Rechtssicheres Archivieren:
Was Ihr Archivierungsprogramm können sollte


Durch rechtssicheres Archivieren können Sie im Vergleich zu einem Papierarchiv Platz, Zeit und Kosten sparen, ohne dass Sie sich vor möglichen Rechtswidrigkeiten fürchten müssen. Doch nicht jedes beliebige Archivierungsprogramm eignet sich für den Einsatz in Ihrem Unternehmen gleich gut. Erfahren Sie, worauf es bei der Dokumentenarchivierung per Software besonders ankommt und wie Starfinder® diese Anforderungen erfüllt.

Rechtssicheres und revisionssicheres Archivierungsprogramm

Wenn Sie auf der Suche nach einem Archivierungsprogramm sind, mit dem Sie handelsrechtliche sowie steuerlich relevante Dokumente aufbewahren können, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Archivierungsprogramm den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gerecht wird.

Hierzu ist es wichtig, dass Ihr Archivierungsprogramm es ermöglicht, alle relevanten Dokumente vollständig und geordnet abzuspeichern. Es muss möglich sein, Geschäftsvorfälle auch nach mehreren Jahren noch lückenlos nachvollziehen zu können. Einmal erstellte Dokumente müssen zudem revisionssicher abgespeichert werden, d.h. sie dürfen nicht manipulierbar sein. Wenn sich beispielsweise in eine Rechnung ein Fehler eingeschlichen hat, darf diese nicht einfach gelöscht werden. Stattdessen muss der Fehler mithilfe einer Gutschrift oder mit einer zusätzlichen Rechnung ausgebügelt werden.

1. E-Mails im rechtssicheren Archivierungsprogramm ablegen

Auch geschäftlicher E-Mail-Verkehr sollte in Ihrem Archivierungsprogramm archivierbar sein. So können Sie auch Jahre später noch nachvollziehen, wie ein Auftrag zustande gekommen ist, welche Absprachen Sie mit den verschiedenen Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern getroffen haben usw.

2. All-in-One: Archivierungsprogramm inkl. Dokumenten- und Wissensmanagement

Um Ihre Prozesse möglichst effizient zu gestalten und sich zusätzliche Arbeit zu ersparen, bietet es sich an, für das Dokumentenmanagement und die Dokumentenarchivierung eine dieselbe Software zu verwenden. So können Sie sich lästige Exporte sparen und müssen die Daten nicht irgendwann aus Ihrem Dokumentenmanagementsystem in Ihr Archivierungsprogramm übertragen.

3. Workflow-Funktion

Mithilfe eines Archivierungsprogramms mit Workflow-Funktion können Sie die Dokumente in Ihrem Unternehmen gezielt von einem Mitarbeiter zum anderen leiten. Durch diesen Prozess gelangen vertrauliche Unterlagen nur in die Hände der Mitarbeiter, die berechtigt sind die Dokumente zu sehen. Indem Sie angeben, welcher Mitarbeiter für die Bearbeitung welcher Aufgabe zuständig ist, erhält dieser Bescheid, was er zutun hat.

4. Wiedervorlage-Funktion

Eine Wiedervorlage-Funktion kann verhindern, dass Sie Fristen und andere Termine verpassen. Sie können sich ganz einfach eine Wiedervorlage erstellen und erhalten zum gegebenen Zeitpunkt eine Erinnerung. So brauchen Sie sich nicht mehr selbst darum kümmern, bei einem unübersichtlich geführten Kalender den Überblick zu behalten. Stattdessen wird Ihnen das entsprechende Dokument ganz unkompliziert wieder vorgelegt, bevor die Fristen auslaufen.

5. Dokumentenvielfalt

Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrem Archivierungsprogramm nicht nur steuerrechtlich relevante Dokumente ablegen können, sondern auch alle anderen Dokumente, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigen. Das können Anleitungen, Erklärungen, Protokolle oder auch Fotos oder andere Dateien sein. So können Sie Ihr Dokumenten- und Wissensmanagement direkt in Ihrem Archivierungsprogramm vornehmen und sich zusätzliche Übertragungen sparen.

6. Rechtssichere Archivierung durch klar definierte Benutzer- und Zugriffsrechte

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen, ist es eine wichtige Funktion, verschiedene Benutzer- und Zugriffsrechte definieren zu können. Denn sicherlich gibt es einige Dokumente, die nur von der Geschäftsführung eingesehen werden sollen oder die nur für eine bestimmte Abteilung relevant sind. Mithilfe klar definierter Benutzer- und Zugriffsrechte können Sie dafür sorgen, dass jedem Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Dokumente angezeigt werden anstatt dass sich sein Archivierungsprogramm mit lauter Dokumenten füllt, die ihn gar nicht betreffen.

Im besten Fall entscheiden Sie sich für ein Archivierungsprogramm, das es Ihnen ermöglicht, verschiedene Zugriffsrechte zu vergeben. Sie sollten die Möglichkeit haben, selbst zu entscheiden, welcher Mitarbeiter welches Dokument nicht sehen, nur sehen oder auch bearbeiten darf.

7. Versionierungsfunktion: den Überblick über die Änderungen Ihrer Dokumente behalten

Wenn Sie Ihr Archivierungsprogramm auch zum Zwecke Ihres Dokumentenmanagements nutzen, sollten die Dokumente manipulationssicher sein. Hierzu muss gewährleistet sein, dass keine Dokumente gelöscht oder unbemerkt bearbeitet werden können. Stattdessen muss jederzeit ersichtlich bleiben, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt welche Veränderungen vorgenommen hat.

Behalten Sie durch die Versionierungsfunktion den Überblick über die Änderungen Ihrer Dokumente.

Was Starfinder® für Sie tun kann

StarFinder bietet Ihnen zudem eine herausragend gute Suchfunktion dank OCR-Texterkennung. Sie müssen Ihre Dokumente nicht mit Meta-Angaben indexieren. Stattdessen erkennt der StarFinder die Worte und Zahlen in Ihren Dokumenten und kann sie gezielt durchsuchen. Zusätzlich erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Dokumente um Notizen zu ergänzen. So können Sie sicherstellen, dass Sie auch Dokumente mit wenig Text schnell wiederfinden.

Im StarFinder Archivierungsprogramm haben Sie außerdem den Vorteil, dass auch von unterwegs sämtliche Dokumente greifbar sind. Egal ob Sie gerade bei einem Kundenbesuch sind, in einem Meeting sitzen, geschäftlich vereist sind oder Zuhause schnell etwas in Ihren Dokumenten nachlesen möchten – das StarFinder Archivierungsprogramm ermöglicht Ihnen den Zugriff von überall auf der Welt; Sie benötigen lediglich eine gültige Internetverbindung.

Ferner können Sie eindeutige Benutzer- bzw. Zugriffsrechte definieren und somit selbst bestimmen, welcher Mitarbeiter welche Dokumente lediglich einsehen (Leserechte) oder auch bearbeiten darf (Bearbeitungsrechte).

StarFinder ist außerordentlich benutzerfreundlich. Die Dokumentenvorschau ermöglicht es, ein Dokument einzusehen, ohne eine Datei herunterzuladen oder die Internetseite verlassen zu müssen. Testen Sie das Starfinder® Digital Archiv jetzt 4 Wochen lang kostenlos und behalten Sie den Überblick über all Ihre Dokumente. Bei Fragen steht Ihnen unser Team jederzeit mit Antworten zur Verfügung. Bei Interesse präsentieren wir Ihnen gern, wie Sie mit dem StarFinder alles aus Ihrem Dokumentenmanagement herausholen können.

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