GoBD 2020


Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) regeln bereits seit September 2014, wie die Dokumente in einem Unternehmen verwaltet werden müssen, um den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchhaltung gerecht zu werden.

Durch die Digitalisierung werden die Möglichkeiten der digitalen Archivierung rasend schnell weiterentwickelt. Daher muss auch die rechtliche Grundlage hierfür – die GoBD – regelmäßig angepasst werden, um mit der Digitalisierung Schritt halten zu können.

Nachdem Politik und Wirtschaft bereits beklagt hatten, dass die GoBD veraltet seien, wurde vom Bundesfinanzminiterium am 11. Juli 2019 eine erneuerte Fassung der Grundsätze veröffentlicht, jedoch kurze Zeit später wieder entfernt. Am 28.11.2019 erschien nun die offizielle Neufassung, welche seit dem Ersten dieses Jahres greift. Der Großteil der GoBD bleibt gleich – die Struktur und die Randziffern bleiben unverändert. Es gibt lediglich punktuelle Neuerungen, durch die die GoBD an die digitalen Veränderungen angepasst wurden.

Wer ist von der GoBD und den Neuerungen betroffen?

Grundsätzlich ist jeder Steuerpflichtige selbst dafür verantwortlich, dass er den Anforderungen der GoBD gerecht wird. Sowohl Freiberufler als auch selbstständige Unternehmer müssen sicherstellen, dass sie ihre Unterlagen GoBD-konform digitalisieren und archivieren.

Daher sollten auch Sie sich die Neuerungen der GoBD bewusst machen, um eine einwandfreie Buchhaltung führen zu können.
Auch wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, tragen Sie weiterhin selbst die Verantwortung dafür, dass Ihre Buchhaltung und Dokumentenverwaltung GoBD-konform stattfindet.

Wieso Sie sich mit den Anforderungen der GoBD auskennen sollten

Die deutschen Finanzbehörden dürfen jederzeit unangekündigt bei Ihnen auftauchen und von Ihnen fordern, dass Sie all Ihre steuerrelevanten Aufzeichnungen und Buchungen für eine Prüfung offenlegen. Wenn ein Prüfer Ihre Aufzeichnungen nicht nachvollziehen kann, formelle Aspekte bemängelt oder Ungereimtheiten bzw. Fehler entdeckt, kann sich der Prüfer dazu entscheiden, Ihre Buchhaltung nicht anzuerkennen. Daraus können die folgenden Risiken resultieren:

  • Steuerschätzung (hohe Nachzahlungen)
  • Verlust des Vorsteuerabzugs (Anheben der Vorauszahlungsbescheide)
  • Einkommenssteuerschätzung (hohe Nachzahlungen)

Eine Steuerschätzung kann deutlich höher ausfallen als Ihre Steuerlast eigentlich wäre. Wenn Ihre Buchhaltung nicht anerkannt wird, wird es schwerfallen, einer hohen Steuerschätzung zu widersprechen. In diesem Fall müssten Sie sich also Ihrem Schicksal fügen und gegebenenfalls hohe Nachzahlungen leisten.

Um diesen Risiken einschließlich der hohen Kosten zu entgehen, empfiehlt es sich daher, sich von vornherein mit den Anforderungen der GoBD auseinanderzusetzen und Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen ordnungsgemäß zu führen.

Neuerungen der GoBD seit 01.01.2020

Das Bundesministerium für Finanzen veröffentlichte am 11. Juli 2019 ein Schreiben mit der neuen Version der GoBD. Diese Regelungen traten am 01.01.2020 in Kraft und greifen nun anstelle des GoBD-Schreibens vom 14. November 2014.

Zusammenfassung der relevanten Änderungen:

  • Mobiles Scannen ist zulässig.
  • Die Belegerfassung im europäischen Ausland ist zulässig.
  • Papiere dürfen ins europäische Ausland transportiert und dort digitalisiert werden.
  • Die Archivierung von konvertierten Endversionen ist ausreichend. Ursprungsversionen müssen nicht mehr im Original aufbewahrt werden.
  • Cloud-Systeme dürfen zur Datenverarbeitung verwendet werden.
  • Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen versioniert archiviert werden.
  • Regelungen für Kleinstunternehmen werden weniger streng.
  • Periodenweise Buchungen sind zulässig.
  • Die kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Transaktionen ist zulässig.
  • Nach Ablauf des 5. Kalenderjahres dürfen Daten auf Z3-Datenträgern archiviert werden.

Mobiles Scannen

Während früher alle erforderlichen Unterlagen an einem gewohnten Scanner digitalisiert werden mussten, ist es jetzt auch erlaubt, Belege, die ausschließlich in Papierform vorliegen, mit einem mobilen Endgerät abzufotografieren. Hierbei spricht man von „mobilem Scannen“. Seit den Neuerungen der GoBD dürfen also auch Smartphones und andere mobile Endgeräte genutzt werden, um Unterlagen zu digitalisieren.

vorher: Dokumenten-Digitalisierung per Scanner
jetzt: „Mobiles Scannen“ zur Dokumenten-Digitalisierung zulässig
§ Grundlage: Randziffer 130 der GoBD-Neufassung 2019 vom 11. Juli 2019

Belegerfassung im europäischen Ausland

Bis zu den Neuerungen der GoBD war es nicht erlaubt, Belege im Ausland zu erfassen. Dies ändert sich mit der GoBD-Neufassung. Ab jetzt ist es Mitarbeitern gestattet, ihre Belege auch im europäischen Ausland zu erfassen. Hierfür kann beispielsweise ein Smartphone verwendet werden.
Diese Regelung ist insofern relevant, als dass Mitarbeiter, die sich auf Dienstreise befinden, Belege und Rechnungen, die ihnen im Ausland ausgestellt werden, direkt vor Ort erfassen können. Hierdurch sinkt das Risiko, dass ein Beleg auf der Rückreise verloren geht.
vorher: Belege durften nicht im Ausland erfasst werden.
jetzt: Belege dürfen im europäischen Ausland (z.B. per Smartphone) erfasst werden.
§ Grundlage: Randziffer 130 der GoBD-Neufassung 2019 vom 11. Juli 2019

Grenzüberquerung von Papierbelegen

Bisher war es nicht sicher, ob Papierbelege ins europäische Ausland transportiert werden dürfen, um dort digitalisiert zu werden. Das Schreiben vom 11. Juli 2019 formuliert daher nun die eindeutige Erlaubnis.
Von nun an dürfen also Belege ins Ausland gebracht und dort digitalisiert werden.

vorher: uneindeutige Regelung
jetzt: Belege dürfen ins europäische Ausland gebracht und dort digitalisiert werden.
§ Grundlage: Randziffer 136 der GoBD-Neufassung 2019 vom 11. Juli 2019

Aufbewahrung einer Konvertierung vs. Aufbewahrung der Ursprungsversion

Im Büroalltag ist es immer wieder notwendig, dass eine Datei in ein anderes Format konvertiert wird. Bisher war es dabei erforderlich, dass sowohl die originale Ursprungsversion als auch die konvertierte(n) Version(en) ordnungsgemäß archiviert wurden. Das hat dafür gesorgt, dass Inhalte im Grunde doppelt vorliegen – nur eben in einem anderen Format.
Unter ein paar bestimmten Voraussetzungen ist es seit den Neuerungen der GoBD nun zulässig, dass ausschließlich die konvertierte Version archiviert wird.

Die ausschließliche Archivierung der konvertierten Version ist zulässig,…
… wenn die Datei weder inhaltlich noch bildlich verändert wurde.
… wenn durch die Konvertierung kein Verlust von relevanten, aufbewahrungspflichtigen Informationen zu befürchten ist.
… wenn die Konvertierung in der Verfahrensdokumentation ordnungsgemäß dokumentiert wird.
… wenn die Finanzbehörde weiterhin auf die konvertierte Version zugreifen und diese auswerten kann.

vorher: Unterlagen mussten in der Ursprungsversion sowie auch in der konvertierten Version aufbewahrt werden.
jetzt: Aufbewahrung der konvertierten Version genügt (unter bestimmten Voraussetzungen).
§ Grundlage: Randziffer 135 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019

Cloud-Systeme

Bisher war es nicht eindeutig geklärt, ob Cloud-Systeme zur Datenverarbeitung genutzt werden dürfen. Denn die Cloud wurde in der vorherigen GoBD-Fassung nicht erwähnt. Die Legitimität der Datenverarbeitung mithilfe der Cloud war daher umstritten.
Diesem Umstand hat das Bundesministerium für Finanzen nun Sorge getragen und die Cloud eindeutig in der Neufassung erwähnt. Seit den Neuerungen dürfen Cloud-Systeme nun offiziell als Datenverarbeitungssysteme genutzt werden.
Wenn Sie Ihre elektronischen Bücher und Aufzeichnungen im Ausland führen und aufbewahren möchten, ist es notwendig, dass Sie bei Ihrer zuständigen Finanzbehörde einen Antrag gemäß § 146 Abs. 2a AO stellen.

Vorsicht: Befindet sich die Cloud-Anwendung im Ausland, müssen Sie die entsprechenden steuerrechtliche Besonderheiten beachten.

vorher: Cloud-Systeme wurden nicht erwähnt und waren daher umstritten.
jetzt: Cloud-Systeme dürfen offiziell zur Datenverarbeitung genutzt werden.
§ Grundlage: Randziffer 20 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019

Nachvollziehbarkeit der Verfahrensdokumentation

Seit der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019 sollen auch Änderungen in der Verfahrensdokumentation erleichtert werden. Grundsätzlich gilt, dass die Verfahrensdokumentation für einen Sachverständigen verständlich und nachprüfbar sein muss, ohne dass ihm ein unzumutbarer Zeitaufwand entsteht (GoBD Randziffer 151). Es muss nachgewiesen werden können, dass das eingesetzte Verfahren tatsächlich vollständig der Beschreibung aus der Verfahrensdokumentation entspricht (GoBD Randziffer 154). Daher muss die Historie der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein. Änderungen müssen in Dokumentenversionen festgehalten werden.

vorher: Versionierung der gesamten Verfahrensdokumentation inkl. Änderungshistorie erforderlich
jetzt: Versionierung der Änderungen in der Verfahrensdokumentation ausreichend
§ Grundlage: Randziffer 151 und 154 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019

Erleichterung für Kleinstunternehmen

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 17.500 Euro, die ihre Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen, stehen dank der neuen GoBD-Fassung unter einer Art „Welpenschutz“. Diese sogenannten Kleinstunternehmen müssen zwar auch die Anforderungen der GoBD erfüllen, doch ihre Unternehmensgröße darf zu ihren Gunsten berücksichtigt werden.

vorher: Kleinstunternehmen mussten denselben Anforderungen genügen wie große Unternehmen.
jetzt: Die Unternehmensgröße von Kleinstunternehmen wird bei den Anforderungen an ihre Aufzeichnungspflichten berücksichtigt.
§ Grundlage: Randziffer 15 und 20 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019

Periodenweise Buchungen

Die periodenweise Erfassung von Buchungen ist seit der Neufassung der GoBD weniger streng geregelt. Nachdem unbare Geschäftsvorfälle bisher immer im Laufe des Folgemonats erfasst werden mussten, ist die periodenweise Erfassung von Buchungen seit dem 01.01.2020 zulässig, sofern sichergestellt wird, dass sämtliche Geschäftsvorfälle weiterhin vollständig erfasst werden und nicht verloren gehen. Außerdem müssen die Geschäftsvorfälle zeitnah in Grundbüchern/Grund(buch)aufzeichnungen festgehalten werden. „Zeitnah“ bedeutet in diesem Fall, dass bare Geschäftsvorfälle täglich und unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen erfasst werden müssen.

vorher: Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle bis Ablauf des Folgemonats
jetzt: Periodenweise Buchungen erlaubt
§ Grundlage: Randziffer 50 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019

Gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Transaktionen

Bisher mussten bare und unbare Transaktionen stets separat erfasst werden. Seit den Neuerungen der GoBD ist es nun zulässig, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle kurzzeitig gemeinsam erfasst werden. Voraussetzung hierfür ist, dass unbare Transaktionen im Kassenbuch eindeutig kenntlich gemacht werden, sodass das Kassenbuch trotz der gemeinsamen Erfassung nachvollziehbar bleibt.
Anschließend müssen die unbaren Transaktionen auf ein gesondertes Konto umgetragen werden.

vorher: separate Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen notwendig
jetzt: Die gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen ist zulässig, sofern das Kassenbuch weiterhin nachvollziehbar ist und unbare Tagesumsätze kenntlich gemacht werden.
§ Grundlage: Randziffer 55 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019

Archivierung auf Z3-Datenträgern

Bisher mussten auch alte Daten bei einem Systemwechsel mitgenommen werden, sodass die zuständige Behörde bei Bedarf auf alle Daten zugreifen konnte.
Seit den Neuerungen der GoBD dürfen alte Daten nun nach Ablauf des 5. Kalenderjahres auf Z3-Datenträgern archiviert werden. Dies erleichtert es den Unternehmen, alte Daten bei einem Systemwechsel aufzubewahren.

vorher: Mitnahme sämtlicher Daten bei einem Systemwechsel erforderlich
jetzt: Speicherung alter Daten nach Ablauf des 5. Kalenderjahres auf Z3-Datenträgern zulässig
§ Grundlage: Randziffer 164 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019

Prinzipien der GoBD – Was bleibt gleich?

Die Grundsäulen der GoBD bleiben nach wie vor gleich. Sie basieren weiterhin auf den folgenden 4 Prinzipien:

  • Unveränderbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Verfügbarkeit

Unveränderbarkeit – das richtige Digital Archiv

Nach wie vor genügt es nicht, Dokumente in herkömmlichen Dateisystemen abzulegen und in einem veränderbaren Format abzuspeichern. Veränderbare Office-Programme (z.B. Word oder Excel) sind zur Archivierung nicht zulässig.

Stattdessen müssen Unternehmen ein GoBD-konformes Digitalarchiv nutzen. Hierzu eignet sich beispielsweise das StarFinder Digital Archiv.

Vollständigkeit – Lückenlose Einzelaufzeichnung

Alle Geschäftsvorfälle müssen weiterhin einzeln und lückenlos aufgezeichnet werden.
Die Randziffer 39 beschreibt Ausnahmen, bei denen die Einzelaufzeichnung nicht zwingend notwendig ist. Seit den Änderungen der GoBD ist diese Randziffer präziser formuliert worden.

In den folgenden Ausnahmen ist gemäß der Randziffer 39 keine Einzelaufzeichnung notwendig:

  1. wenn ein unzumutbarer technischer oder betriebswirtschaftlicher Aufwand entstehen würde (dies muss der Steuerpflichtige beweisen) oder
  2. wenn offene Ladenkasse anstatt eines elektronischen Systems verwendet werden.

Um dem Prinzip der Vollständigkeit gerecht zu werden, müssen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufgezeichnet werden (GoBD Randziffer 48). Nachdem dies früher eine Soll-Formulierung war, ist die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben nun verpflichtend.

Nachvollziehbarkeit – Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation

Damit eine digitale Archivierung GoBD-konform ist, muss jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen, mithilfe derer sichergestellt werden soll, dass alle Belege erfasst, digitalisiert, verarbeitet und langfristig aufbewahrt werden. Sowohl technische als auch organisatorische Prozesse gilt es in der Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen.

Ein Muster für eine Verfahrensdokumentation können Sie auf der Website des deutschen Steuerberaterverbands herunterladen. (Link: https://bit.ly/2FRyKiJ)

Verfügbarkeit – den Finanzbehörden den Weg frei machen

Ein weiteres grundlegendes Prinzip der GoBD ist die Verfügbarkeit. Jedes Unternehmen muss demnach sicherstellen, dass die Finanzbehörden auf alle notwendigen unternehmerischen Unterlagen und Bücher zugreifen können.

Fazit: Vorteile der GoBD-Neuerungen

Mithilfe der neuen GoBD-Fassung soll dafür gesorgt werden, dass die Anforderungen an die Buchhaltung dem aktuellen Stand der Digitalisierung gerecht werden.

Da immer wieder Unklarheiten aufgetaucht sind, wurden die GoBD nun dahingehend überarbeitet, dass Unsicherheiten aus dem Weg geschafft wurden.
Die Buchhaltung kann nun einfacher und effizienter gestaltet werden, indem die Möglichkeiten der Digitalisierung weitergehend ausgeschöpft werden.
Vor allem auch für Kleinstunternehmen bedeutet die Neufassung der GoBD eine Erleichterung, da ihre Unternehmensgröße bei den Anforderungen, die an sie gestellt werden, nun berücksichtigt wird.

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