicht nur Komfort und Zeitersparnis, sondern ist ganz selbstverständlich revisionssicher.

5. Sicher vor Verlust

Denken Sie bereits daran, dass neben der Unveränderbarkeit und der Manipulationssicherheit es ungemein wichtig ist, dass sämtliche Rechnungen nicht-löschbar archiviert werden. Eine fehlende Rechnung ist für ein Unternehmen ein wirtschaftlicher Schaden. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Rechnungen vor Verlust geschützt sind. So sichern Sie sich als Unternehmen auch gegen den Fall ab, dass ein Mitarbeiter eine E-Rechnung oder Teile davon versehentlich löscht.

6. Verfahrensdokumentation

Wenn Sie einem Prüfer einen Überblick verschaffen möchten, wie in dem jeweiligen Unternehmen die digitale Archivierung organisiert ist, müssen die Unternehmen eine Verfahrensdokumentation hinterlegen. In dieser Verfahrensdokumentation sollen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb des Unternehmens darstellen.

7. Aufbewahrungspflicht und -frist

Wie Papierrechnungen müssen auch E-Rechnungen in der Regel 10 Jahre lang aufbewahrt werden. In einzelnen Berufsfeldern können für E-Rechnungen auch andere Fristen gelten.

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