Megagen F.D. AG: Prozesse digital verwurzeln

Megagen nutzt StarFinder

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Die Unternehmen Sinco GmbH & Co.KG und Megagen F.D. AG sind im Bereich der Dentaltechnik zu Hause. Werkzeuge und Ausstattungen für Dentallabore und Zahnärzte sowie spezielle Zahnimplantat-Technologien gehören zum Repertoire dieser Unternehmen. Seit September 2018 ist StarFinder® DIGITAL ARCHIV in beiden Unternehmen im Einsatz. Wir haben mit Stephan Weber, Geschäftsführer von Megagen gesprochen:

Warum haben Sie StarFinder® angeschafft?

S. Weber: Die Menge, gerade auch an digitalen Dokumenten, die sich bei uns angesammelt hat, ist mehr als groß. Eine neue, effiziente Ablageorganisation war einfach notwendig. Gerade auch im Hinblick auf die Organisation unserer Prozesse hatten wir Handlungsbedarf.

Verschiedene Standorte, Sprachen und die internationale Ausrichtung machen Papierdokumentationen langwierig und fehleranfällig. Wie oft sitzen Sie am Ende des Monats vor der Situation, dass die letzte Rechnung zur Buchhaltung noch in einem anderen Büro liegt und dann per Post an Sie versendet werden muss. Wie oft möchten Sie ein Dokument anschauen, und haben es dann gerade nicht zur Hand, weil es sich in einer anderen Niederlassung befindet. Also wollten wir alle Dokumente in einer zentralen Ablage, sicher vor Verlust und rechtsicher archivieren.

Hinzu kommt, dass ich bei meinen Aufgaben und Entscheidungen flexibel auf alle Dokumente zugreifen können muss. Da ist es von äußerster Wichtigkeit, dass ich immer alle Informationen aktuell und schnell zur Verfügung habe.

Mit StarFinder® hat sich der Informationsaustausch deutlich vereinfacht. Dokumente und Informationen sind jetzt zentral an einer Stelle gebündelt und schnell abrufbar. Damit kann ich auch Entscheidungen zeitnah treffen. Und auch unsere Prozesse sind jetzt um einiges schneller, effizienter und transparent.

Was war Ihnen wichtig bei der Auswahl eines digitalen Archivs?

S. Weber: Ein wesentliches Kriterium war es, dass ich die Dokumente, die ich brauche, schnell und unkompliziert zur Hand habe. Die google-artige Suche und intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche von StarFinder® hat mich da überzeugt. Man findet sich direkt zurecht.

Wissen Sie, als Geschäftsführer hat man ein unglaubliches Pensum zu bewältigen. Da ist Zeit kostbar. Und es ist ärgerlich, wenn man sie an den falschen Stellen verliert. Mit StarFinder® kann ich meine Zeit jetzt effizienter nutzen.

Natürlich hat auch das Preis-Leistungs-Verhältnis eine Rolle gespielt. StarFinder® ist ein gutes und intuitives Ablagesystem bei dem das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt.

Wie sind Sie auf StarFinder® aufmerksam geworden?

S. Weber: Ich hatte mich schon eine Weile mit dem Thema „digitale Ablage“ beschäftigt, war aber von keinem Ablagesystem richtig überzeugt, als mir StarFinder® in einem Gespräch empfohlen wurde. Ich habe mir StarFinder® angeschaut und in einer Online-Präsentation zeigen lassen. Die Entscheidung ist schnell gefallen.

Wie haben Sie den Umstieg auf StarFinder® gemeistert?

S. Weber: Der entscheidende Punkt ist konsequent umzustellen. Wir haben unsere Dokumente über zwei Monate in dem Archiv abgelegt, bevor wir angefangen haben auch die Prozesse in StarFinder® zu organisieren. Das war schon mit einer kleinen Umgewöhnungsphase verbunden. Aber mit ein bisschen Disziplin und der intuitiven Bedienbarkeit von StarFinder® hat der Umstieg letztendlich schnell geklappt.

Was gefällt Ihnen an StarFinder® am meisten?

S. Weber: Dass man sich gleich zurechtfindet. Die Suchfunktion ist unschlagbar. Man findet einfach ohne großen Aufwand. Mein persönlicher Favorit ist die Dokumentenvorschau. Meistens hat man ja Anhaltspunkte im Kopf, nach denen man ein Dokument abscannt. Die Vorschau ist da wirklich praktisch. Ich muss nicht alle Dokumente extra öffnen, um sie querlesen zu können. Es reicht mit der Maus darüberzufahren. So finde ich absolut unkompliziert und schnell, wonach ich suche.

Würden Sie StarFinder® weiterempfehlen?

S. Weber: Ja. Eine einfache und digitale Ablageorganisation ist für Unternehmen ein MUSS, wenn sie innovativ, effizient und flexibel arbeiten wollen. Mit StarFinder® kann man sich orts- und zeitunabhängig jederzeit einen Überblick über das eigene Unternehmen verschaffen.

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