Rechnungen digitalisieren und archivieren


Rechnungen digitalisieren und archivieren

Rechnungen digitalisieren und archivieren lohnt sich. Denn wenn Sie Ihre Unternehmensdokumente digitalisieren und Ihre Rechnungen digital archivieren, können Sie sowohl Zeit und Platz als auch viel Geld sparen. Zudem ist die digitale Belegerfassung deutlich umweltfreundlicher als die Archivierung in Papierform.

Wie lange müssen Rechnungen archiviert werden?

In Deutschland ist es gesetzlich vorgeschrieben, handelsrechtliche und steuerlich relevante Dokumente mindestens 6 bis 10 Jahre lang aufzubewahren. Ein- und ausgegangene Handelsbriefe muss ein Unternehmen hingegen 6 Jahre lang aufbewahren. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahres-, Einzel- und Konzernabschlüsse sowie (Konzern-)Lageberichte hingegen müssen sogar mindestens 10 Jahre lang rechtssicher archivieren.

Wieso Sie Ihre Rechnungen digitalisieren sollten

In einem Zeitraum von 6 bis 10 Jahren sammeln sich in jedem Unternehmen zahlreiche Dokumente an. Die Archivierung in Papierform nimmt dabei zahlreiche Ressourcen Ihres Unternehmens in Anspruch. Zum einen müssen Sie viel Geld für Druckerpapier, Aktenordner, Schränke bezahlen. Außerdem entstehen Kosten für die Miete größerer Büros oder für einen externen Archivierungsdienstleister. Zum anderen müssen Ihre Mitarbeiter jeden Tag Zeit dafür verschwenden, ein gewünschtes Dokument in den Tiefen sämtlicher Unterlagen wiederzufinden. Im Zweifelsfall müssen dafür mehrere Aktenordner durchblättert werden. Die Suche nimmt dementsprechend viel in Anspruch.

Die Zeit zum Suchen von Dokumenten sowie auch die Kosten für die Papierarchivierung können Sie sich sparen, indem Sie Ihre Dokumente, wie z.B. Rechnungen, digitalisieren und online archivieren. Sie benötigen nur noch einen einzigen Ordner für Urkunden und andere Dokumente, die im Original vorliegen müssen. Sämtliche andere Dokumente können Sie online archivieren, ohne Platz und Geld für ausgedruckte Papiere zu verschwenden.

Rechnungen digitalisieren – wie geht das?

Um Rechnungen und andere Dokumente, die aktuell in Papierform vorliegen, zu digitalisieren, müssen Sie sie ganz einfach einscannen. Die eingescannten Dokumente können Sie anschließend im Starfinder® Digital Archiv hochladen und hier von nun an verwalten.

Rechnungen archivieren mit dem StarFinder Digital Archiv

Mit StarFinder ist es kinderleicht, Rechnungen zu archivieren. Nachdem Sie Ihre Rechnungen digitalisiert haben, können Sie diese online abspeichern und sortieren. Das StarFinder Digital Archiv bietet Ihnen eine browsergestützte Archivierungslösung. Mit dieser können Sie sowohl aktuelle Dokumente bearbeiten als auch alte Rechnungen archivieren.

Das einzige, was Sie tun müssen, ist es, Ihre Rechnungen zu scannen und anschließend zu verwalten. Unsere Kunden sind überzeugt, denn der einmalige Aufwand fürs Rechnungen Scannen und Verwalten lohnt sich. Denn sobald Sie Ihre Rechnungen digitalisieren und online archivieren können, sparen Sie Zeit, Platz und bares Geld.

Lassen auch Sie sich überzeugen: Gerne präsentieren wir Ihnen, wie Sie das StarFinder Digital Archiv am besten nutzen, um Rechnungen digitalisieren und archivieren zu können. Und mit einem 30-tägigen Testzugang können Sie sich zudem ganz einfach im Starfinder® ausprobieren. Testen Sie die Funktionen des StarFinders und lassen Sie sich vvon unserer browsergestützten Softwarelösung dabei helfen, zukünftig bei der Belegerfassung die Ressourcen Ihres Unternehmens zu schonen.

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