dschungel als synonym für überlastung durch daten

Elektronische Akte statt Datendschungel


Jedes Büro hat sein eigenes, auf jeweilige Abläufe angepasstes Ablagesystem. Doch häufig schaffen die Mitarbeitenden ihre eigenen Ablagenkonzepte. Ob in Papierform oder digital, an die Kollegen wird hierbei oft nicht gedacht. Mit der Zeit entstehen dadurch ein regelrechter Datendschungel in Aktenschränken, auf Festplatten und Servern. Mit welchen Folgen ist zu rechnen? Daten und Dokumente gehen verschütt. Suchzeiten und Verluste wichtiger Informationen kosten Zeit und Geld. Diese Ressourcen sollten nicht verloren gehen. Nutzen Sie sie aktiv und zielgerichtet in Ihrem Unternehmen! Das schafft für Sie die revisionssichere elektronische Archivierung!

Verlorene Ressourcen

„Mein Dokument ist weg, mein Computer hängt und mein Drucker streikt!“

Büroangestellte benötigen täglich ca. 22 Minuten, nur um nach Dokumenten zu suchen. Unnötig gehen Zeit und Motivation verloren. Laut einer aktuellen Studie sind es im Jahr durchschnittlich fast 20 Arbeitstage, die Mitarbeitende dadurch verlieren, dass sie mit unzureichender Technik arbeiten müssen. So lautet das Ergebnis einer repräsentativen Befragung von 1015 Büro-Arbeitskräften in Deutschland. Quelle: FAZ.NET.

Wie lässt sich das ändern?

digital archivieren!

Übersicht, Effizienz, Rechtssicherheit – und Steigerung der Produktivität. Im Unternehmen gilt es die digitale Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben zu strukturieren. Die Technik zu modernisieren um Informationsflut zu meistern. Auch die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Teams soll gefördert werden. Der Puls der Zeit schlägt im Rhythmus digitaler Archivierun. Nicht nur sind die Akten elektronisch verfügbar, sondern mit der richtigen Software auch revisionssicher aufbewahrt und für die berechtigten Personen jederzeit schnell verfügbar

Was bedeutet revisionssicher?

Eine revisionssichere Ablage bedeutet, dass einem einmal erstellten Dokument keine Abänderung widerfahren kann. In seiner original Form ist und bleibt es rechtssicher, sprich manipulationsicher. (Lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag zur GoBD 2020) Daran gekoppelt ist die Verfahrensdokumentation, in der automatisch jeder Verarbeitungsschritt des einzelnen Dokumentes ersichtlich ist. Denn alle Ihre Dokumente zu verwalten und jederzeit verfügbar zu halten ist nicht nur für Ihre internen Arbeitsprozesse wesentlich, der Gesetzgeber verpflichtet dazu.

Die Elektronische Akte ist Besser als Papier

„Einfach. Schnell. Produktiv.“ – das sind die Schlagworte, die sich auf jedes Unternehmen, jede Abteilung und jeden Standort übertragen lassen. Aufgrund dessen ist notwendig zu wissen, wann und weshalb Zeit verloren geht. Liegt es an der Technik? Oder daran, dass sie falsch genutzt wird? Digitalisierung spart Zeit. Mit der passenden Ausstattung (Computer, Drucker, Scanner mit Vorlageneinzug) und einem digitalen Archivierungssystem erzielen Sie enorme Zeitersparnis und schaffen mehr Produktivität. Wo früher zahllose Papiere und Belege in die passenden Ordner einsortiert werden mussten, wandern heutzutage elektronisch erfasste Dokumente automatisiert ins digitale Archiv.

Die Zeiten von großen Papierenstapeln und Aktenbergen sind passé. Mit der elektronischen Akte ersparen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden umständliches Hantieren, Suchen und Frustration. Die digitale Akte spart viel Zeit, schafft Übersicht und sorgt für gesetzeskonforme, sprich revisionssichere Archivierung. Nutzen Sie diese Zeit als starke Ressource für Wertschöpfung.

  • Fristen und Abläufe werden zuverlässig eingehalten, weil elektronische Dokumente in Workflows eingebunden und somit sogar vollautomatisch durchs Unternehmen wandern.
  • Aufgaben wie das Erfassen von Dokumenten, die Verteilung der Post oder die Rechnungsprüfung können automatisiert und damit entscheidend beschleunigt werden.
  • Mehr Übersicht und weniger Suchzeit: Ist ein Dokument im digitalen Archiv erfasst, wird es jederzeit sofort – in Sekundenschnelle – wiedergefunden.
  • In elektronischen Akten liegen alle Informationen zentral an einem Ort und stehen somit für das ganze Unternehmen zur Verfügung. Die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit wird deutlich erleichtert.

  • Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung sind das A und O
  • Keine langen und komplizierten Schulungen
  • Klare und übersichtliche Oberflächen
  • Gewünschte Suchergebnisse in Sekundenschnelle
  • Transparenz motiviert Mitarbeiter
  • Der konkrete Nutzen für jeden Mitarbeiter muss klar kommuniziert werden
  • Spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag

Daten sind ein Erfolgsfaktor

Informationen sind ein großer Erfolgsfaktor für Unternehmen. Infolgedessen gilt, wer gezielt und schnell auf wichtige Informationen zugreift, verschafft sich im digitalen Zeitalter Wettbewerbsvorteile. Das „Wir-Gefühl“ im Unternehmen wächst und motiviert Mitarbeiter, wenn alle „zulangen“ können. Gemeint ist die einheitliche Übersicht und Verfügbarkeit der jeweils relevanten Daten und Dokumente. Die Vertretungen bei Krankheit oder Urlaub gelingen, denn es muss nicht gesucht, es kann jederzeit gefunden werden, was an Daten benötigt wird. Demzufolge gibt es Luft für wesentliche Arbeiten und auch für mehr Spaß an der Arbeit. Schafft der Unternehmer mit dem geeigneten System gute Voraussetzungen für seine Mitarbeitenden, resultieren daraus Motivation, Effizienz, Bindung ans Unternehmen und Produktivitätssteigerung. Digitale Archivierung von Dokumenten schafft Übersicht und stärkt die Kommunikation innerhalb des Teams wie der Abteilungen. Selbstverständlich spüren das auch die Kunden*innen.

Stukturierte Ablage

Die Mehrzahl der Dokumente, die ein Unternehmen heute erreichen, liegen bereits in digitaler Form vor. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge und Protokolle werden nicht mehr gedruckt und dann per Post, sondern einfach und schnell per E-Mail versendet. Aus diesem Grund ist der Datendschungel Geschichte wenn Sie mit einem DIGITALEN ARCHIV arbeiten. Mit Drag & Drop die Dokumente schnell und einfach ins Archiv geben, dort strukturiert ein Ablagesystem mit vorgegebenen Kategorien. Durch eine Schnittstelle zu Ihrem ERP-System erhalten Sie eine automatisierte und korrekte Archivierung der Dokumente. Die papierlose Verarbeitung und digitale Archivierung ist ein wesentlicher Beitrag zur Ressourcenschonung und Kostenreduktion.

Digitale Archivierung bietet erhebliche Vorteile

Ein digitales Archivsystem schafft eine Vielzahl von Vorteilen. Es ist ein Wachstumspotential, das nahezu alle großen Unternehmen seit einigen Jahren verwenden.

Heute sind leistungsstarke digitale Archivierungssysteme wie der StarFinder® auch für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich. Und diese elektronischen Archive bieten eine ganze Menge an Möglichkeiten:

  • geringer Platzbedarf, dementsprechend weniger Aufwand und Kosten
  • schneller Informationszugriff, ein digitales Archivsystem wie StarFinder® hält alle Dokumente über eine Such- und Filterfunktion jederzeit verfügbar, in weniger als einer Sekunde und einfach wie bei Google
  • mit definierten Workflows Dokumente zielsicher durchs Unternehmen lenken
  • jedem Arbeitsprozess nachvollziehbare Struktur geben
  • gesetzeskonform nach GoBD
  • Verfahrensdokumentation – Datensicherheit und Datenschutz
  • im StarFinder® DIGITAL ARCHIV sind Dokumente vor unbefugtem Zugriff wie unbeabsichtigtem Löschen sicher
  • wesentliche Erleichterungen im Arbeitsalltag durch Zeiteinsparung, reduzierte Kosten

Gerne zeigen wir Ihnen StarFinder® DIGITAL ARCHIV in Form einer kostenlosen Online-Präsentation!

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Foto von David Riaño Cortés von Pexels

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