Fuhrparkverwaltung – was Sie wissen müssen

fuhrparkverwaltung

Die Fuhrparkverwaltung wird mit zunehmender Fahrzeuganzahl immer umfangreicher und komplexer. Bei der Vielzahl an Dokumenten, die pro Fahrzeug anfallen, wird die Fuhrparkverwaltung zu einer wahren Herausforderung. Schließlich müssen Kauf- oder Leasingverträge, Versicherungsdokumente, Kilometerabrechnungen usw. stets aktuell, vollständig und im Bedarfsfall unkompliziert einsehbar sein.

Um die Fuhrparkverwaltung zu optimieren, sollten Sie zunächst dafür sorgen, dass alle befugten Mitarbeiter Zugriff auf die aktuellen Dokumente haben und entsprechend auskunftsfähig sind. Damit Ihre Mitarbeiter die notwendigen Dokumente jederzeit einsehen können und auch unterwegs prüfen können, wann ein Vertrag ausläuft oder wann ein Wartungstermin ansteht, ist es von Vorteil, wenn der Zugriff auf die Fahrzeugunterlagen auch mobil möglich ist.

Fuhrparkverwaltung mit elektronischer Fahrzeugakte

Mithilfe einer Software zur Fuhrparkverwaltung können Sie sämtliche Informationen über Ihren Fuhrpark einfach und übersichtlich im Blick behalten, indem Sie für jedes Fahrzeug eine elektronische Fahrzeugakte anlegen und auf diese Weise sämtliche fahrzeugbezogene Unterlagen archivieren. So haben Sie unter anderem Leasingverträge, Kilometerabrechnungen, Serviceunterlagen, Autoversicherungen sowie Dokumente zu Unfallschäden und Sonderprüfungen alle beisammen und müssen die entsprechenden Unterlagen im Zweifelsfall nicht suchen. Sie haben jederzeit den Überblick, können aktenübergreifend nach Dokumenten suchen und behalten Ihre Termine und Fristen einfach und unkompliziert im Blick.

Termine im Auge behalten

Wenn Sie entsprechende Software zur Fuhrparkverwaltung einsetzen, können Sie bei der Archivierung der einzelnen Dokumente ganz unkompliziert diverse Erinnerung erstellen, damit weder Reifenwechsel oder Hauptuntersuchungen noch Inspektionen oder das Auslaufen von Leasingverträgen versäumt werden. Die gezielte Wiedervorlage-Funktion verschafft Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente fristgerecht zu prüfen, sodass Sie niemals den Überblick verlieren.

Fuhrparkverwaltung gemäß DSGVO

Da Sie im Rahmen Ihrer Fuhrparkverwaltung mit zahlreichen Daten zutun haben, sollten Sie ein besonderes Augenmerk darauf legen, dass Sie datenschutzkonforme Software verwenden. Denn wenn es in Ihrem Unternehmen zu einem Datenschutzverstoß kommt, kann dies zu teuren Bußgeldern und großem organisatorischem Aufwand führen. Daher sollten Sie sicherstellen, dass nur berechtige Personen auf die entsprechenden Daten zugreifen können.

Erweiterbare Verwaltung

Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems für Ihre Fuhrparkverwaltung ist es des Weiteren empfehlenswert, auf ein Programm zurückzugreifen, welches jederzeit unkompliziert erweiterbar ist. So können Sie Ihre elektronische Fuhrparkverwaltung zukünftig ganz unkompliziert an neue Gegebenheiten anpassen, wenn Sie beispielsweise einen neuen Standort eröffnen oder neue Mitarbeiter einstellen.

Fuhrparkverwaltung mit dem StarFinder® DIGITAL ARCHIV

Das StarFinder® DIGITAL ARCHIV ist ein revisionssicheres Archiv und unterstützt Sie bei der Optimierung Ihrer Fuhrparkverwaltung. Sie müssen Ihre Fuhrpark-Dokumente bloß einmalig erfassen bevor Sie diese mühelos im Tagesgeschäft verwenden können. Mit einer derart reibungslosen Organisation sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern können zusätzlich vorausschauend planen.

Wenn Sie Ihre elektronische Fahrzeugkarte um persönliche Daten ergänzen, können Sie sich sicher sein, dass diese datenschutzkonform gespeichert und entsprechend der DSGVO aufbewahrt werden. Denn nur berechtigte Personen haben Zugriff auf diese personenbezogenen Daten. Neben Ihren Fahrzeugakten können Sie mit dem StarFinder® DIGITAL ARCHIV ebenso andere Dokumente archivieren, um Ihre Prozesse möglichst einfach und effizient organisieren zu können.

Gerne zeigen wir Ihnen weitere Funktionen des StarFinder® DIGITAL ARCHIVs, mit denen Sie beispielsweise Ihre Immobilien- oder Personalverwaltung revisionssicher unterstützen können.

Bei Interesse geben wir Ihnen außerdem gern die Möglichkeit, das StarFinder® DIGITAL ARCHIV 30 Tage lang kostenlos zu testen. So können Sie sich ganz kostenfrei und unverbindlich einen ersten Eindruck verschaffen.

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