How-to StarFinder®: Workflows anlegen

Digitalisierte Dokumente, wie beispielsweise eingescannte Rechnungen, E-Mails oder Anhänge können anhand von individualisierten Workflows gezielt an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Im stressigen Arbeitsalltag kann es passieren, dass die Bearbeitung eines Dokuments trotzdem in Vergessenheit gerät. Durch die regelmäßige Prüfung gehen keine Dokumente mehr unter. Deshalb ist gerade bei Rechnungsprüfungen ein optimaler Workflow sinnvoll und effizient. StarFinder® bietet Ihnen hier bestmögliche Anwendungsmöglichkeiten.

Wie funktioniert es?

  1. Dokument in die Inbox laden
    Um einen Workflow zu starten, muss sich das zu bearbeitende Dokument in Ihrer Inbox befinden.
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2. Wählen Sie > Workflow > Workflow Creator

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3. Workflow individualisieren
Um den Workflow zu individualisieren, wählen Sie zunächst die Kategorie, Akten-Art und Akte aus, in die das Dokument nach der Bearbeitung archiviert werden soll. Falls Sie für ein Dokument keine passende Akten-Art haben, kann dieses Feld auch leer bleiben. Nachdem der letzte Bearbeiter den Workflow freigegeben hat, wird das Dokument automatisch archiviert.

Wenn das Dokumente Stellen enthält, die nur schwer leserlich sind, z.B. aufgrund blasser Tinte, eine außergewöhnlichen Schriftart oder weil etwas handschriftlich notiert wurde wurde, können Sie das im Feld Notiz einfügen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie das Dokument unter diesen Suchwörtern auch garantiert wiederfinden.

Wählen Sie nun die Teilnehmer aus. Durch die Sortierung können Sie bestimmen, wer den Workflow wann bekommt. Sind zwei Personen berechtigt, das Dokument freizugeben, so können diese die gleiche Position erhalten. In dem Fall wird der Workflow weitergeleitet, sobald er von einer der beiden Personen freigegeben wurde.

Im Feld Aufgabe können Sie den Bearbeitern eine konkrete Aufgabe zuteilen, z.B. Rechnung prüfen oder Rechnungsbetrag überweisen.

Aktivieren Sie den Workflow mit dem Button Workflow Starten.

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Tipp: Speichern Sie Ihre Einstellungen als Vorlage, wenn diese Konstellation oft vorkommt. Beim nächsten Mal kann der Workflow mit nur zwei Klicks über die Funktion Quick Workflow gestartet werden – Kategorie, Akten-Art, Akte sowie die zu bearbeitenden Personen werden dabei gemäß der Vorlage automatisch eingestellt.

Lernen Sie durch unsere How-to StarFinder®-Beiträge weitere Funktionen unseres Digital Archivs kennen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern. Wissen Sie schon, wie zusätzliche Informationen (z.B. Adress- Bank- oder Fahrzeugdaten) zu einer Akte hinzugefügt werden können?

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