Output größer als Input? Mit digitalem Archiv Büroabläufe optimieren

StarFinder DIGITAL ARCHIV

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“Output ist größer als Input” – Erfüllen Sie diesen Anspruch?

Viele Aufträge und immer mehr Dokumente führen schnell zu einem Chaos und damit zu ineffektiven Arbeitsprozessen. Mit der passenden digitalen Lösung lässt sich das einfach ändern.

Das Anforderungsprofil an diese Lösung ist klar definiert:

1. Einfachheit

Einfachheit ist das A und O, dass alle Mitarbeiter gerne und intuitiv damit arbeiten können.

Um einen einheitliche Aktenführung Ihrer Dokumente zu erreichen, müssen alle Dokumente digital vorliegen. Digitale Dokumente können Sie entweder manuell oder automatisiert in Ihrem digitalen Ablagesystem archivieren.

Ihre Dokumente in Papierform digitalisieren Sie einfach mit dem Scanner. Die Ordnerstruktur Ihres StarFinder® DIGITAL ARCHIVs lässt sich auf dem Scanner abbilden. So können Sie den Speicherort des einzuscannenden Dokuments bereits vor dem eigentlichen Digitalisierungsvorgang auswählen. Das beschleunigt das Ablegen der Dokumente erheblich.

2. Reduzierter Rechercheaufwand

Das Wiederfinden von Dokumenten muss sekundenschnell möglich sein.

Dank der intelligenten Suchfunktion finden Sie in Ihrem zeitgemäßen Ablagesystem StarFinder® DIGITAL ARCHIV alle nötigen Dokumente im Handumdrehen. Das erspart Ihnen das durchforsten zahlreicher Ordner per Hand und gibt Ihnen Zeit für die wesentlichen Aufgaben.

Das schnelle Finden, die Ordnerstruktur und verschiedene Funktionen bieten Ihnen einen weiteren Vorteil:  Jeder Mitarbeiter kann sich schnell einen Überblick über aktuelle Projektstände verschaffen. Sie können Dokumente mit konkreten Anweisungen oder mit Wiedervorlagen versehen. So sind Vorgänge leicht nachvollziehbar. Und jeder Mitarbeiter kann seine Aufgaben effizient und zeitnah erledigen.

3. Sichere Datenablage

Viele Dokumente in einem Unternehmen enthalten sensible Daten. Verwalten Sie beispielsweise Personalakten digital, liegen in Ihrer Akte Dokumente wie Arbeitsverträge, Krankmeldungen und Lohnabrechnungen. Solche Dokumente sollten nur für befugte Mitarbeiter zugänglich sein. Eine digitale Dokumentenablage muss daher eine sichere Datenablage gewährleisten.

In StarFinder® werden Ihre Dokumente durch gesonderte Zugriffsrechte geschützt. Nur wer autorisiert ist, erhält Zugang. Darüber hinaus sind Ihre Daten auf den verschlüsselten Festplatten vor unbefugten Zugriffen sicher.

Redundante Datensicherungen schützen vor Datenverlust.

4. Ständige Verfügbarkeit

Alle Dokumente, die in Ihrem Unternehmen vorliegen, digital und in Papierform, können Sie in Ihrem StarFinder® DIGITAL ARCHIV verwalten. „Alte“ Papierdokumente können Sie sukzessive einscannen und anschließend vernichten. So schaffen Sie einerseits Platz in Ihren Büroräumen. Vor allem aber schaffen Sie sich den entscheidenden Vorteil, jederzeit orts- und netzwerkunabhängig Ihre Dokumente zur Hand zu haben.

Bittet beispielsweise ein Kunde dringend um Auskunft, während Sie unterwegs sind, können Sie sogar über ein Smartphone komfortabel auf das digitale Archiv zugreifen. So können Sie Ihrem Kunden die gewünschten Informationen einfach zukommen lassen.

Optimieren Sie Ihren Output mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV. Befreien Sie sich von unübersichtlichen Ablagen und zeitfressendem Suchen. Verbessern Sie Ihre Prozesse mit hilfreichen Funktionen wie dem Workflow oder der Wiedervorlage.

Die Benutzerfreundlichkeit, das intuitive Finden und die verschiedenen Funktionen unterstützen Sie bei Ihren täglichen Aufgaben. Probieren Sie es aus!

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