Mit StarFinder® die interne Kommunikation verbessern!

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Die heutige Generation bevorzugt bei der Kommunikation die digitalen Hilfsmittel. Es wird lieber eine SMS, eine WhatsApp-Nachricht oder eine E-Mail geschrieben, als für eine kurze Abstimmung das Telefon zu nutzen. Was im privaten Umfeld schon Gang und Gebe ist, nimmt im beruflichen Alltag immer mehr zu. Hier ist die Masse der eingehenden Informationen jedoch wesentlich höher, weshalb es nahezu unmöglich ist, den Überblick zu behalten.

Wie Sie das mit Hilfe von StarFinder® DIGITAL ARCHIV verbessern können und somit zugleich die interne Kommunikation optimieren, wird Ihnen nachfolgend dargestellt.

1. Ein gemeinsames System zur digitalen Archivierung sorgt für Struktur

Im Zeitalter der Digitalisierung werden immer öfter unterschiedlichste Systeme zur Kommunikation innerhalb des Unternehmens genutzt. Dies führt zu einer Vielzahl von sogenannten Dateninseln.

Als Beispiel ist der E-Mail-Server aufzuführen und die damit einhergehende Kommunikation.

E-Mails liegen in einem Postfach, sind meist unsortiert und wurden noch nicht in dazugehörige Ordner verschoben. Der wohl größte Nachteil bei der Archivierung im E-Mail-Postfach ist, dass beispielsweise krankheitsbedingte Abwesenheiten, von den jeweiligen Bearbeitern, einen Zugriff auf die E-Mails erschweren und eine optimale Archivierung somit nicht stattgefunden hat.

Das Problem: Mitarbeiter haben keine feste Struktur an welcher sie sich orientieren können.

Das DIGITAL ARCHIV von StarFinder® ist Ihre Lösung für dieses Problem. Alle Mitarbeiter können Zugriff auf das elektronische Archiv erhalten. Um die E-Mails dort archivieren zu können, nutzen Sie einfach eine Schnittstelle zu Ihrem E-Mail-Programm.

2. Nutzen Sie die Aktendigitalisierung für Ihren Posteingang

Abhängig von der Größe des Unternehmens kann es oft mehrere Stunden in Anspruch nehmen, bis die Papierpost die jeweiligen Empfänger erreicht hat. Grund hierfür ist die Sortierung und die manuelle Verteilung. Hat ein Brief mehrere Empfänger, so verzögert sich dieser Prozess, da das Dokument zunächst von einer Person zur nächsten gereicht werden muss. Hierbei kann es durchaus passieren, dass sich der Mitarbeiter nicht zuständig fühlt und das Dokument somit in der Ablage untergeht. Aber auch wenn das Dokument ordentlich abgeheftet wurde, benötigen Sie für die Suche viel zu viel Zeit.

Nutzen Sie mit StarFinder® ein elektronisches Archiv, zur optimalen Digitalisierung des Posteingangs. Die Dokumente können damit schnell in ein papierloses Archiv verteilt werden. Der Empfänger wird innerhalb von Sekunden über den Eingang informiert. Außerdem können mehrere Nutzer gleichzeitig auf das digital hinterlegte Archiv zugreifen und es bearbeiten.

Das Auslesen der Dokumente, mit Hilfe eines OCR-Verfahrens, ermöglicht eine einfache Suche anhand von Stichwörtern. Die nervenaufreibende und gleichzeitig zeitintensive Suche in analogen Archiven oder auch Akten gehört der Vergangenheit an.

Mit dem StarFinder® DIGITAL ARCHIV sind Sie und Ihr Unternehmen bereit in der immer schneller werdenden Kommunikation den Überblick zu behalten.

3. Nutzen Sie die Möglichkeit der digitalen Workflows

Digitalisierte Dokumente, sei es manuell eingescannte Dokumente, E-Mails oder Anhänge, können gezielt über individualisierte Workflows an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Gibt es für ein Dokument mehrere Empfänger, so ist die Reihenfolge der Bearbeiter wählbar. Neben dem großen Vorteil der schnelleren Bearbeitung, kann bei den Workflows auch der aktuelle Status geprüft werden. Sollte die Bearbeitung eines Dokuments in Vergessenheit geraten, so geht dieses durch regelmäßige Prüfung nicht unter.
Gerade bei Rechnungsprüfungen ist ein optimaler Workflow sinnvoll und effizient. StarFinder® bietet Ihnen hier bestmögliche Anwendungsmöglichkeiten.

4. Interne Kommunikation durch Digitalisierung verbessern

Führen Sie zur Verbesserung der internen Kommunikation StarFinder® DIGITAL ARCHIV ein! Durch individuell gestaltbare Workflows können Sie beispielsweise Rechnungen schnell und einfach digital zur internen Prüfung geben. In einer Übersicht können Sie den aktuellen Stand der Prüfung einsehen. Wichtige Hinweise oder Notizen für den nächsten Bearbeiter können bei den archivierten Dokumenten hinterlegt werden und relevante Infos sind somit auf einen Blick erkennbar.

Auch wenn während eines internen Kommunikationsprozesses das digital hinterlegte Dokument verändert wurde. Kein Problem: durch die Revisionssicherheit von StarFinder® bleiben die bereits archivierten Dokumente stets in original digitalisierter Form erhalten, denn das Dokument wird weder gelöscht, noch verändert.

 

Sie haben Fragen zu unserem digitalen Archiv oder interessieren sich für eine kostenlose und unverbindliche Onlinepräsentation unserer Lösung für papierlose Archivierung?

Rufen Sie uns an, gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin!

 

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