Finden macht glücklich. Ihre Dokumente finden Sie mit StarFinder® im Handumdrehen. Bei Fragen rund um StarFinder® können Sie hier Antworten finden:

 

Fragen zu StarFinder® und Funktionen
Was ist ein Dokument?
Ein Dokument ist nach Duden eine beweisende Urkunde, ein Objekt, das zur Belehrung über etwas dienlich ist. Zu Dokumenten zählen neben Schriftstücken in Papierform auch digital erstellte und gespeicherte Mengen von Daten, wie beispielsweise E-Mails, Office-Dokumente, Zeichnungen, Videos, Bilder usw. Quelle: PK-DML4. Auflage
Welche Dokumente kann ich in StarFinder® ablegen?
Jedes Dokument ist für Ihr Unternehmen wichtig. Sie können alle Dokumente in StarFinder® ablegen. Besonders wichtig sind steuerrechtlich relevante Dokumente, denn diese müssen Sie archivieren. Aber auch Verwaltungs- und Know-How-Dokumente sollten und können Sie in StarFinder® revisionssicher archivieren.
Kann ich in StarFinder® auch Bilder archivieren?
Ja. Sie können Ihre Bilder mit StarFinder® digital archivieren. Geben Sie in der Notiz einfach Schlagworte oder Beschreibungen des Bildes ein, um Ihr Bild später anhand dieser Begriffe wiederfinden zu können.
Wie archiviere ich mein Dokument?
Um Ihr Dokument in StarFinder® zu archivieren stehen Ihnen sieben verschiedene Wege zur Verfügung: Archivieren aus der Inbox, per E-Mail oder über Outlook-Addin. Sie können darüber hinaus über Ihren Scanner, über einen Workflow oder über das Netzlaufwerk archivieren. Ihr Dokument können Sie außerdem auch als neue Version archivieren.
Kann ich Papierdokumente auch in StarFinder® ablegen?
Über Ihren Scanner oder Multifunktionsprinter können Sie Ihr Papierdokument direkt digital in StarFinder® ablegen.
Wie finde ich mein Dokument in StarFinder®?
Geben Sie einen oder mehrere Begriffe in die Suchleiste ein. StarFinder® listet Ihnen alle Dokumente auf, die zu Ihrer Anfrage passen – ähnlich wie bei Google.
Wie findet StarFinder® mein Dokument?
Dank OCR-Texterkennung mit integrierter Zeichenerkennung und Volltextsuche liest StarFinder® Ihre Dokumente aus. So finden Sie Ihre Dokumente einfach und schnell, ohne aufwändiges Verschlagworten.
Kann ich Dokumente in StarFinder® bündeln?
Innerhalb von StarFinder® gibt es verschiedene Möglichkeiten Dokumente hierarchisch zu Ordnen. Sie können Ihre Dokumente in Kategorien, Akten-Arten und Akten einteilen. Zusätzlich steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Ihre Dokumente mit Tags zu versehen.
Wie kann ich meine E-Mail in StarFinder® ablegen?
Sie können Ihre E-Mail über eine speziell dafür angelegte E-Mail-Adresse in StarFinder® archivieren. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, Ihre E-Mails über ein Outlook-Addin in StarFinder® abzulegen.
Die Ergebnisliste ist sehr lang, wie finde ich mein Dokument gezielt?
Unterhalb der Suchleiste stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Sie können Ihre Ergebnisliste z.B. nach Archivierungszeitraum, Archivar, Datei-Format u.a. filtern.
Mein Dokument muss einen Prozess durchlaufen. Wie kann ich in StarFinder® einen Workflow starten?
Lenken Sie Ihre Prozesse über Ihre Dokumente. Liegt Ihr Dokument in der Inbox, können Sie den Workflow über das Bearbeitungsmenü der Inbox starten. Möchten Sie den Workflow zu einem bereits archivierten Dokument starten, können Sie das einfach über das Bearbeitungsmenü in der Suchergebnisliste tun.
Kann ich in StarFinder® eigene Workflows definieren?
Um unternehmenseigene Prozesse genau abzubilden, können Sie eigene Workflows erstellen. Hierfür Steht Ihnen im StarFinder® ein Workflow-Editor zur Verfügung.
Wo kann ich den aktuellen Status meines Workflows sehen?
Als Initiator eines Workflows haben Sie im Funktionsbereich “Workflow” die Möglichkeit Ihren Workflow zu beobachten. So können Sie auch bei Krankheitsausfällen kurzerhand einen anderen Mitarbeiter mit dessen Aufgabe betreuen.
Kann ich mir mein Dokument in StarFinder® zu einem späteren Zeitpunkt wiedervorlegen lassen?
Versehen Sie Ihre Dokumente mit der Reminder- oder Wiedervorlage-Funktion des StarFinders® bei der Archivierung mit einer Erinnerung. Neben dem Erinnerungsdatum können Sie auch gleich die Aufgabe zu dem Dokument festlegen. Fristen halten Sie so spielend ein!
Ich möchte mein Dokument vor dem eigentlichen Fristablauf vorliegen haben, geht das?
Die Reminder-Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, sich eine eigene Frist zu setzen. StarFinder® erinnert Sie an Ihre Aufgaben dann, wann Sie es wollen.
Kann ich Wiedervorlagen/ Erinnerungen verändern?
Ihre Erinnerungen können Sie jederzeit über das Bearbeitungsmenü in Ihrer Erinnerungsfunktion anpassen, verändern oder löschen.
Kann ich Dokumente, die mir besonders wichtig sind, als solche markieren?
Dokumente, die Sie besonders oft verwenden, können Sie mit einem Klick als Favorit markieren. So finden Sie wichtige Dokumente einfach gesammelt in der Favoriten-Ablage oder mit der nächsten Suchanfrage an erster Stelle in Ihrer Suchergebnisliste.
Gibt es die Möglichkeit, eine Rechnung mit dem dazugehörigen Lieferschein zu verknüpfen?
StarFinder® stellt Ihnen eine Klammerfunktion zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie zusammengehörige Dokumente miteinander verknüpfen. Suchen Sie später nach einem der Dokumente, werden Ihnen auch die dazugehörigen Dokumente angezeigt.
Kann ich ein Dokument aus dem Archiv per E-Mail versenden?
Möchten Sie Ihr Dokument aus dem Archiv per E-Mail versenden, können Sie das auf verschiedenen Wegen tun. Sie können Ihr Dokument aus der Klammer-Zwischenablage über das entsprechende Icon als E-Mail versenden. Über das Bearbeitungsmenü in der Suchergebnisliste können Sie Ihr Dokument ebenfalls als E-Mail versenden.
Wie lösche ich ein fehlerhaftes Dokument?
In einem revisionssicheren digitalen Archiv wie StarFinder® können Sie Dokumente nicht löschen. Schleicht sich dennoch ein fehlerhaftes Dokument in Ihr Archiv ein, können Sie dieses mittels der “Verbergen”-Funktion für Ihre Mitarbeiter unsichtbar machen.
Kann ich ein Dokument innerhalb von StarFinder® verschieben?
Ablage-Fehler kann es immer geben. Um diese einfach zu beheben, können Sie Dokumente innerhalb der verschiedenen Kategorien, Akten-Arten und Akten verschieben.
Gibt es in StarFinder® die Möglichkeit der Versionierung?
Haben Sie eine neue Version eines bereits archivierten Dokuments, können Sie diese als Versionierung ablegen.
Wie archiviere ich eine neue Version in StarFinder®?
Ausgangspunkt der Archivierung einer Version ist deren Vorgänger in der Suchergebnisliste. Über das Bearbeitungsmenü können Sie die neue Version einfach archivieren.
Fragen zu Technik und Support
Welche Datenformate unterstützt StarFinder®?
StarFinder® DIGITAL ARCHIV unterstützt alle gängigen Dateiformate. Sie können pdf-, tiff-, jpg- Dokumente ebenso wie Office-Dokumente in StarFinder® ablegen.
Browserbasiert – was bedeutet das?
StarFinder® kann unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem über den Browser (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera, etc.) genutzt werden.
Kann ich StarFinder® auch auf mobilen Endgeräten nutzen?
StarFinder® kann dank responsivem Design mit Mobilgeräten wie Smartphones, Sub-Notebooks, PDAs oder Tablet-Computer genutzt werden.
Wieviele Dokumente kann ich mit StarFinder® archivieren? / Gibt es eine Kapazitätsgrenze in StarFinder®?
Das StarFinder® Stufenmodell gibt Limits vor. Ein Kapazitätsausbau ist jederzeit möglich und erfolgt vorrangig durch den Einsatz leistungsfähigerer Hardware.
Kann ich meine Dokumente in StarFinder® in verschiedenen organisatorischen Ebenen ablegen?
Sie können Ihre Dokumente in StarFinder® auf verschiedenen organisatorischen Ebenen ablegen. Die oberste Ebene besteht aus Kategorien, gefolgt von Akten-Arten und Akten. Darüber hinaus können Sie die Kategorieneinteilung mit einer größeren hierarchischen Tiefe zu versehen, z. B. für Rechnung oder Lieferschein.  Es bestehen diverse Möglichkeiten der Dokumenteneinteilung, beispielsweise auch unter Datenschutzgesichtspunkten auf Basis der 3 Schutzklassen, kombiniert mit Zugriffsrechten (GoBD Rz. 158+159).
Kann ich in StarFinder® auch Dokumente mit einer digitalen Signatur ablegen?
StarFinder® archiviert auch Dokumente mit einer qualifizierten digitalen Signatur. Über die entsprechenden Rezertifizierungstools Ihres Anbierter können Sie die Signatur, z. B. nach Ablauf der Zertifikatsgültigkeit, aufrechterhalten.
Kann ich meine Dokumente aus dem StarFinder® auch an DATEV übergeben?
StarFinder® stellt eine Schnittstelle zur Dokumentenübergabe an “DATEV-Belegtransfer” zur Verfügung. Die für die Buchhaltung relevanten Dokumente können so mit der bekannten DATEV-Technik zur Bearbeitung durch das Steuerbüro / die Steuerkanzlei an DATEV übergeben werden. Die an DATEV übertragenen Dokumente wie Kassenbelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen etc. verbleiben im Original in Ihrem StarFinder® Digital Archiv – darüber hinaus sämtliche sonstigen Dokumente wie E-Mails, Zeichnungen, Protokolle etc. die für die Dokumentation von z. B. Aufträgen ggf. notwendig sind.
Kann ich StarFinder® mit ERP/CRM-Lösungen verbinden?
Grundsätzlich können Sie Ihre ERP/CRM-Lösung über die API- /SOAP-Schnittstelle mit StarFinder® verbinden.
In welchem Daten-Format werden meine Dokumente in StarFinder® archiviert?
Um die Lesbarkeit von Dokumenten dauerhaft zu gewährleisten, werden Ihre Dokumente nicht nur im Originalformat, sondern auch als PDF/A archiviert. PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format.
Wieviel Zeit muss ich für die Inbetriebnahme von StarFinder® einplanen?
StarFinder® ist prinzipiell sofort einsetzbar. Zwischen Anlieferung und Inbetriebnahme liegen in der Regel weniger als 4 Stunden.
Bekomme ich bei der Inbetriebnahme von StarFinder® Unterstützung?
Wir unterstützen Sie bei der Inbetriebnahme Ihres StarFinders®: Ob es die Installation oder die Einweisung in StarFinder® ist. Sie haben bei uns immer einen Ansprechpartner.
Muss ich eine Schulung machen, bevor ich StarFinder® in meinem Unternehmen einsetze?
Grundsätzlich ist StarFinder® benutzerfreundlich gestaltet und ermöglicht eine intuitive Nutzung. Sollten Sie dennoch eine Schulung wünschen, können Sie gerne ein Training buchen.
Kann ich Rechnungen im ZUGFeRD-Format in StarFinder® ablegen?
Sie können Rechnungen im ZUGFeRD-Format in StarFinder® archivieren. Sowohl PDF als auch XML-Daten werden gespeichert und ausgelesen. Darüber hinaus bleiben die in der XML hinterlegten Buchungs- und Zahlungsdaten bei der Übergabe an Drittsysteme oder beim Versand per E-Mail integraler Bestandteil des Dokuments.
Was ist eine Appliance?
Als Appliance (engl. appliance, Vorrichtung) wird ein Ansatz zum Design für ein kombiniertes System aus Computer-Hardware und speziell auf diese Hardware optimierter Software bezeichnet, welche im Wesentlichen einer oder wenigen Anwendungen dient. Einfache Installation, leichte Bedienung, höchste Effizienz, Sicherheit und fehlerfreie Funktion stehen bei einer Appliance im Vordergrund. Im Allgemeinen werden die Konfigurationen deswegen nicht von den Nutzern sondern vom Hersteller nach einheitlichen Standards vorgenommen.” Quelle: Auszug aus Wikipedia

StarFinder® DIGITAL ARCHIV wird komplett mit Server und NAS ausgeliefert. Zwischen Anlieferung und Inbetriebnahme liegen u. a. deshalb häufig weniger als 4 Stunden.

Fragen zu rechtlichen Voraussetzungen
Wie lange muss ich meine Dokumente in StarFinder® aufbewahren?
Je nach Dokument greifen unterschiedliche Aufbewahrungspflichten, die im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung festgelegt sind. Steuerrechtlich relevante Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Kassenbücher oder Kontoauszüge müssen beispielsweise 10 Jahre lang archiviert werden.
Werden Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht?
Nach Ablauf der Archivierungsfrist wird das Dokument dem Nutzer mit entsprechenden Befugnissen vorgelegt. Dieser kann das Dokument dann löschen.
Welche Regelungen gibt es für die Aufbewahrung meiner Dokumente?
Für die Archivierung elektronischer Dokumente gelten die GoBD 2015 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie regeln, wie Sie Ihre digitalen Dokumente archivieren müssen.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die von der GoBD 2015 erforderte Verfahrensdokumentation soll genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. StarFinder® Digital Archiv bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, eine Verfahrensdokumentation zur digitalen Ablage nach GoBD schnell und einfach zu generieren.
Was bedeutet „revisionssicher“?
Revisionssicher archiviert“ bedeutet, dass die abgelegten Daten vor einer nachträglichen Abänderung im Archiv geschützt sind. Gleichzeitig sind die Daten dort nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert. Die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und Aktenführung sind in der GoBD festgelegt.
Sind meine Dokumente in StarFinder® revisionssicher archiviert?
Mit StarFinder® können Sie Ihre Dokumente revisionssicher archivieren. StarFinder® erfüllt die Anforderungen der GoBD 2015 und ist TÜV-zertifiziert.  Ausgefeilte Benutzerverwaltungen schützen Ihre Dokumente unbefugten Zugriffen.
Ist StarFinder® GoBD-konform?
Mit StarFinder® sind Ihre Daten sicher. StarFinder® erfüllt die Anforderungen der GoBD 2015 und ist TÜV-zertifiziert.

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