Mit dem iPhone / iPad Dokumente an Ihre Inbox senden – ohne Scanner

Im Geschäftsalltag kommt es häufig vor, dass Sie unterwegs steuerlich relevante Dokumente in Papierform erhalten. Beispiele dafür sind der Bewirtungsbeleg im Restaurant oder die Quittung einer Autowäsche. Diese Belege müssen Sie auf jeden Fall in Ihrem  StarFinder® Digital Archiv archivieren. Dafür müssen Sie allerdings nicht warten, bis Sie zurück im Büro sind und einen Scanner zur Verfügung haben. Den Beleg können Sie bequem über das Smartphone oder Tablet an Ihre Inbox senden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sie mit Ihrem Apple-Gerät und dessen Standardfunktionen verhindern, dass wichtige Dokumente in Vergessenheit geraten, verloren gehen oder der Adressat zu lange darauf warten muss.

Bevor Sie beginnen:

Die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich in StarFinder® einloggen, stimmt nicht zwangsläufig mit der Absende-Adresse in Ihrem E-Mail-Programm überein. Ihre Absende-Adresse  steht unterhalb des Schriftzuges Neue Nachricht (siehe Bild zu Schritt 9). Ein berechtigter Nutzer (z.B. der Administrator in Ihrem Unternehmen) kann in den Einstellungen unter Benutzer und Rechte einsehen, welche E-Mail-Adresse bei Ihnen hinterlegt ist und ggf. ihre Absende-Adresse als alternative Mail-Adresse hinzufügen. Damit Ihr Dokument ankommt, sollte das vor der ersten Benutzung sichergestellt werden:

Um das Dokument an Ihre Inbox zu senden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie zunächst auf Ihrem iPhone oder iPad die App „Notizen“ und erstellen eine neue Notiz.
    (Symbol unten rechts)
  2. Geben Sie eine Überschrift ein. Diese wird später als Dateiname übernommen.
  3. Halten Sie das Dokument bereit, welches Sie einscannen möchten. Wählen Sie dann in der Notizleiste unten das Kamerasymbol aus.
  4. Nun können Sie wählen, ob sie das Dokument scannen, ein Foto aufnehmen oder ein bereits vorhandenes Foto aus Ihrer Mediathek verwenden möchten.

    Hinweis: Wenn Sie Dokument scannen wählen, wird das Bild automatisch zugeschnitten damit das Dokument als Vollbild zu sehen ist. Wenn sie ein Foto aufnehmen, wird das gesamte Bild übernommen. Durch die Funktion Dokument scannen erhalten Sie insbesondere bei Rechnungen und Belegen ein besseres Ergebnis.

  5. Wenn sie Dokument scannen gewählt haben, halten Sie Ihr Gerät so, dass der gesamte Umriss des Dokuments auf dem Bildschirm zu sehen ist. Sobald  ihr Gerät das Dokument erkennt, legt sich ein gelber Rahmen über darüber. Halten Sie Ihre Kamera solange über das Dokument, bis dieses ähnlich wie bei einem Screenshot fotografiert wird und im Kleinformat unten links auf dem Bildschirm erscheint.
  6. Falls das Dokument mehrere Seiten hat, können Sie diese nun auf dem gleichen Weg nacheinander scannen. Ist ein Scan unscharf, so kann der Vorgang wiederholt werden indem zunächst das Vorschaubild angeklickt und anschließend Wiederholen ausgewählt wird. Das alte Bild wird dann durch das neue ersetzt.
  7. Nun wählen Sie die Option Sichern (unten rechts). Das Dokument erscheint dann in Ihrer Notiz. Wählen Sie Fertig.
  8. Jetzt können Sie das Dokument an Ihre Inbox schicken. Wählen Sie hierfür das quadratische Symbol mit dem Pfeil oben rechts im Bildschirm. Das Dokument wird automatisch als pdf-Datei an die E-Mail angehängt.

    Hinweis: Ihre Absende-Adresse muss in Ihrem  StarFinder® Benutzerkonto hinterlegt sein (siehe oben).

  9. Als Empfänger der Mail müssen Sie nun Ihren StarFinder® wählen. Dafür müssen zunächst Ihre Domain kennen.
    Diese ist in etwa so aufgebaut: https://rzp10.xyz-company.de. Die Domain besteht aus zwei Teilen, welche durch einen Punkt getrennt sind.
    In unserem Fall sind es rzp10 und xzy-company. Ersetzen Sie nun den Punkt durch ein @ um die E-Mail-Adresse zu erhalten: rzp10@xyz-company.de – Siehe Bild zu Schritt 9.
  10. Schicken Sie die Mail ab. Spätestens nach drei Minuten befindet sich das Dokument in der Inbox.

Geschafft!

Das Dokument befindet sich jetzt in Ihrer Inbox. Von hier aus können Sie dieses z.B. archivieren oder einen Workflow starten.

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