Papierloses Büro durch Software


Ein papierloses Büro ist für viele unvorstellbar. Schließlich sind ausgedruckte Dokumente sowie Aktenordner und Dokumentenablagen schon lange feste Bestandteile nahezu aller Büros. Doch nicht alles, woran wir uns gewöhnt haben, ist immer gut. Vielleicht ist langsam die Zeit für eine Veränderung gekommen.

Umweltschäden durch Bürotätigkeiten

Im Schnitt erzeugt jeder Büro-Mitarbeiter pro Tag 30 Blatt Papier. Bei einem kleinen Betrieb mit 10 Mitarbeitern werden somit jeden Tag 300 Seiten an Dokumenten ausgedruckt. Hierzu müssen Bäume gefällt und Lebensräume vieler Tiere zerstört werden.

Dazu kommt der Müll, der durch Druckerpatronen und zu entsorgendes Plastik entsteht.

Wäre es da nicht umweltfreundlicher, darauf zu verzichten, sämtliche Dokumente auszudrucken und abzuheften? Ein papierloses Büro kann durch eine Software verwirklicht werden. Wenn Sie Belege digital archivieren, arbeiten Sie effizient. Denn mit digitalem Dokumentenmanagement können sämtliche Unternehmensunterlagen und Daten gespeichert und jederzeit abgerufen werden. Und das auch von unterwegs.

Platz & Kosten sparen

Ein weiterer Nachteil des herkömmlichen Dokumentenmanagements in Papierform besteht darin, dass im Büro Aktenordner und Aktenschränke herumstehen, die Platz wegnehmen und das Büro kleiner wirken lassen als es ist. Neben dem Platz, den Sie hierdurch verschwenden, verschwenden Sie auch noch Geld. Denn jedes Jahr müssen neue Aktenordner, zahlreiche Packungen Druckerpapier, Druckerpatronen sowie Aktenschränke und Dokumentenablagen bezahlt werden.

Indem Sie einmalig in eine Software für Dokumentenmanagement investieren, können Sie sich all diese Kosten sowie auch den Platz in der Zukunft ersparen und Ihr Dokumentenmanagement so effizient wie möglich gestalten.

Papierloses Büro – Software spart Zeit

Nicht nur Platz und Geld werden durch das herkömmliche Dokumentenmanagement in Papierform vergeudet. Auch jede Menge Zeit muss jeden Monat von Ihnen und Ihren Mitarbeitern aufgebracht werden, um Dokumente auszudrucken, zu lochen und abzuheften. Besonders zeitaufwendig ist es zudem, ein gewünschtes Dokument in den Tiefen des Aktenschrankes wiederzufinden. Doch das können Sie ändern.

Wenn Sie Ihr papierloses Büro mit einer Software ausstatten, können Sie einfach ein Schlagwort in die Suchleiste eingeben und sich das gewünschte Dokument ganz unkompliziert anzeigen lassen. Ein papierloses Büro spart somit nicht nur Geld und Platz, sondern auch jede Menge Zeit und Nerven. Und mit der richtigen Software schaffen Sie ganz nebenbei revisionssichere Dokumentenarchivierung.

Papierloses Büro – Software für Dokumentenmanagement

Wenn Sie für Ihr zukünftig papierloses Büro Software verwenden, können Sie die Dokumente Ihrer Mitarbeiter und Kollegen weiterhin genauso kommentieren und weitergeben wie bisher. Fügen Sie einem Dokument ganz einfach eine Notiz hinzu und ersparen Sie sich hierdurch unübersichtliche Post-Its. Sie können Ihre Dokumente direkt im Programm abändern. Die aktuelle, verbesserte Version eines Dokuments muss von nun an nicht mehr immer wieder neu ausgedruckt werden. Stattdessen können alle Mitarbeiter mit den entsprechenden Zugriffsrechten die aktuelle Version in Ihrem Online Dokumentenmanagementsystem einsehen, kommentieren und gegebenenfalls zusätzlich bearbeiten.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein papierloses Büro durch Software ermöglichen, können die Prozesse im Unternehmen grundlegend optimiert werden. Aufgaben werden ganz einfach online an Kollegen übertragen, Sie können Wiedervorlagen erstellen und Erinnerungen anlegen.

Und: es gehen keine Zettel mit Vermerken mehr verloren; stattdessen wird alles in Ihrem papierlosen Büro durch Software geregelt.

Papierloses Büro durch Software:
Das StarFinder Digital Archiv

Das Starfinder® Digital Archiv vereint sämtliche Vorteile des Online Dokumentenmanagements und der digitalen Archivierung. Sie können das StarFinder ® Digital Archiv nutzen, um aktuelle Dokumente zu managen, Workflows zu erstellen, Zugriffsrechte zu definieren und die neueste Version eines Dokuments jederzeit im Blick zu haben. Sie behalten die Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeiter im Überblick und können Ihr Unternehmen mithilfe erweiterter Controllingmöglichkeiten gezielt führen.

Sobald Sie ein Dokument nicht mehr benötigen, können Sie es digital archivieren. Schließlich müssen Unternehmensdokumente 6 bis 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Wenn Sie alle Ihre Dokumente 6 bis 10 Jahre lang in Papierform ansammeln, kommt ein riesiges Archiv mit Aktenordnern zusammen. Hierfür verschwenden Sie nicht nur Papier und Platz, sondern auch viel Geld für Aktenordner, Aktenschränke, Kartons und gegebenenfalls sogar einen (externen) Archivraum. Mit dem StarFinder ® Digital Archiv können Sie Papier, Platz und Kosten sparen. Und gleichzeitig bringt die Arbeit mit dieser Übersicht mehr Freude und Effizienz.

Durch die Suchfunktion des StarFinder ® Digital Archivs können Sie Ihre Unterlagen kinderleicht nach gewissen Schlagworten durchsuchen und finden Ihr gewünschtes Dokument in Sekundenschnelle. Hätten Sie gedacht, dass das so einfach möglich ist?

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