Patientenakten-Archivierung – Darauf müssen Sie achten


Bei der Patientenakten-Archivierung muss in besonders großem Maße darauf geachtet werden, die personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Schließlich enthält eine Patientenakte sehr persönliche Daten, darunter unter anderem Informationen über die genaue Krankengeschichte des Patienten (Anamnese), Verdachtsdiagnosen, fundierte Diagnosen und Befunde sowie Angaben zum Behandlungsablauf und zu medikamentösen Verordnungen. In einer Patientenakte finden sich somit sowohl Arztbriefe, OP-Berichte und EKGs, als auch Therapie- und Pflegepläne.

Diese Dokumente müssen sicher aufbewahrt werden. Worauf Sie achten müssen, wenn Sie in einer Arztpraxis oder in einem Krankenhaus Patientenakten archivieren, erfahren Sie im Folgenden.

Patientenakten – Archivierung sensibler Daten

Da es sich bei der Patientenakten-Archivierung um höchst sensible, personenbezogene Daten handelt, müssen Sie größten Wert auf den Schutz dieser Daten legen. Die Patientenakte muss vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Hierzu bietet sich vor allem eine DSGVO-konforme Archivsoftware an. Denn während Patientenakten in Papierform gegebenenfalls auch von unbefugten Mitarbeitern gelesen werden können, ist für den Zugriff auf die Patientenakten in einer Archivsoftware eine Anmeldung erforderlich.

Aufbewahrungsfristen bei der Patientenakten-Archivierung

In der Regel beträgt die Aufbewahrungsfrist für Patientenakten 10 Jahre. Bei chronischen Erkrankungen soll die Patientenakte hingegen 30 Jahre lang aufbewahrt werden, da es zukünftig gegebenenfalls noch bedeutsam sein kann, die Akte einsehen zu können.

Gemäß der Strahlenschutzverordnung müssen außerdem die Aufzeichnungen über die Behandlung durch Strahlentherapie 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Speziell Röntgenbilder müssen somit 30 Jahre lang archiviert werden. Bei den Unterlagen zur Untersuchung genügt eine Patientenakten-Archivierung von 10 Jahren.

Gemäß dem Transfusionsgesetz müssen des Weiteren die Dokumentationen der Blutprodukte und Plasmaproteine zur Behandlung von Hämostasestörungen 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Spenderdaten beträgt die Aufbewahrungsfrist 15 Jahre; die Informationen zur Spenderimmunisierung wiederum müssen 20 Jahre lang aufbewahrt werden.

Neben den genannten Dokumenten gibt es einige Ausnahmen, die anderen Aufbewahrungsfristen unterliegen. In der folgenden Tabelle finden Sie einige ausgewählte Beispiele.

Dokumentationsunterlagen Aufbewahrungsfrist
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Durchschrift des gelben Dreifachsatzes, Teil C) 1 Jahr
Abrechnungsscheine (bei Diskettenabrechnung) 1 Jahr
Krebsfrüherkennung (Berichtsvordruck Teil A) 4 Quartale
Betäubungsmittel-Rezeptdurchschriften 3 Jahre
Jugendgesundheitsuntersuchung (Berichtsvordrucke, Dokumentation) 5 Jahre
Kontrollkarten über interne Qualitätssicherung und Zertifikate über erfolgreiche Teilnahme an Ringversuchen 5 Jahre
Interne Qualitätssicherung des Labors 5 Jahre
Behandlung mit radioaktiven Stoffen und ionisierenden Strahlen 30 Jahre

Quelle: Kassenärztliche Vereinigung Bremen, https://www.kvhb.de/aufbewahrungsfristen

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten entweder vernichtet oder mindestens anonymisiert werden.

30-jährige Patientenakten-Archivierung zur Beweissicherung


Über die genannten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen hinaus haben Ärzte die Möglichkeit, die Patientenakten bis zu 30 Jahre lang aufzubewahren. Denn wenn ein Patient vermutet, dass seinem Arzt ein Behandlungsfehler unterlaufen ist, hat der betroffene Patient 30 Jahre lang Zeit, um gerichtlich gegen den Arzt vorzugehen, bevor seine Ansprüche auf Schadensersatz bzw. Schmerzensgeld verjähren. Damit ein Arzt in einem solchen Fall mithilfe der Patientenakte nachweisen kann, dass er den Patienten korrekt behandelt hat, ist es vorteilhaft, wenn er für das Gerichtsverfahren auf die Akten zugreifen kann. Falls es während einer Behandlung zu Komplikationen kommt oder wenn aus einem anderen Grund ein Rechtsstreit befürchtet werden kann, sollte ein Arzt die entsprechende Patientenakte mindestens 30 Jahre lang aufbewahren.

Vernichtung der Daten durch externe Dienstleister

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bzw. nach Ablauf der Verjährungsfrist potentieller Schmerzensgeld- bzw. Schadensersatzansprüche eines Patienten (30 Jahre) müssen die Patientenakten vernichtet werden. Wenn Sie die Akten Ihrer Patienten in Papierform archiviert haben, bedeutet dies, dass sämtliche Unterlagen, die den Patienten betreffen, zeitaufwendig geschreddert und somit unleserlich gemacht werden müssen.

Da es sich hierbei in der Regel nicht um eine einzige Patientenakte, sondern um zahlreiche Dokumente und Unterlagen handelt, werden für die Vernichtung der Patientenakten meistens externe Firmen beauftragt.

Wenn Sie sich für die Vernichtung der Patientenakten durch einen Entsorgungsdienstleister entscheiden, müssen Sie jedoch einige rechtliche Regelungen berücksichtigen.

Zum einen müssen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung aufsetzen, wenn Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Patienten an Dritte weitergeben (Art. 28 DSGVO).

Da es sich bei Ärzten um Berufsgeheimnisträger handelt, müssen Sie zum anderen darauf achten, dass das externe Unternehmen gemäß § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB auf die Geheimhaltung verpflichtet werden muss. Im Zuge dieser Verpflichtung ist der Entsorgungsdienstleister auch über den Beschlagnahmeschutz und über das strafprozessuale Zeugnisverweigerungsrecht zu belehren. Kommt ein Arzt dieser Pflicht nicht nach, d. h. verpflichtet er den Dienstleister nicht auf die Geheimhaltung, so macht er sich strafbar.

Vorteil der elektronischen Patientenakten-Archivierung

Die elektronische Patientenakten-Archivierung hat den Vorteil, dass Sie die sensiblen Daten Ihrer Patienten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ganz einfach selbst löschen können. Sie müssen keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit einem externen Dienstleister abschließen, Sie müssen den Dienstleister nicht auf die Geheimhaltung verpflichten und Sie laufen nicht Gefahr, sich durch die Unterlassung dieser Pflichten strafbar zu machen. Gleichzeitig nimmt die Löschung elektronischer Patientenakten bei Weitem weniger Zeit in Anspruch als das händische Schreddern der Unterlagen in Papierform.

Elektronischen Patientenakten-Archivierung mit StarFinder

Da es um die Gesundheit Ihrer Patienten geht, ist die datenschutzsichere Patientenakten-Archivierung besonders wichtig. Die Dokumente müssen auch nach Jahren noch eingesehen werden können, vor allem wenn ein Patient eine chronische Krankheit hat und der Krankheitsverlauf nach Jahren noch nachvollzogen werden muss. Die digitale Patientenakten-Archivierung hat daher den Vorteil, dass die Dokumente immer verfügbar sind und nicht durch beispielsweise einen Wasserschaden oder einen Brand zu Schaden kommen können.

Außerdem können Sie durch die elektronische Patientenakten-Archivierung mit StarFinder Platz, Zeit und Kosten sparen.

Während die Kapazität von Papierordnern sehr beschränkt ist, bietet eine DVD als digitales Speichermedium bereits Platz für bis zu 1500 Patientenakten. Die Speicherkapazität Ihres StarFinder Digital Archivs ist dagegen unbegrenzt. Sie können so viele Patientenakten ablegen und archivieren, wie Sie möchten bzw. wie es die gesetzlichen Vorschriften verlangen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen Sie die Patientenakten zudem nicht mehr zeitaufwendig und geduldig schreddern, sondern können sie ganz einfach und unkompliziert aus Ihrem Archiv löschen.
Gleichzeitig können Sie mit dem StarFinder Digital Archiv viel Geld für ausgedruckte Papierseiten, Aktenordner, Hängeregister, Aktenschränke oder sogar externe Archivierungsdienstleister sparen.

Des Weiteren bietet das StarFinder Digital Archiv den Vorteil, dass der gesamte Text sämtlicher Patientenunterlagen mithilfe der OCR-Texterkennung ausgelesen werden kann, wenn Sie nach einem bestimmten Dokument suchen. Während Sie früher viel Zeit aufwenden mussten, um eine bestimmte Patientenakte oder ein bestimmtes Dokument zu suchen, finden Sie Ihre gewünschten Unterlagen mit dem StarFinder in Sekundenschnelle.

Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie das StarFinder Digital Archiv 4 Wochen lang kostenlos. Gern erklären wir Ihnen die Funktionen und Vorteile in einer Online-Präsentation und stehen Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

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