Mit einem starken Archiv fit für die Zukunft

StarFinder im Gesundheitswesen

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Gesetzliche Vorgaben, Dokumentationspflicht und administrative Aufgaben führen gerade im Gesundheitswesen zu einem gewaltigen Aufkommen an Dokumenten. Pflegeprotokolle, Abrechnungen für Fahrdienste, Bestellungen die Liste der täglichen Dokumente ist lang. Die Herausforderung, diesen Dokumenten Herr zu werden und sie sinnvoll zu verwalten ist enorm.

Die Frage, wie mit den Dokumenten verfahren werden soll und kann ist dabei keineswegs den Organisationen und Unternehmen in der Gesundheitsbranche selbst überlassen. Verschiedene Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten setzen den Rahmen für die Handhabung der Dokumente.

Dokumentationspflicht

Dokumentationspflicht im Gesundheitswesen

Dokumentationspflicht besteht einerseits im medizinischen und pflegerischen Bereich. Pflegerische und medizinische Maßnahmen zum Wohl eines Patienten müssen so exakt wie möglich dokumentiert werden. Für Unternehmen und Organisationen im Gesundheitswesen ist das mit der Herausforderung verbunden, diese Dokumentationen sicher aufzubewahren.

Sicher im Hinblick auf die DSGVO
Versehen Sie Ihr Dokumenten-Archiv mit Zugangsrechten um personenbezogene Daten zu schützen. Legen Sie fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf und verhindern so unbefugte Zugriffe.

Dokumentationspflicht in der Verwaltung

Die Dokumentationspflicht betrifft neben dem pflegerischen und medizinischen Bereich auch den administrativen Bereich des Unternehmens bzw. der Organisation. In der GoBD 2015 sind die Vorgaben zur Dokumentation und Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen klar definiert.

Konkret bedeutet das, dass beispielsweise alle Abrechnungen für Pflegedienste oder Rettungs- bzw. Fahrdienste, Rechnungen im Einkauf, Verträge und Lieferscheine aufbewahrungspflichtig sind.

So bewahren Sie Ihre Dokumente revisionssicher auf
Im Original, wobei ersetzendes Scannen erlaubt ist.
Jederzeit auffindbar, das schließt mit ein, dass sie vor Verlust geschützt sind.
Unveränderbar: Manipulationen an Ihrem Dokument sind ausgeschlossen.

Ist-Zustand

Die Aufbewahrungsfristen geben genau vor, wie lange die einzelnen Dokumente aufbewahrt werden müssen. Die meisten Dokumente müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, je nach Dokument kann die Zeitspanne aber auch zwischen 3 und 30 Jahren liegen.

Die Dokumentationspflichten und die Aufbewahrungsfristen lassen den Umfang eines Archivs erahnen. Gerade weil die meisten Dokumente noch immer in Papierform vorliegen, drohen viele Archive aus allen Nähten zu platzen.

Abhilfe ist notwendig. Und steht in Form digitaler Lösungen zur Archivierung von Dokumenten schon parat.

Dokumente sicher verwalten

In einem digitalen Archiv wie StarFinder® DIGITAL ARCHIV können Sie alle Dokumente zentral archivieren und verwalten. Ihre Dokumente sind hier rechtskonform und revisionssicher archiviert. Das heißt, Ihre Dokumente sind für die Dauer der Aufbewahrungspflicht vor Verlust und Manipulation gesichert. Über genau definierte Zugriffsrechte können Sie sicherstellen, wer auf welche Dokumente zugreifen kann.

Die benutzerfreundliche Gestaltung ermöglicht Ihnen ein intuitives Arbeiten mit Ihren Dokumenten. Mit der Eingabe eines oder mehrerer Schlagworte finden Sie die nötigen Dokumente sekundenschnell. Nützliche Funktionen wie Workflows  oder die Wiedervorlage unterstützen Sie darüber hinaus bei der Organisation und Verwaltung Ihrer Dokumente.

Sie möchten mehr über StarFinder® DIGITAL ARCHIV wissen? Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Dokumente mit StarFinder® einfach und intuitiv organisieren und archivieren können in einer unverbindlichen Online-Präsentation.

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