Intuitiv finden – einfach bedienen

StarFinder_Suchmaschine

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Die meisten Dokumente liegen in Unternehmen heute in digitaler Form vor. Neben den steuerrechtlich relevanten Dokumenten, gibt es auch viele Dokumente, die als Firmenwissen zugänglich bleiben sollten. Vor diesem Hintergrund stellt sich Unternehmen die Frage, wie die Ablage ihrer digitalen Dokumente aussehen soll. Ein digitales Archiv bietet sich da an.

Intuitives und schnelles Finden mit OCR

Angesichts der Masse an digitalen Daten und Dokumenten, muss der Zugriff auf die Daten dabei im Vordergrund stehen. Und im besten Fall sollte dieser schnell, intuitiv und ohne großen Suchaufwand stattfinden können.

Um das zu erreichen, sollten Dokumente so ablegt sein, dass sie durchsuchbar sind. Am einfachsten geht das mit einem digitalen Archiv, das über eine OCR-Texterkennung verfügt.

Mit einer durch OCR ermöglichten Volltextsuche finden Sie in Sekundenschnelle die Dokumente, in denen ein oder mehrere Ihrer Suchbegriffe enthalten sind. Das funktioniert natürlich auch für die Suche nach Rechnungsnummern, Firmennamen oder Adressen.

Wenn sie StarFinder® zum Ablegen Ihrer Dokumente und Daten nutzen, haben Sie damit gleichzeitig auch die Möglichkeit, ihr digitales Archiv als Suchmaschine für Ihr Unternehmenswissen zu nutzen.

Geben Sie in die Suchleiste einfach Ihren Suchbegriff ein. Das funktioniert ähnlich wie bei Google. Um das Ergebnis präziser zu fassen, können Sie bei der Suche auch gleich die Kategorie auswählen, in der Sie das Dokument archiviert haben. Sollte das nicht ausreichen, gibt es darüber hinaus noch weitere Filtermöglichkeiten, wie beispielsweise die Eingrenzung des Archivierungsdatums, oder das Filtern nach Dateiformat.

Das schnelle und einfache Finden von Dokumenten entlastet Ihre Arbeitsabläufe und schafft eine entspannte Arbeitsatmosphäre. So können Sie Ihre Zeit für Wichtigeres als die Suche verwenden.

Klammerfunktion

Noch einfacher wird das Finden von Dokumenten durch die Klammerfunktion. Sie ermöglicht es, mehrere Dokumente direkt miteinander zu verknüpfen. Suchen Sie eines dieser Dokumente, verweist das gefundene Dokument auf die anderen, mit ihm verknüpften Dokumente. Das bedeutet, dass sie beispielsweisemit der Suche nach einer Rechnung auch den dazugehörigen Lieferschein finden können.

Mit StarFinder® wird das Suchen zur Nebensache. Sie finden schnell und gezielt, was Sie für Ihre Arbeitsprozesse gerade brauchen. Zeitfressendes Durchforsten von Ordern und Dateien entfällt und sie müssen sich nicht einmal in das neue System „einarbeiten“, weil es für Unternehmen benutzerfreundlich entwickelt wurde.

Benutzerfreundliche Oberfläche von StarFinder®

Aufgrund seiner bedienerfreundlichen Oberfläche ist StarFinder® sofort für jeden Mitarbeiter intuitiv zugänglich und nutzbar. Mit StarFinder® finden Sie alle Dokumente über ein Suchfeld, in das Sie Ihre Suchbegriffe eingeben. Die Suchergebnisse werden Ihnen als Liste angezeigt.

Die Dokumentenvorschau ermöglicht ohne zusätzliche Bedienung einen schnellen Blick, welches der angezeigten Dokumente aus der Suchergebnisliste das ist, welches Sie finden möchten. Das ist komfortabel und spart Zeit, denn so muss nicht jedes Dokument einzeln geöffnet werden.

Insgesamt sind die Bedienelemente und Symbole so gestaltet, dass sie intuitiv verständlich sind. Durch die benutzerfreundliche Gestaltung von StarFinder® ist keine Schulung nötig, um damit zu arbeiten. Dieses Argument überzeugt jeden Mitarbeiter. Und um die Akzeptanz des digitalen Archivs in Ihrem Unternehmen noch weiter zu erhöhen, stellt StarFinder® Ihnen die Möglichkeit des „Brandens“ zur Verfügung. Damit können Sie Ihr Firmenlogo hinterlegen und sogar nach Wunsch die Farbe des digitalen Archivs anpassen. So wird StarFinder® zu Ihrem persönlichen Firmenarchiv, mit dem Mitarbeiter nicht nur gerne arbeiten, sondern sich auch identifizieren.

Automatisiertes Archivieren mit StarConnect

In einem digitalen Archiv werden alle Dokumente, E-Mails und Dateien erfasst, gesichert und verteilt, die täglich im Unternehmen produziert werden und auf unterschiedlichsten Kanälen im Unternehmen eintreffen. Da die Anzahl dieser Dokumente nicht gering ist, ist es für Unternehmen wichtig, dass die Handhabung der Archivierung ebenso benutzerfreundlich gestaltet ist wie das Finden von Dokumenten.

Um Arbeitsabläufe zu entlasten, bietet StarFinder® die Möglichkeit, Dokumente automatisiert zu archivieren.

1. Automatische E-Mail-Archivierung

E-Mails können mit StarFinder® automatisiert mit oder ohne Anhang im digitalen Archiv gespeichert werden. Alle E-Mails, die an eine dafür vorgesehene E-Mail-Adresse laufen, werden direkt in StarFinder® abgelegt. Für Unternehmen ist das in verschiedener Hinsicht attraktiv. Werden E-Mails automatisiert archiviert, ist dafür kein zusätzlicher Aufwand nötig. Außerdem können Dokumente so nicht verloren gehen. Nicht selten werden Dokumente wegen unterschiedlicher Zuständigkeit von Mitarbeitern per Mail im Anhang hin- und hergeschoben und gehen auf diese Weise verloren. Werden diese Dokumente nun zentral gesichert, ist der Zugriff auf die Daten einerseits schnell und andererseits für alle Mitarbeiter, die damit arbeiten müssen, möglich. Wenn nicht alle Dokumente für jeden Mitarbeiter und seine Tätigkeit relevant sind, können sie in der Zugriffsvergabe des StarFinder® vorab regeln, wer welche Kategorie von Dokumenten einsehen darf. Damit hat jeder berechtigte Mitarbeiter die Möglichkeit, die Unterlagen zeitnah einzusehen und sie zu bearbeiten.

2. Automatisierte Archivierung aus beliebigen ERP- und CRM-Systemen

Komplette Datei-Ordner oder File-Systeme sind ebenfalls automatisiert archivierbar. Über StarConnect können die Dokumente im StarFinder® abgelegt werden. Das funktioniert auch für Ihr ERP- oder CRM- System. StarConnect ermöglicht eine automatisierte Archivierung Ihrer Kassenbelege, Rechnungen und anderen Dokumente aus ihrem Kassensystem oder Kundenmanagementsystem heraus. Für Unternehmen bedeutet das, dass keine zusätzlichen Arbeitsschritte notwendig sind, um die Daten zu archivieren. Selbst wenn die Dokumente später noch bearbeitet und verändert werden, verbleibt das Original im digitalen Archiv.

StarFinder® ermöglicht Ihnen die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben zur digitalen Archivierung und das komfortabel und äußerst benutzerfreundlich.

Sie möchten mehr über StarFinder® Digital Archiv wissen? Gerne können Sie mit uns einen Termin zu einer kostenlosen und unverbindlichen Onlinepräsentation vereinbaren.

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